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科技计划项目档案管理体制创新

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近年来,随着科技水平的进一步提高,科技计划项目作为科学研究与技术开发的重要载体,对我国科学技术的发展和进步有着至关重要的影响。而科技计划项目档案是科技项目管理的重要依据,可以对各项科学计划项目的实施过程进行完整的记录,因此,对我国科技计划项目档案进行严格的管理,建立完善档案管理机制,是我国科技项目档案管理水平进一步提高的重要措施。

一、科技计划项目档案管理体制发展中存在的问题

1、缺少实际的主管部门对领导与组织关系进行明确是管理体制的核心,但从我国现在的科技计划项目档案管理的制度来看,恰恰忽略了这两个至关重要的核心因素。从项目管理体制的“条块”来看,专业主管机关是科技计划项目档案管理领导的主体,主要建立在行政隶属关系之上,经济体制转变之后,行政领导关系受到了大幅度的削弱,对以行政领导关系为主的“条块”型的体制造成了较大的影响,专业型“领导”的范围也受到了很大的局限,难以发挥效用。就科研档案管理体制而言,该体制只对各级档案管理、科技行政管理部门工作过程中检查的职能进行明确规定,但是其管理执行的力度却比“条块”体制执行力度低,特别是1998年,科技档案管理信息部门被撤除之后,档案管理就成了一个孤立的部门,科技计划项目档案管理制度也没有得到落实。

2、运行机制缺乏科学性,管理体制得不到落实确保运行机制的有效性和科学性,是落实管理体制的重要条件,是如何实行管理体制的决定性因素,但就目前的科技计划项目档案管理体制落实现状来看,正缺乏一套科学的运行机制。就“条块”制度来说,其体制发挥的功能,基本都是由专业主管的“领导”与档案行政管理部门决定,且该体制中并未提出该如何解决实行管理体制的问题,管理制度的实行取决于专业主管机关领导对档案管理的重视,致使整个档案管理体系失去了生机。[1]而对于科研档案管理制度来说,主要包括两个方面的管理内容,即“四同步”管理、各类项目负责人归档责任管理。其中“四同步”管理的实现,是由项目承担领导者的档案意识决定,不管是科技行政管理部门,还是档案行政管理部门,都不会花过多的时间与精力去对具体单位项目档案工作的执行情况进行检查。在项目负责人的归档责任制管理中,各类科研项目的负责人应该严格履行自己在档案中的义务,如果在科技项目的委托合同里没有将这一点充分的体现出来,项目负责人的档案义务就会成为一纸空文,起不到任何作用。

二、新型科技计划项目档案管理体制的特点

1、落实具体措施,具备较强的可操作性中介管理的实行,是科技计划项目档案管理可操作性强的具体表现,传统的科技计划档案管理制度,由于监管措施得不到良好的落实,管理制度的作用难以真正的发挥出来。因此,将政府一部分管理职能外包给第三方中介机构,留下更广阔的空间进行专业化监督管理,这是政府管理职能发生转变的主要表现,也是未来科技计划项目档案实现规范、法制化管理的具体要求。[2]

2、领导职能和主体更加明确在全新的科技计划管理制度当中,科技行政管理部门执行项目档案工作的地位权力得到了明确,明确了科技行政管理部门的领导职能,让其有了更好的依据来执行管理,不仅能够较好的履行项目管理的职能,还增加了项目档案管理的各个环节的管理力度,提高了管理的效率。3、构成要素之间的关系更加合理转变档案行政管理部门在业务指导方面的职能,突显出科技行政管理部门具备的领导权限,对各构成要素间的关系进行合理化管理。长期以来,国内的科技档案行政管理部门都是基层业务档案管理工作的承担者。而这一情况已经难以与当前政府职能转变相适应,因此,新型的科技计划档案管理体制,应该将档案行政管理部门承担的职能放在客观位置上,确保新的项目档案管理制度得到真正的贯彻与落实。

三、科技计划项目档案管理体制的创新发展对策

1、对项目档案进行归口化管理科技行政管理部门的职能是制定出科学、合理的科技计划项目档案工作总目标和质量管理标准,对单位档案工作执行单位人员的配置、机构的设置及运行经费等进行合理的控制,引导该单位制定科学的项目档案管理体制,并严格落实制度中有关科技项目管理的规范;对委托中介监管的项目档案管理情况进行检查;定期实行项目档案管理人员的培训工作。因此,对项目档案实行归口化的管理,有利于“条块”体制的转变,可以让各行各业、各种类型以及隶属关系中的项目承担者,都由科技行政管理部门直接进行归口化领导。

2、对项目档案进行实时监管当前,政府的职能出现了很大的变化,科技行政管理部门的工作职能也在项目档案宏观管理层面上充分体现出来,微观上的管理交给了外部的社会力量,即相应的中介机构执行。但值得关注的是,项目监管部门在性质上虽然是中介机构,但它依旧还是科技行政管理部门各项工作职责的执行者,所以,科技行政管理部门应严格领导和监督其工作过程。[3]

3、采用有效措施,处理项目档案工作中存在的问题与相关的科技行政管理部进行适当的交流和沟通,制定出合理的科技计划项目档案管理制度和标准,对中介机构档案管理的工作进行严格的规范,并实时监督其执行各项档案管理工作的情况,保障管理制度中的各项规范都能得到真正落实,确保档案行政管理部门的职能不再和微观层面中的档案业务有所接触,而是更加注重宏观层面上的管理。

4、完善相关的规章制度科技计划项目档案管理的实施,首先需要从制度建设方面进行,科技管理部门应该建议制定和《国家科技计划管理暂行规定》、《国家科技计划项目管理暂行办法》等制度相匹配的《国家科技计划项目档案管理办法》。并对国家科技计划项目档案管理的基本要求与项目承担单位、科研人员以及各级计划管理部门的职责进行明确规定。要明确国家科技计划项目形成文件的归档范围与质量要求,并对科技计划项目档案管理制度的形成积累、归档验收、立卷整理以及信息补充等进行规定。对不同的科技计划项目,应该结合项目的实际情况,规定出合理的归档范围与保管期限,以确保规定的范围和期限能够适应相关科技项目档案管理的要求。构建出一套科学、合理、配套的有机体系,将体系中的指导、约束以及保障作用充分的发挥出来,推动科技计划项目档案管理工作稳定、健康、有序的发展。

四、结语

总之,新型的科技计划档案管理体制延续了“条块”制度中“逐条进行管理”的模式,把领导职能移交到了科技行政管理部门手中,解决了科研档案管理制度中措施无法得到落实与贯彻的问题,将微观管理的业务交给了第三方中介机构进行管理,增强了科技计划档案管理的有效性。

作者:李娟 单位:陕西省科技资源统筹中心

科技导报杂志责任编辑:杨雪    阅读:人次