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档案信息化建设的策略

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一、电子信息存在安全隐患

做好保密工作是档案信息化管理工作中的一个重大问题。就目前来看,两大因素导致电子档案信息存在隐患:一是档案管理的相关部门没有建立起安全的管理体系,档案管理工作人员缺乏对相关信息的保密意识。二是技术方面存在一定的问题。国际互联网是一个开放的系统,在确保信息保密等问题上具有很多先进的技术,例如难以攻破的防火墙、高端加密技术等等,但在具有攻击性强、破坏性大的黑客面前,便无济于事。这就使得电子档案信息存在极大的安全隐患,我们要加倍重视此类问题,在电子档案信息保密技术上不断地创新保密手段,管理方面也要严格禁止秘密信息在网上公开。

二、促进档案信息化建设的有效策略

(一)及时地更新档案管理观念随着信息化时代的到来,档案信息化建设要及时地转变陈腐的“重视管理,忽视利用”的思想,不断提高档案管理人员的思想认识,改变档案管理被动服务的意识,开发多方面的有效信息,为使用者提供更加方便、快捷的服务,切实加快档案信息化建设的步伐。

(二)获取相关领导及部门的支持档案信息化建设是一项庞大而复杂的工程,涉及创新技术、更新观念、完善体制等多方面的改革。档案信息化建设过程中,首先需要工作人员做好电子档案信息整理工作,并将此过程中发现的问题及需求及时传递给相关领导,以便有效地解决问题,提高工作效率。同时,要争取得到相关部门的支持,充分利用网络、会议、报刊等进行有效地宣传,以引起信息部门、其他有关部门以及领导的重视,充分认识到档案信息化建设的重大意义,努力获取相关部门以及上级领导的重视与支持,为此项工作打好坚实的基础。根据国家档案局颁发的档案信息化建设实施纲要,各部门应及时制定档案信息化建设实施细则,让档案信息化建设的实践活动有据可依,促使档案信息化建设圆满完成。

(三)节约成本,一切从实际出发档案信息化建设需要大量资金的支持,并且涉及到很多方面,特别是馆藏档案数字化处理,既浪费资金又耗费时间。针对这种状况,在进行档案信息化建设过程中应遵循实用、经济的原则,一切从实际出发,根据项目的重要程度,逐步实施。在档案的目录信息化和全文信息化的建设过程中,也应实事求是,对馆藏档案进行分类,对于利用价值较高的档案进行全面的信息化处理,对于利用价值不高或者基本没有利用价值的馆藏档案可以最后处理甚至不处理,以便缩减信息化建设的成本,使得信息资源有效增值,积极促进档案信息化建设。

(四)重视档案信息资源建设档案信息资源建设作为档案信息化建设的宗旨,包括数据库的建设、档案目录及原文信息化和多媒体档案信息化等工作。其核心任务有三个方面:第一,加强馆藏档案的目录信息化以及全文信息化,以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外,还要尽快做好已有馆藏档案信息的分类、录入、归库等工作,实现现有馆藏档案文件级目录机检。第二,有效利用已有的相关机器设备以及信息化技术,对利用价值高的、易被损坏的、使用频繁的档案信息进行信息化处理,以加强对科技、文化、经济等有较高利用价值的档案进行保护,有效提高此类档案的利用率。第三,对从纸质档案转化为电子档案的相关信息要采取科学有效的管理措施和技术处理方法,按照一定的原则进行有序的、规范的整理收集,并加强电子档案的管理工作,确保整理入库后的电子档案与原始档案保持一致性,保证电子档案的整体性和有效性。另外,还要探究电子档案传输、接收、管理、检索等方面的技术方法,为电子档案入馆、有效利用打好基础,做好充分地准备。这就需要在档案信息化建设方面有一定的标准和规范。与此同时,还应该重视数据库的大小,数据库只有达到一定的规模,才能提高其使用效率,若数据库规模过小,可使用的数据过少,那么就失去了其使用价值。并且,在创建目录信息化的时候,要确定并且推广使用标准的档案信息化管理系统,以便于各单位之间能够相互传输和接收电子档案,减少使用过程中出现不必要的麻烦。

(五)完善网络建设,消除安全隐患网络是电子档案信息整理、检索、传输和共享等的基本保障,因此建立并完善网络系统是档案信息化建设的重要环节。只有建设高效的信息网络,才能充分发挥电子档案信息的作用。电子信息的网络建设主要由三部分组成:首先是服务于本单位的局域网,其次是为政府服务的政务网,最后是服务于社会的公众网。局域网及政府网是向已经授权的用户提供没有公开的档案信息,公众网是向社会大众提供开放的档案信息,信息包括目录和原文两部分。就目前来看,消除网络安全隐患在档案信息化建设中处于重要的地位,网络安全已经是各个国家在网络建设过程中最为重视的一个问题。档案属于一种重要的信息,应保证其保密性。所以,消除网络安全隐患是确保电子档案信息被正常摘录、传输、使用的重要保障,需要相关部门采取有效的措施保证网络的安全:首先应当实行局域网、政府网、公众网有效的物理分离;其次应该制定完善的系统管理制度,从系统完善、信息网络审核、访问权限设置、密码保护、检查监督、奖惩等各个方面制定相关细则,以便更好地进行网络管理;最后,多项网络信息技术同时使用,保证电子档案信息的安全性,充分利用防火墙、访问权限控制、密码保护等计算机高端技术,有效制止不法用户的恶意入侵、电脑病毒的恶意进攻以及黑客对网络的破坏。

(六)创新网站建设,完善服务机制电子档案网站建设在档案信息化建设中有着举足轻重的地位,它还是一种新的档案信息化利用及服务的重要方法。电子档案网站具有信息传输速度快、内容广泛、查找便利、及时性强等特征。电子档案网站的建设能提高档案一系列相关工作的效率,提高档案信息化的服务水准,提升档案工作的影响力,是帮助开放性档案馆树立良好形象的有效途径,还是档案信息化服务体制的创新方法。加强电子档案网站建设,需要加强对相关工作人员进行相关的技术培训,增加高端技术人员以及相关物资的投入。

(七)组建优秀的档案管理人员队伍当今社会,信息化发展极为迅速,充分掌握信息化知识的人才在档案信息化建设和发展过程中有着重要的作用。档案信息化建设是一个庞大、复杂而艰巨的工程,应该将档案信息化建设的过程当作挖掘和培养优秀人才、组建优秀团队的过程,这样才能更好地建设和完善档案信息化,促进档案信息化事业的蓬勃发展。在这个过程中,可以采取三项有效措施:首先是对档案管理的相关人员进行全面的培训,努力提高其综合素质;其次是聘请专家进行讲座,不断更新工作人员所掌握的知识;最后,加强与网络、电脑等公司的合作,通过这种方式加强档案工作者的实践能力。

总之,档案信息化建设是一项复杂且紧迫的工程,需要不断地实践、探究。只要我们把握好机会,不断地学习和有效地利用先进的科技知识和科技手段,促进信息化建设,就会使档案工作紧跟信息发展的步伐,推进档案事业的飞速发展。

作者:王晶单位:天津市科技档案馆

住宅科技杂志责任编辑:田老师    阅读:人次