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计算机技术在档案管理中的实践范文

时间:2022-05-31 10:09:48

计算机技术在档案管理中的实践

1计算机技术应用于档案管理存在的问题

首先,很多机关、企事业单位对于加强档案管理存在意识上的淡化和偏差,投入的气力不够大,人力、财力和物力的保障远远不够。在建设信息化档案方面,计算机技术的应用缺少必要的支持。其次,很多企事业单位或机关在运用计算机技术开展档案管理的过程中,工作停留在表面,做的大都是官样文章,很多事并没有落到实处,延阻了档案信息化、数字化的进程。此外,将计算机技术应用于档案管理需要严密的制度、机制的保障,这方面的工作目前仍然处于起步或空白阶段,很多单位对此并不重视,造成了档案管理工作效率的低下。将上述问题尽快纳入到解决议题,是有效提升档案管理质量的基本思路。

2档案管理中计算机技术的应用思路和举措

通过前文的论述不难发现,档案管理中计算机技术的应用既是必要的,也是必须的。那么,在新时期档案管理中,计算机技术应该如何发挥作用,这一点耐人寻味。

2.1集成现有档案资源,建设电子档案数据库将计算机技术更好的运用到档案管理中,首要的工作就是集成并运用现有的档案资源,把档案进行归类、立卷与整理,输入计算机,形成电子档案数据库。具体来说,依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征,将其中具有检索意义的各个信息摘出,制成档案的二次文献卡,它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作着录。着录是信息输入计算机的前提。目前,全文存贮,有赖于高密度的存贮介质,如光盘、缩微胶片等,在这些存贮技术尚不能应用之前,必须首先将档案文件加工处理成二次文献,输入计算机,实现非全文的线索检索。着录质量的高低,直接影响到检索结果的好坏。这样一来,档案的资料、信息、数据大部分都被“录入”计算机,变成了电子档案,档案的保存可以实现持久化。

2.2完善电子档案的检索与搜索功能,拓宽电子档案应用运用计算机技术加强档案管理,一方面是为了更好的保护、保存档案,另一方面是为了节约资源和空间,降低管理与工作成本。在建立健全电子档案数据库之后,余下的工作就是完善电子档案数据库的管理模式和功能,开发、应用检索、搜索等功能,便于电子档案的使用,发挥出电子档案的最大价值。诸如条目、关键词、主题概念等在内的功能拓展,可以大大加快电子档案的检索与搜查,从而便于使用者更快捷的查阅相关档案。因此,从拓展档案应用范畴与行业的角度,更好的完善相关功能,是计算机技术应用于档案管理的又一个重大课题。档案管理的直接目的就是档案的调阅、使用与分享,因此检索、搜索功能的增加与完善是非常重要的。运用计算机技术更多的建立健全档案的电子化功能,使搜索、检索的步骤、形式更加便捷,无疑是电子档案发展的核心诉求,也是展现档案价值的基本需要。

2.3培养一批专业化、高素质的计算机档案管理人才档案管理的工作本身就具备专业性,需要更加专业的人员才能操作。加之计算机技术在档案管理中的应用,就需要更多的专业化人才参与其中。一方面,专业化的人才必须懂计算机技术与基本的信息化技术,同时需要专业的档案管理经验与实践能力;另一方面,相关单位和部门要做好队伍建设工作,打造一支既能操作计算机又能开展档案管理工作的高素质人才队伍,切实提升计算机档案管理的水平。因此,档案管理人才队伍、班子的建设需要一个长期的过程,而相关制度、体制的健全也是十分重要的。打造“招之即来,来之能战”高水平人才队伍,不仅要成为档案管理工作的一个重要目标,也应该成为机关、企事业单位开展档案管理创新的基本目标。只有做好了人才队伍建设工作,档案管理才能更加有序,档案的价值发挥才更有依托。总之,做好人才方面的工作至关重要,尤其对于档案信息化管理而言。

2.4统筹计算机技术力量,提高档案管理的水平计算机技术的应用引导了信息技术与网络技术的大幅度“扩张“,进而形成了信息化的浪潮。在档案管理中大规模的运用计算机技术,就是要统筹计算机技术“力量”,构建完整的档案信息化管理链条。将完整的档案信息化产业内容归结、构筑起来,就形成了档案信息化平台,这也是计算机技术应用于档案管理的最终目标。具体来说,其核心内容包括如下方面:首先,要制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效等工作。其次,要建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网,实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。此外,作为档案事业重要组成部分的档案工作,档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。将这一系列的工作内容统筹、完善构建起来,其产生的巨大能量必然是不可小视的,也必然促进新时期档案管理的快速发展。

综上所述,新时期的档案管理需要更多的创新化技术手段的加入,计算机技术就是其中的重要“力量”。有效的运用计算机技术,档案管理的水平和质量一定可以逐步提升。运用计算机技术打造档案管理的“升级版”与“信息化平台”,无疑是档案管理工作的发展趋势,也是档案作用与价值展现的迫切需要。

作者:金汉霞单位:江苏省灌溉动力管理二处

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