矿业公司办公耗材的管理范文

《内蒙古煤炭经济杂志》2014年第七期

1办公耗材管理现状

公司本着厉行节约、杜绝浪费、物尽其用的原则制定了相应的措施。公司建立购买的申报、复核、审批和购入领用的流程，设立了专管部门和专管人员，实行“统一采购、统一发放、统一回收处理”的集中管理制。具体表现如下:(1)各部门根据本部门办公耗材使用情况，于每月月底之前编制下月办公耗材计划，在由各部门负责人审核签字后报送专管部门。(2)由专设管理部门指定专人管理，设立台账、核查领用、库存情况，根据库存情况编报采购计划，经总经理审批后进行采购。(在采购过程中严格按照计划采购，避免造成积压)(3)凡一次性采购金额在10万元以上的，必须进行招标。采购时供应商必须提供机打发票，同时出具机打明细表。(4)专设管理部门要及时掌握市场动态，，必须要求供应商具备良好的信誉、经营资质，保证供货质量，发现供货质量差供货价格高于市场价格要及时更换供应商。(5)领用办公耗材时需要填写统一的《办公用品领用单》一式两份，一份用于发放办公用品，一份用于登记台账。(6)专管人员接到负责人签发的《办公用品领用单》后进行核对并做好登记，并将所需用品备齐，及时向各部门分发，做到不影响各部门的正常工作。(7)专管部门对库存办公耗材要妥善管理，负责人要定期抽查、清点，发现丢失、毁损，按照损失价值对责任人进行处罚，同时填写处罚通知单送财务部，由财务部在当月工资中扣回相应的损失。(8)由专管部门购进的办公耗材出现质量问题及故障，要做到及时退换，不能影响正常工作，在检查时发现质量差的没做到及时更换的给公司造成损失的由专管部门负责人赔偿，并追究责任人的管理责任。(9)专管部门按月向主管领导汇报办公耗材的发放情况表，准确说明办公耗材使用情况。以便做好更为精准的计划采购任务。公司各部门的办公耗材费用纳入本部门的总费用考核范围，奖罚执行公司的绩效考核办法。根据管理办法对比企业对办公耗材的管控得到了较好的成果。表现如下:(1)降低了办公成本(我公司2013年费用单位的办公耗材与2012年费用单位的办公耗材相对比节约了20%)。(2)办公环境得到了较好的改善。(3)提高了工作效率和视觉观。(4)树立了企业的良好形象和精细管理。(5)节约了办公空间和人力物力资源的浪费。(6)提升企业的员工素质和对现代化办公设备的适应性和操控性。

2办公耗材在管理中提出几点建议

2．1设专人专管对办公耗材验收入库的质量严格把关，并承担相应的责任在所需办公耗材的计划做出之后，采购部门和招标部门就应按照计划和合同的要求迅速的进行采购和招标，但采购货物入库时需要专管部门和专管人员严格把关，一定要按照购进明细单核对各种物品、品牌、厂家和环保要求是否与进货单的内容一致。如因专管部门和专管人员工作的疏忽大意造成损失的，就要承担相应的责任，一并追究采购和招标部门的责任。

2．2禁止打印和复印与工作无关的材料，如经查出做出相应的处罚在八小时工作时间中要以本职工作为主，不得干预工作无关的活或为他人印制一些与本单位无关的材料。(无形中增加了企业不必承担的一些费用如:电脑、打印机、复印机及各种配套办公设备的损耗、纸张、人工、电费等等一些相关连带的费用)

2．3专管人员需对各部门领取办公耗材的时间、数量及用途进行严格的审核企业机关的管理体系直接影响着各二级单位的管理意识和观念，所以对领用办公用品或办公耗材都要经专管人员填写办公用品领用登记表经专管部门负责人审批后方可领取。专管人员需做到对领用办公耗材的日期、数量及用途和领用部门都要进行详细的登记。并按月进行汇总，要随时掌握整个机关办公耗材的使用信息情况，发现使用不当及时反应及时管控，以便得到更好管理效果。

2．4加强OA办公软件的易用性、健壮性、开放性、严密和实用的特性对现代大中型企业来说都要采用现代化的办公环境，提倡无纸化办公，节约办公用纸(尽量采用电子文档保存和传阅的方式、减少印错、印多甚至印坏现象的发生)。所以提倡使用OA办公软件，加强OA办公软件的五个特性。易用性———没有全面的应用做基础，一切都是空谈管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。健壮性———必须具备超大用户、高并发应用的稳定性管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度;也就是说，从理论上讲，类似的软件平台没有严格的并发数限制。

开放性———能够与其他软件系统完成必要的关联性整合应用管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其他软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。从技术上看，采用整合性强的技术架构(J2EE:是一套全然不同于传统应用开发的技术架构，包含许多组件，主要可简化且规范应用系统的开发与部署，进而提高可移植性、安全与再用价值。)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。严密性—必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。实用性—软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有副作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。

现实中，企业一方面需要软件尽最大可能满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。(1)提高办公耗材的复用率，与各部门的绩效考核挂钩。如:硒鼓、墨盒等经过专业部门认定不可复用的可以审批购置。(2)严格控制办公耗材的流失。如有发现对专管部门负责人和专管人员进行严格处罚。专管人员要负责对物品的保管，防止丢失和他人拿用。如有证据要做出处罚。(3)公司员工应合理利用打印纸张，尽可能采用双面打印或复印避免造成浪费。(4)可根据各部门的工作性质和使用量核定一定消耗量进行管理。(5)根据各部门的工作范围核定各种办公耗材的使用率，折成费用与每个员工的效益工资挂钩，每月或季度进行考核，在工资中进行适当的奖罚。(6)需储存资料，尽可能使用U盘等用具保存。(7)严格把控供应商的选择和管理，确保供货的及时、质量和诚信。(8)公司可以分季度对各部门所使用办公耗材的情况进行公示。只是作为参考建议使用，公示可以增加各部门使用办公耗材的透明度，能做到更好的互相监督和控制。(9)也可以根据实际情况核定量对各部门进行发放小票领取所需的办公耗材。公司可以按照各部门对所需办公耗材制定合理的计划，按照不同的种类分别印制成领用小票，然后发放到各部门负责人实行部门统一管理，需要时持小票领取使用。季度后半年可根据各部门小票的使用量给予一定的奖罚。(10)也可以考虑外包/托管的方式进行管理。办公托管还是一个新概念，也是一项新服务。在市场上能够提供办公托管服务的企业很少，没有统一的定义。

办公托管是指:企业把自己的办公用品采购、软硬件设备维护以及琐碎的行政安排等繁杂的后勤工作从日常事务中完全解放出来，统一打包交给专业的第三方进行管理，第三方利用自己的资源整合优势，为企业从星开始网上量身定做全面的办公解决方案，为企业节约成本，提高效率，增加收益。办公托管会给企业带来诸多好处，企业办公后勤管理的第一目标是使办公更有效率，有效率才能保障业务和事项的顺利进展。任何企业都希望自己的办公更有效率，然而，繁杂的办公用品采购、软硬件设备维护以及琐碎的行政安排等繁杂的后勤工作耗费了企业大量的人力、物力和财力乃至精力，而所有的这些办公后勤工作都不直接产生利润，有形尤其是无形的成本却依然在持续地增加。根据大量的实际调研和经营运作得出，企业办公后勤内耗掉了企业36．8%的管理，同时，根据实践运作经验，企业的办公后勤成本有15%—30%的节省空间。因此，企业需要改进自己的办公后勤管理，办公托管是最好的改进方式。结束语加强办公耗材的管理是企业在经营发展中不可忽视的一项重要工作。办公用品中的办公耗材管理业直接体现了企业的形象和员工的素质，在企业管理中必须采取有效的措施对办公耗材的使用加强精细化管理，使企业的办公成本科学合理的有效降低。

作者：刘红霞单位：神华集团包头矿业有限责任公司