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企业货物贸易外汇管理探究

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摘要:

随着装备制造企业对外贸易业务的日益频繁,企业内部传统的手工台账式管理方式已很难适应企业的快速发展,本文从国家外汇管理制度着手,分析当前装备制造企业内部货物贸易外汇管理现状,提出企业货物贸易外汇管理信息化总体思路和系统框架,并结合长江公司系统应用实践情况,总结提炼出企业通过信息化手段实现货物贸易外汇管理信息化的一些经验和做法。

关键词:

货物贸易;外汇管理;信息化

一、引言

自2012年8月起,国家在全国范围内实施货物贸易外汇制度改革,其改革要点主要包括企业名录管理、企业报告和登记管理、出口收入存放境外管理、非现场/现场核查制度、企业分类管理(A、B、C),国家外汇管理局通过企业报告和登记管理制度设计,对企业实施分类监管,A类企业贸易获得便利,被降级为B或C类企业,采取严格政策、重点监测。对企业而言,企业需重点关注总量差额、总量差额比率、资金货物比率、贸易信贷报告余额比率四项主要指标,确保指标值在合理范围,避免现场核查和降级。目前,企业在内部货物贸易外汇管理方式和手段方面,主要还停留在传统的手工台账式管理阶段,这种管理方式其弊端非常明显,主要体现在以下几个方面:一是缺乏规范性。对于收付汇业务缺乏统一、规范的表单,在流程方面也存在含糊不清晰的情况;二是缺乏系统性。产品项目、合同、报关单、收汇报文、收付汇申请单等各种单据、业务流程、业务规则、流程各环节所涉及人员等缺少一条主线进行有效衔接;三是数据不能有效共享。数据分散在每名业务人员个人计算机中,数据缺乏透明;四是效率不高。纸质化的业务单据流转,将耗费大量的时间在等待流程处理上面;五是工作容易出错。大量的非结构化单据信息(例如扫描的合同、报关单等)需要靠人工进行逐笔钩稽、核销,任何一个环节的失误将导致数据的不准确。

二、信息化实现总体思路

为解决企业内部货物贸易外汇管理中实际存在的现状,结合国家外汇管理局对A类企业的管理要求,以信息化为手段,建立起以货物贸易合同为源头、报关单和收汇报文为基础,通过收付汇业务流程将各项业务进行串接,实现不同角色人员高效协同的管理信息系统。通过业务办理,实现合同、报关单、收汇报文等数据的自动钩稽,并自动形成企业收付汇电子台账,相关管理人员可通过系统数据的统计分析功能掌握业务开展情况及对各项业务数据指标进行监控。另外,为减少业务漏办情况发生,制定相应的业务提醒规则,采用邮件、短信、门户待办等多种消息手段实现对业务办理的催办提醒。

三、信息系统构成

根据信息化实现总体思路,对信息系统进行模块化设计,其主要功能模块包括项目信息、合同管理、单据管理、流程管理、通知提醒和统计查询等。

1.项目信息

项目信息其主要目的是为企业进出口业务提供观察视角,透过项目的进出口合同进行数据归集,企业可以从宏观层面了解到该项目进出口情况。

2.合同管理

设置合同管理主要目的是实现对每笔收付汇业务进行归集,掌握合同的实际执行情况,主要包括采购和销售两种类型的货物贸易合同。(1)采购合同:所属项目、合同编号、供应商、签订日期、项目经理、合同金额、预付金额、预付日期、是否融资、融资方、关联的融资合同等。(2)销售合同:所属项目、合同编号、客户、签订日期、项目经理、合同金额、预收金额、预收日期等。

3.单据管理

对企业货物贸易中所涉及单据进行管理,这些单据是收付汇业务所必须要使用到的。(1)货物报关单:由业务部门报关人员定期录入(或通过系统接口读取国家海关数据)报关单信息,包括海关编号、进出口日期、报关金额、所属合同号、预计延期报告截至日期、收付汇业务办理截至日期。(2)国际收汇报文:由财务部出纳录入银行收汇报文,包括报文编号、日期、收汇金额、手续费、国家、银行名称。录入完毕进行提交,系统通过短信自动提醒业务部门报关员以通知各项目经理核实收汇报文并关联出口合同发起收汇申请流程。.

4核心业务流程管理

货物贸易外汇管理业务流程主要包括付汇和收汇两大流程,采用计算机工作流技术实现不同角色之间业务办理的高效协同。(1)付汇流程a.业务部门填写付汇申请单;b.经过相关人员进行审核、审批;c.财务部门办理付汇业务并在财务系统中记账;d.报关员外汇监管平台核实登记。(2)收汇流程a.收汇报文登记:财务部门接收并登记国际收汇报文,系统自动消息提醒业务部门报关员;b.确定关联合同:报关员收到提示信息通知相关销售经理,以确认认领收汇报文并关联所属销售合同;c.填写收汇申请单:销售经理填写收汇申请单,申请单需关联所属“国际收汇报文”和所要关联核销的出口报关单;d.相关人员审核、审批;e.财务业务办理、通知银行收汇、财务系统记账;f.报关员外汇监管平台核实登记。

5.通知提醒

基于业务规则,对货物报关单进行提醒。根据报关单进出口日期,第20一29天对报关单所关联的合同经理进行提醒是否需办理延期;第60一89天,提示合同经理办理收付汇业务截至日将至。

6.统计查询

按一定的统计规则对系统中的数据进行统计,透过数据来监控、核查数据的完整性、合规性,实现对相关指标数据的获取。其主要功能包括:合同统计。国际采购人员、销售经理和财务人员需及时掌握合同的执行情况,包括合同执行金额、收付汇汇总、合同余额等,并可通过合同了解该合同每笔收付汇情况。报关单查询。报关单进出口日期、金额以及超期状态、延期报告截至日、业务办理截至日等,以不同颜色提示报关单需进行延期或收付汇业务办理的紧急程度。进出口情况统计。以合同为统计对象,对比合同金额、收付汇汇总金额、报关单汇总金额,直观体现出其差异信息。

四、取得的成效与做法

1.取得的成

效通过为期一年的系统上线运转,取得的成效主要有以下几个方面:一是实现业务管理的规范化。规范了公司在货物贸易外汇收、付汇业务流程;二是实现业务管理的系统化。通过信息系统将合同、报关单、收汇报文、收付汇流程等进行整合,使其形成系统化管理;三是实现业务管理的信息化。实现外汇相关业务系统提醒,促进外汇业务办理及时性;实现业务办理效率提升;实现数据的准确性提升;实现数据的共享。

2.主要做法

一是管理信息化实现阶段,采用“管理制度化、制度表单化、表单信息化”方法实现信息系统构建。①管理制度化。研究国家对企业货物贸易管理的要求,从职责、业务规则等方面进行梳理和优化,建立起企业内部货物贸易外汇管理制度;②制度表单化。对管理制度所涉及的表单和流程进行计算机建模,形成流程模型库;③表单信息化。对流程模型进行系统固化,实现其信息化。二是系统上线实施阶段,施行PDCA闭环管理,重点关注系统运行过程中的业务开展监督和关键绩效指标评价。①业务监督提醒。根据管理要求建立起业务监督规则,系统按照相应的规则通过邮件、短信等多种消息途径提醒业务人员及时开展工作。例如,根据报关单进出口日期自动提示业务人员办理延期报告或收付汇业务办理最后期限提醒;②评价考核、落实责任。制定业务系统评价关键绩效指标,通过系统定期发布关键绩效指标得分情况,形成部门绩效评价依据。

五、总结

企业货物贸易外汇管理信息化的过程也是企业相关管理制度优化的过程,梳理、建立、优化企业内部货物贸易外汇管理制度,以信息化手段对管理制度所涉及的流程和表单进行固化,结合关键绩效指标对业务动态监测,实现企业货物贸易外汇管理的规范化、系统化和信息化,从而有效提升了企业的管理水平。

参考文献:

[1]鲁佳洁.货物贸易外汇制度改革对企业的影响及对策[J].中国管理信息化,2015,18(2):109一110.

作者:胡忠民 蔡帆 单位:中车长江车辆有限公司

企业货物贸易外汇管理探究责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次