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往来账标准化管理的研究

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《冶金财会杂志》2014年第七期

一、往来账管理标准化设计和实施

1.明细账跨年度拼接跨年度拼接是东鑫矿业管理往来账的标准做法之一,该项工作每年年初做一次,用时不长,却是账龄分析、制订计划、核对和管理往来账的基础。跨年度拼接工作有三大要点:一是按年衔接,即每年初将上年末余额不为零的各往来账明细表按年下载并复制、拼接到以往跨年度往来账明细表中,余额为零说明不论当年是否发生业务,平账后已非关注重点,不再作为本表管理的范围;二是拼接后的明细表是每一往来账户自最近一次平账到上年末为止的全部内容,后面的账龄判断和生成即以此为依据;三是跨年度拼接后的往来账明细表是双方核账的依据,核对前只需补入当年1月至上月的明细即可,不核账则无需拼接当年的明细账,只作为明细账备份。

2.编制明细账汇总表明细账汇总表是将上述已命名的跨年度明细账按照相对固定的标题排列组合在一起,级别较高的管理人员查阅本表可直观了解到往来账的大致情况。东鑫矿业明细账汇总表的标题主要设置如下:(1)序号:从1至若干,由上至下排列。(2)科目并链接:将明细账跨年度拼接表通过以下路径链接到本列的某行:插入→超链接→选择链接到“原有文件或网页”→选择“当前文件夹”→点击光标所在单元格拟链接的文件名。如此反复操作,将余额不为零的往来账明细表文件按照一定的顺序全部链接至本列。这里的顺序建议按资产负债表和会计软件中的往来账顺序由上至下、先资产后负债操作。(3)方向:指往来账余额的借方或贷方。这里不需要手工输入,在工作簿间通过“引用”功能生成,分两步走:第一步即文件名全部链接好之后,点击一下,再同时按两键(Ctrl和End)即找到该账户明细账的右下角;第二步,先返回到汇总表,在该账户对应的方向栏单元格内输入“=”,然后再用鼠标点击该账户明细账右下角的借方或贷方,按回车键结束。如此反复操作,将所有账户的上年末账户的方向一一复制引用到本列。(4)年末余额:可使用与引用方向一样的办法生成,或在方向引用结束后,将出现于列名前的绝对引用符号“$”删除后右拉即可。采用后者,在全部单位的方向栏引用结束后批处理更为省力。(5)账龄:与年末余额采用同样的方法引用生成。(6)成因:指形成年末余额的主要原因,东鑫矿业主要描述形成账户余额的最初时点、是一笔业务还是多笔业务累积形成等。如“自201208累积形成”说明本账户余额是自2012年8月以来发生了2笔及以上借贷方业务累积形成的,而“201208形成”则说明该账户余额形成于2012年8月,至截止日没有再发生任何业务。(7)排序:即按照一定的方法对往来账单位的年终余额进行排位,排序的方法有多种:既可以按科目分别排序,也可以将所有科目混合排序;既可以按方向和金额大小排序,也可以不问方向、只关注金额的大小即按照绝对值排序。根据需要,最好在此标题下多设几栏以满足不同的要求。但无论采用哪种方法都离不开函数RANK,如某单元格=RANK(E3,E$3:E$14,1),是指E3在E3至E14的12个数据中按升序的排列位置,如果将公式中的1替换为0或省略,则按降序排位。(8)核对记录:描述双方是否核对过往来账、何时核对、有无对账调节表等。(9)处理建议:以账龄、排序、核对记录等为依据向管理者提出往来账会计自己的建议,也可以理解为计划。

3.按月编制账户账龄分析表账龄分析表反映的是根据按月从会计软件下载的科目余额表逐月计算、判断其账龄。该表涵盖了当月无发生无余额,但累计有发生有余额的全部往来单位,无论其上年末余额是否为零,这也是一般会计软件所能下载的科目余额表的范围。5.建立往来账户档案一个全面的往来账管理体系离不开账户档案的建立。建立往来账户档案的主要工作包括两项:一是设计一张比较客观、信息全面的档案表;二是将该表与对应的资料保存于档案袋内作日常维护与管理。东鑫矿业的档案表主要包括供应商和客户的全称、主营业务内容、注册资本金、地址、法定代表人、实际控制人、资产负债状况、金融机构信用等级、特殊行业的许可证或等级、与本公司往来业务的时间、业务联系人和联系方式及号码、核对情况、核对人和联系方式及号码等许多信息。大量的信息需要本公司业务人员通过对方的业务人员以各种方式获得。作为往来账管理者则重点关注其中的往来账是否核对过、有无对账调节表、对账截止时间、调节平衡后双方认可一致的余额是多少等信息。

二、往来账标准化管理的分析和评价

分析、评价往来账并籍此规避风险、采取相应的清理措施是往来账管理的最终目的,主要借助于电子表格函数及相关功能来完成,现对以下三类表进行解析。

1.跨年度往来账明细表会计软件不能跨年反映、查阅自发生业务或最近一次平账以来的经济总量,有了跨年度明细表使得汇总工作变得简单易行。首先,在标题上方留出一行作为经济总量计算行,假设标题行为第4行,经济总量行为第3行,再假设摘要、借方(发生额)、贷方(发生额)分别为D列、E列、F列,则发生的借方经济总量E3=SUMIF($D5:$D10000,"本年累计",E5:E10000)。这里设计为10000行,主要是今后增加业务量时无需调整该数,下同。计算贷方的经济总量只需将E3的公式复制到F3即可。其次,如果在第2行计算发生了多少笔业务,则使用SUMPRODUCT函数,即:E2=SUMPRODUCT(($D5:$D10000<>"累计")*($D5:$D10000<>"本年累计")*($D5:$D10000<>"本月合计")*($D5:$D10000<>"上年结转")*($D5:$D10000<>"摘要")*(E5:E10000<>0))公式中的累计、本年累计、本月合计、上年结转、摘要都是在计数中需要扣除的因素,否则这些行对应的信息也计入总量,造成结果失实。最后,建议在往来账明细表右侧增设资金占用天数和占用金额栏,计算每个账户的平均占用天数用于业务员货款回收或清欠考核。这里要用到TODAY、DATE两个时间函数和SUBTOTAL函数。假设A、B、C列分别为下载的明细账年、月、日,J列为天数,标题行在第4行,则截止到当日的占用天数J5=TODAY()-DATE(A5,B5,C5),这里要注意选择单元格的格式为数值。如果计算的是截止到上年末如2013年末的天数,则将公式中的TODAY()更改为DATE(2013,12,31)即可。然后再下拉到最后一笔业务,最后使用简单的公式就可以分别计算出资金占用和平均占用天数。需要强调的是在计算资金占用时,要将本月合计、本年累计、累计、上年结转等行隐藏起来并使用SUBTOTAL(109,G5:G10000)替代SUM函数以计算未予隐藏行的资金占用。同样,可以使用SUBTOTAL(102,G5:G10000)替代COUNT函数计算未予隐藏的业务笔数。SUBTOTAL函数的计算既可以包含隐藏值也可以忽略隐藏值,这要看函数中的首个参数是109还是9、102还是2等,前者为忽略隐藏值。

2.明细账汇总表该表按前述要求编制完成并核对链接正确无误后,还需要按账龄划段、按金额排出若干大户进行深入分析。东鑫矿业的做法是以明细账汇总表为基础并将该工作表标签命名为汇总表,在同一工作簿下新建一个分析表,数据分析通过函数和公式从汇总表引入并分为三块内容:(1)链接正确与否,与相应的资产负债表项目比较。以应收账款借方余额为例,假设汇总表的B列、C列、D列分别为链接取得的明细账文件名称、方向、余额,则分析表E4=SUMPRODUCT((LEFT(汇总表!$B$3:$B$10000,4)="应收账款")*(汇总表!$C$3:$C$10000="借")*(汇总表!$D$3:$D$10000))。G4为分析表贷方余额,复制E4函数公式后再将其中的借替换为贷即可。然后E4-G4=C4则计算出应收账款的总余额,应与资产负债表的应收账款余额核对相符,否则,应查找原因并修改到一致。(2)账龄的划段分析主要理清风险的大小问题。仍以应收账款为例,假设分析表的A列、B列、C列分别为账龄段、借方户数、借方金额,并将账龄划分为3个月以内、6个月以内、1年以内、2年以内、3年以内、3年以上几个分段。同时,假设汇总表的B列、C列、D列、F列分别为明细账科目名称、方向、金额、账龄。则B15、C15分别为账龄在3个月以内的应收账款户数、金额。B15=SUMPRODUCT((LEFT(汇总表!$B$3:$B$10000,4)="应收账款")*(汇总表!$C$3:$C$10000="借")*(汇总表!$F$3:$F$10000<4))。将B15的函数公式复制到C15后,在公式最后添加数组"汇总表!$D$3:$D$10000"即可。假设B16、C16分别为账龄在6个月以内的应收账款户数、金额,则在复制B15、C15的函数公式后,将<4替换为>3,同时再添加数组"汇总表!$F$3:$F$10000<7"即可。依次类推,可以计算出应收账款借方的其他账龄段的户数与金额。同理,可以计算应收账款科目中余额在贷方的各账龄段的户数和金额,并推而广之计算出其他往来账科目借方或贷方在各账龄段的户数与金额。(3)往来账大户分析用于解决主要风险的控制问题。明细账汇总表中的排序前面已经介绍,对往来账的大户分析就是基于这个排序所作的进一步分析。继续以应收账款为例,现假设汇总表中H列为降序排序并借方为正数、贷方为负数,同时假设分析表中A列、B列、C列分别为按借方排序、占比、金额,则借方余额第一大户的金额为:C44=SUMPRODUCT((LEFT(汇总表!$B$3:$B$10000,4)="应收账款")*(汇总表!$H$3:$H$10000=1)*(汇总表!$D$3:$D$10000))。然后,再用此金额与借方客户的总金额相除即获得其占用比例。第2大户的计算只需复制C44单元格函数公式后,将第二个数组中的1替换为2即可,依此类推,可获得第3大户至若干大户的占比和金额。至于分析到多少大户为宜,本文的建议是遵循“8020管理原则”即大户的总金额占到余额在借方账户的全部金额的比例达到80%左右。其他往来账科目借方或贷方的操作与应收账款借方大户的分析同理,需要注意的是,所有往来科目的贷方排序应按升序排位。

3.月度科目余额表当年按月进行账龄分析的具体做法是:首先,每月初下载上月往来账的科目余额表并补入到前述账龄分析表的最后;然后,按先科目代码、后时间排序,则每个账户每个月的科目余额按月度排列在一起;最后,运用电子表格的“分类汇总”或“图表向导”功能进行账龄分析。分类汇总时,选择求和的列为“科目名称”,因为其每个月不变。分类汇总后,大量的工作就是按账户填写账龄。如现在是8月,该表已截止到7月,7月的账龄是根据6月的账龄和7月经济业务的发生方向和多少来综合判断并计算的,方法前面已介绍。同时填写成因,前面也有介绍,均不再赘述。这样做使往来账不会因汇总表和明细账缺陷而出现管理真空,更重要的是有利于按月查阅每个账户的账龄变化以尽快作出相应对策。东鑫矿业把各往来账科目汇总放在一张汇总表处理,在使用SUMPRODUCT函数时加入的数组较多,往来单位较多的企业建议按一级科目分别汇总,设计就相对简单。当然,这要视往来账会计的计算机应用水平而定。往来账的标准化管理,成为东鑫矿业财务和营销管理的重要组成部分并已坚持三年,该项工作推行后不再因人员变动而改变,带来的最大成果就是效率获得了前所未有地提高,减少、避免了重复劳动,同时带来了思维方式的巨大转变。

作者:刘昌彬单位:淮北市东鑫矿业有限公司

冶金财会杂志责任编辑:杨雪    阅读:人次