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建设工程信息管理模式革新探微

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一、改革现行工程信息管理模式所面临的挑战

目前多数单位适应传统的纸质载体及与之相匹配的管理模式,而电子信息的原始性、完整性、安全性、可读性等问题尚未解决,技术手段的应用水平参差不齐,难以完全替代传统信息载体,纸质信息和电子信息将在一定时期内共存,加剧了工程信息的管理难度。工程信息自身的特殊性也对信息管理新模式的构建提出了要求。一是建设工程涉及面广泛,包括产业性、基础性、技术性等建设项目,与之相关的信息面广量大。二是工程信息类型复杂,既有文字类(如项目的可研报告、投资评估报告),也有图表类(如项目设计图纸、相关图表),不少建设项目还摄录了影音资料,要根据信息类型运用相应的手段进行处置和管理。三是工程项目的建设和使用周期较长,使息的收集、存留周期延长,其具备历史价值的项目信息需要建立档案和保留。

二、建设工程信息管理新模式改革的探索

建设工程信息管理模式的改革,是一项专业性较强的系统工程,改革的目的是提高信息归集和整理工作效率,开发信息潜在功能,发挥信息使用价值和历史效应。必须依托先进的计算机技术对信息收集、整理、利用等各环节进行优化,推行信息资源标准化、规范化,实现信息传输网络化,提升管理工作的自动化程度和管理效率,实现信息资源的合理配置和共享利用。

(一)加快转变信息管理理念

1.树立“前端控制”理念,即从信息收集环节这一源头开始,实施主动、有效的管理。应将信息的收集、整理归类等基础性工作纳入工程建设的各个相关业务环节,而且在工程起步阶段就展开信息的采集、开发、分类工作,以减少后续的重复性劳动,最大限度提高信息管理效率。投资咨询公司是以承担政府投资重大建设项目投资咨询业务为主的中介机构,其业务信息主要包括:政府主管部门对投资项目的批示文件、项目投资方提供的项目规划和设计资料、本公司业务部门提出的咨询报告等,其中有公文、函件、报告等文字资料,规划和设计图纸、报表等图表资料,照片、光盘等音像资料。这些资料和信息都是由公司各业务部门在开展咨询业务的过程中负责收集,汇集到公司信息管理部门。由于信息资料标准化工作滞后,各个业务部门汇集的信息常出现格式各异、资料缺失等现象,信息管理部门常常对这些信息重新进行整理分类、记录,大量时间和精力耗费于重复劳动,管理工作效率不高。因此,必须解决信息资源标准不统一、操作流程不规范、信息管理制度不完善的问题。制定严格的信息管理制度和统一的信息资源格式标准,依托计算机应用技术,制定规范的信息资源生成入库、传输利用、管理维护的操作规程;要求有关人员严格按照制度、标准和操作规程做好信息的生成、汇集和管理工作;充分利用网络化的办公自动化环境,把业务管理和信息管理两个环节有机连接,实现信息资源的自动生成、筛选分类。在这一过程中,业务部门和信息管理部门应密切配合,做好信息的开发、记录、等级分类等基础性工作,保证信息的完整、有效和真实。

2.树立“信息再造”理念,发掘信息资源的使用价值。信息管理部门在做好管理和服务工作的同时,组织力量对已有的信息资源进行研究,重新筛选整理、编排分类和深度加工,这是现代信息管理的一项重要职能。

(二)加快数字化信息库建设

1.强化硬件,构造网络化信息运行环境。目前我国局域网技术和应用水平尚处于初级阶段,在工程信息管理方面也是如此。许多网络系统,仅能满足于一般的信息传输、交流和储存需要,且稳定性较差,安全防范系统也脆弱,必须按照适用性、安全性、稳定性的要求进行系统改造。增加大容量的交换机、大型服务器和新的工作站,根据管理方式的变化重新布线,形成安全、快速、便捷的网络环境;建立电子信息处置系统、高速扫描系统和数据刻录系统,为构建数字化信息资料库创造基础条件。

2.开发软件,形成切合实际的应用环境。目前,社会上推出的信息管理软件大都不仅符合工程信息的特点及其管理要求,应根据实际需要进行开发。应结合办公自动化系统,形成从信息生成、汇集登记、分类编目到整理存档、提供利用等一整套信息管理应用软件。应用软件的开发重在实用,工程信息管理软件的设计,应在标准化、规范化的基础上,突出其实用性、便捷性和可操作性。按照国家有关部门制定的有关标准,结合建设工程及其信息的特殊性,对信息资料的管理流程、著录格式,编目分类及保管期限等进行标准化设置。如国家建设部将工程档案信息的著录系统分为三级,即工程(项目)级、案卷级和文件级。有些建设工程项目包含了若干个子工程,如果只著录工程项目级的档案数据,不能完整准确的反映整个工程项目的信息。可在软件的著录子系统中将三级著录改为四级著录,增加子工程的著录程序,以方便工程信息的管理和利用。

3.完善内外网站建设,构建信息资源开发和共享平台。数字化信息资源的传输和利用必须以网络为载体。目前有关企事业单位的内外网站功能大同小异,包括域名申请、网站存储空间、栏目规划、页面设计、后台设计、系统维护等;栏目有单位简介、机构职责、政策法规、工作动态、学术论坛、办事指南、资料查询、学会协会等。工程信息网站的设计,应充分考虑工程信息的特点及其浏览、利用、管理的特殊需要,加强图文编辑、传输、交流方面的功能,以及工程技术、工程管理等针对性强的专题性栏目。

(三)加快现代信息管理人才的培育

在信息已经成为重要社会资源的今天,信息管理模式必须是一种集成化的多维立体模式,除了要对信息本身进行管理外,还包括信息的技术管理、经济管理和人文管理。这就需要大批受过良好教育和培训的复合型、资源型管理人才和创新人才。现代信息管理人才培育模式主要工作包括:更新专业基础知识体系、构建模块化的课程教学体系等,使信息管理人才的培养工作逐步走上良性循环、健康发展的轨道。

作者:侯兰清单位:吉林省经济信息中心

中国建设信息杂志责任编辑:田老师    阅读:人次