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财务软件在企业应用中的问题探讨

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[摘要]信息时代已经到来,企业要与时俱进,使用现代化的财务软件进行财务管理工作和会计核算工作。然而,我国现阶段的财务软件还有很多缺陷,企业的财务管理制度很不健全,制约了财务软件在企业的有效应用。企业应通过健全财务管理制度,加强内控监管力度;增强数据分析和数据挖掘功能,提供有力技术支撑;加强财务软件的安全管理,建立信息安全应急响应预案;提高财务人员的综合素质,打造专业人才队伍等措施,解决财务软件在企业应用中的问题,促进企业经济的全面、快速、稳定、健康的前进与发展。

[关键词]财务软件;企业应用

一、我国企业应用财务软件的现状

(一)无纸化办公代替传统记账财务软件的应用

对传统会计记账的影响很大,发生了更新性的技术改变。传统会计在记账和做财务报表的时候,还在使用旧有的手工方式,纸张记录,这样的做法,不仅会造成工作的遗漏、错误,也不利于提高财务管理的效率,还会给会计人员通过删除、修改数据来做假账的机会,造成企业的损失。而采用了财务软件之后,都是在信息化的平台下操作,使用的也是无纸化办公,所有的数据都更加透明和直接。在内控管理严格的条件下,使用无纸化办公,可以避免会计人员在录入或输出财务数据的时候发生遗漏和错误的现象,也能有效地避免了会计人员以权谋私、营私舞弊的违法违纪事件发生,不仅提高了公司财务管理的水平和工作效率,也能为公司节约大量成本。

(二)软件管理与维护

难财务软件是在科技发展和企业需要的基础上被创造出来的,以计算机技术、网络技术和信息管理技术为载体,有很强的专业性和潮流行,更新换代速度很快。这就要求企业的财务管理人员和会计人员不仅要掌握熟练的财务专业知识和工作技巧,还要懂得很多与计算机、网络、信息相关的技术和经验。而目前,对于我国绝大多数企业的会计人员来说,恰恰就是对于计算机、网络、信息相关的知识严重不足,在财务管理上缺乏技巧和方法,在财务软件的应用中,也会因为计算机、网络、信息平台的突发事件而影响正常的工作。另一方面,企业只知道应用财务软件的好处,却不知道这些财务软件和财务管理信息系统还需要专业人士来进行定期的检查和维护,不仅能够发现问题,解决隐患,还可以延长财务软件的使用寿命,给企业节省很多开销。

(三)财务软件转变管理职能

传统的财务管理职能,是在传统会计的工作方式和工作环境下,因人而异,因地制宜的制定和建立的,有那个时代的条件制约性。而使用了信息化系统的财务软件之后,对于人员、环境、成本、流程的要求都有了新的改变和提高,旧有的管理职能和管理制度,已经完全不能满足现状,所以必须要做出有针对性的调整,通过财务软件的应用在财务核算、记录、输出、审计等各个环节做出职能转变,规范操作和管理流程,加强内部控制和部门联系,对于公司的财务管理和经济发展都能产生有效的推动作用。(四)软件质量参差不齐我国的财务软件概念引入的比较晚,至今也不过20多年的时间。尽管这些年来,我国的软件开发已经取得了长足的进步,处于世界先进水平,但是软件公司对财务软件的开发还停留在旧有的信息管理和进销存软件的概念上,很少做市场调研,基本都是按照客户的需求进行定制,缺乏创新和前瞻性。会开发软件的不懂财务,懂财务的不会软件开发,这种行业之间的矛盾,导致市面上很多开发出来的财务软件的质量参差不齐,有高有低,功能也是各有不同,使得企业的财务管理人员和技术人员在管理和操作财务软件的时候,会出现各种各样意想不到的技术问题,或者是功能的缺陷,或者是操作的错误,或者是数据的丢失,或者是系统的误差,给财务管理和会计工作带来很大不便,严重影响了财务管理工作的效率和准确性,也不利于企业财务管理制度的完善和企业信息化改革的推进。

二、财务软件在企业应用中存在的问题

(一)企业财务管理制度不健全,内控力度不够

我国很多企业都没有制定健全的财务管理制度,致使企业在应用财务软件开展财务管理工作和会计工作的时候,财务软件某些功能模块设计的不完善与企业的财务管理制度相矛盾。举例来说,传统的会计记账,会在记账后进行核对,一旦发现错误和问题,会用手工的方式,在纸制的会计账簿上以红笔划线的方式,标记出来,并加以检查和分析,找到问题所在,进行更改修正,虽然过程比较繁琐,工作量和工作难度都很大,但却能够保证账目的完整与准确。而很多财务软件为了能够便于会计在核对账目时发现问题,设计了一个“反向记账”的功能模块,能够帮助会计人员在录入数据之后,反向追踪,以果导因,查找问题所在,并自动重新更改记录的数据。这样做的结果,虽然使得财务管理的效率得到大幅提升,但是也会因此而产生问题。一旦反向记账的过程中出现偏差,就会重新生成另外一张新的财务报表,覆盖原有录入数据的财务报表,不仅很难保证数据的准确性,使得新生成的财务报表也很难再通过以果导因,反向追溯到问题所在,更加不容查找到问题的根源。另一方面,这种反向的记账方式,也给不少以权谋私、营私舞弊的会计人员提供了可以修改和删除数据的漏洞和机会,修改和删除后的数据更加难以发现问题,给财务管理工作造成了很大的风险,给企业的经济利益带来了隐患。财务管理制度的不健全,必然会导致内控的力度不足。财务软件与财务管理制度上的冲突和可能出现的问题,都会直接或间接的反映在内控工作中,导致内控力度不足,内控各部门之间的联系不够,信息不对位,数据更新慢或有错误,最终导致内控无力,很难促进企业的健康发展。

(二)重视财务核算,忽视数据分析

目前市场上出现的财务软件只重视财务的核算,却忽视了财务的分析。软件开发公司在功能模块上设计了很多与财务核算有关的算法模块,而实际上企业的财务会计在实际的会计工作中能使用到的,或者能够正确掌握的少之又少,也就那么一至两种,多出来的几乎都是用不到的系统冗余,不仅造成了很大的开发成本的浪费,给企业的财务系统带来了重大的负担,也容易给企业的会计工作制造麻烦,混淆试听,降低工作效率。实际上,与其在财务核算上下功夫,不如多进行一些针对财务数据的分析与挖掘。而这也恰恰是目前企业财务管理软件所最缺少的,也是很多企业最迫切需要的功能。长期以来,企业使用财务软件确实可以得到全面的财务报表、精确的财务数据、企业的资产与负债信息、企业的销售状况与盈利情况,但是这些宝贵的数据只不过作为企业财务工作和经济工作的一个凭证,并没有对这些数据进行深刻挖掘和分析,没有实现这些数据的宝贵价值。只有通过深层次的挖掘和分析这些数据,才能了解企业的资金流向,市场的动向,客户的需求,各部门间的联系关系以及企业决策的正确与否,才能发现问题解决问题,给企业提出好的建议和解决方案,推动企业的经济稳步发展。

(三)财务软件安全性有待加强

企业所使用的财务软件要依靠于财务专业技术、计算机技术、网络技术和信息管理技术的综合应用才能发挥出自己的作用和效果。而这些赖以依靠的每一个环节上的软硬件技术和设备一旦出现问题,都会影响到企业财务软件的安全。首先,财务软件是安装在计算机上的,还有与其匹配的数据库和服务器。那么一旦进行操作的计算机出现了软硬件故障,数据库发生了冗余,服务器出现了当机现象,都会使财务软件无法使用。其次,网络技术不断发展,伴随而来的是计算机网络木马、病毒和黑客攻击的猖獗。一旦企业安装财务软件的计算机、数据库或服务器感染了网络木马和病毒,或者受到了黑客的攻击,会导致财务软件中的数据被删除、更改、盗窃,严重的危害了企业的利益,给企业带来很大的隐患。第三,对于操作财务软件的管理员权限分配不明,责任不清,任人唯亲,导致拥有管理员权限的会计人员有机会更改、删除、破坏财务软件中的数据或者财务管理系统,谋求私利,达到自己不可高人的目的,这也会严重损害企业的利益,给企业造成不可估量的经济损失。(四)财务人员综合素质有待提高现阶段,企业不仅对财务软件的要求提高,对财务人员综合素质的要求也有所提高。信息化时代,企业使用财务软件作为企业财务管理工作的有效工具和载体,要想发挥财务软件的有效作用,必须要求有能够熟练操作财务软件的财务人员。可是,很多企业的财务人员都是传统的会计人员,只了解财务专业的相关知识,却对财务软件的应用并不了解。有的会计人员虽然经过培训学会了简单的操作方法,但是缺乏计算机软硬件知识和网络知识,在出现计算机软硬件故障和网络故障的时候,缺乏经验,不知道该如何处理。有的会计人员安全意识淡薄,又对于网络木马、病毒和黑客攻击缺乏防范意识,操作不当,造成财务软件或财务管理系统感染木马、病毒或遭到黑客的攻击,给企业带来严重的后果。有的会计人员,职业操守低下,法律意识淡薄,为了一己之私,铤而走险,更改、删除甚至盗取企业做为商业机密的财务数据和信息,已经触碰了法律的界限,不仅给企业带来了经济损失,也让自己受到法律的制裁。

三、应对财务软件在企业应用中存在问题的解决对策

(一)健全企业财务管理制度,加强内控监管力度

要想财务管理制度不与企业现行的财务管理制度相冲突,只能健全企业财务管理制度,加强内控监管力度。首先,要根据实际需要和现有的法律法规,制定有针对性的合理的企业财务管理制度,并把这套制度深入贯彻落实下去,并通过薪酬体系和绩效考核加以促进,保证严格按照规定执行,没有遗漏。其次,要选择符合企业财务管理制度要求,与企业的财务管理制度没有冲突的财务软件。或者找专业的软件公司做需求分析和可行性调研,针对企业的特点,定制满足企业财务管理制度和企业实际会计工作需要的软件。并对企业的会计人员进行专业的管理和操作的培训,使企业的会计人员能够尽快掌握和熟悉这套软件,同时也能加深对企业财务管理制度的认识和了解。最后,必须加强企业的内控监管力度,把企业的内控工作做到实处,让企业的各个部门通过内控工作与财务部门有机的联系与结合起来,及时提供对财务工作有效和有力的各种数据和信息,在促进企业财务工作发展的同时,也能让企业的财务审计对各部门的公主起到监督和指导作用。

(二)增强数据分析和数据挖掘功能,提供有力技术支撑

针对于目前财务软件的财务核算功能多而繁杂,财务数据分析却很少的现状,有必要要求发开财务软件的公司增强财务数据的数据分析和数据挖掘功能,或者由企业在定制财务软件时,要求软件开发公司增加对财务数据进行分析和数据挖掘的功能。要求软件开发公司必须做好足够的市场调研和需求分析,进行可行性研究,以专业的财务知识和财务技能为基础,设计满足企业财务数据分析和数据挖掘需要的财务软件。这就要求软件开发人员既要懂得软件开发知识,也要懂得财务管理知识。只有这样,开发出来的财务软件,才能具有数据分析和数据挖掘的功能,在功能模块的作用下,分析和挖掘数据,把可能出现的问题和未来发展的方向都科学、明晰、准确无误地反映给企业的会计人员,作为有力的技术支撑,便于会计人员发现问题,找出对策,给企业提出有针对性的建议和意见,推动财务管理工作的提高和企业经济的稳定运行。

(三)加强财务软件的安全管理,建立信息安全应急响应预案

信息时代下,信息安全已经成为人们不可回避的话题,也都很清楚安全的重要性和必须性。所以,企业必须要加强对财务软件和财务软件系统的安全管理。要采用专业的人员对与财务软件和财务软件系统有管的计算机软硬件设备、网络设备、数据库和服务器进行定期的检查、更新和维护,要加强对财务人员的安全意识,指导财务人员在安全的环境下进行对财务软件的管理和应用。企业要严格把控财务管理软件的管理权限,要选择技术过硬,一专多能,品德优良的行业精英来担任管理人员,授予管理权限,对于一般的会计人员,只需要授予操作权限即可。这样就可以在很大程度上避免了人为操作错误、故意删改、盗窃数据资料等带来的风险和隐患。还要建立信息安全应急响应预案,对所有的财务软件和数据库服务器中的宝贵信息和资料进行备份。一旦出现事故,立即启动信息安全应急响应预案,按照预案的规定来进行合理有效的解决对策,把事故对企业造成的不良影响和经济损失降到最低。

(四)提高财务人员的综合素质,打造专业人才队伍

在以人为本的今天,尽管科技不断进步,财务软件也在不断革新和升级,但是在财务管理工作中居于主体地位的还是人,因为对于要由专业的财务人员来对财务软件进行管理和操作。所以,人的作用绝对不能轻视。企业必须要加强对企业财务人员综合素质的提高。要对企业的财务人员进行财务专业技能的培训和知识体系的更新,要对企业的财务人员进行企业才管理制度的培训,要对企业的财务人员进行计算机软硬件知识、网络知识和财务软件操作技能的培训,要对企业的财务人员进行财务人员职业道德的教育,要加强对企业财务人员的法律法规的学习,普法要深,执法要严,监督有效,内控完善。只有这样才能打造出一支专业水平高、综合素养强的会计队伍,才能满足企业对熟练操作财务软件的财务人员的需要,才能使得财务软件发挥应有的作用,推动企业的财务管理制度的完善与健全,促进企业经济的全面、快速、稳定、健康的前进与发展。

[参考文献]

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[5]占碧霞.财务软件应用中的问题及解决方案研究[J].新经济,2016(33):80-81.

作者:刘文静 单位:渤海大学

财务软件在企业应用中的问题探讨责任编辑:张雨    阅读:人次