探讨外贸企业内部控制问题范文

随着全球经济一体化的推进，外贸企业面临的经济环境越来越复杂了，外汇管理的风险点也随之增多，一旦出现内部控制缺陷就会给公司的经营带来很大风险。本文从外贸企业的特性分析出发，指出了外贸企业常见的内控缺陷，并针对这些风险，提出了解决的建议。

一、外贸企业内部控制概述

（一）内部控制的概念和要素内部控制就是企业为了实现经营的效果和效率，遵守内外部的法律法规，让财务报表能够公正公允的反映公司的实际经营情况而制定的一套手段措施的总称。内部控制要素分为控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五部分。内部控制的理论在实践中日益完善，共性的内控方法本文不再一一描述。本文仅对外贸企业面临的特殊风险进行分析，着重分析外贸企业的风险控制弱点，并有针对性的提出相应的改进措施。

（二）外贸企业特点及内控管理必要性外贸企业受到海关、商检、银行、保险、商委、税务局等多部门的监管，正常业务链条包括采购、销售、物流、外汇、退税等各个环节，同时从事活动还需要符合相关国际惯例，因此需要关注的内控风险点比较多。

二、外贸企业内部控制存在的问题

（一）组织结构简单，采购销售一肩挑由于外贸企业以销定购业务较多，销售人员接到外商订单后往往直接按照订单规格数量向供应商询价，并择优签订订单，由此，公司对销售采购人员的权限就会缺乏制衡，造成不相容岗位没有分离，虽然单一组织结构可能会增加贸易反应速度，但是也会造成销售人员的权限过大最终造成失衡。

（二）客户信用管理不到位由于外贸企业不掌握货权，而且难有稳定的客户，在贸易活动中，往往处于劣势，常常出现以垫资来掌握贸易主动权的情况。而不管是预付款还是赊销，缺乏完善的赊销政策及客户信用管理体系都是巨大的隐患。

（三）货权管理薄弱，单据缺失在以销定购进出口项下，出于交货期、费用、场地等考虑，货物往往是直接从供应商发往最终客户的，贸易商很难对货运进行全程管理，有的甚至连出入库单据都没有，货物状态也不清楚，这样可能会带来钱货两空的损失。

（四）不符合物流监管要求对货物实质、收发货人状态的不了解不调查，有可能会违反外管局、出口退税、海关的管理条例，从而遭到处罚。稍有不慎就可能从事“四自三不见业务”，即客户或供应商自带客户、自带货源、自带汇票、自行报关和出口企业不见出口产品、不见供货货主、不见外商的出口业务。

三、完善外贸企业内部控制的建议

（一）销售与采购环节的内控建议1.销售与采购权限划分销售和采购如果由同一人完成，那么整个贸易链条，实际上都是脱离公司管控的，所以销售人员取得销售订单后，采购询价、采购订单跟进、采购付款就需要由另外的人员负责。但是同时，销售合同与采购合同的ERP系统仍需要勾稽匹配，来保证合同盈利并且合同垫付资金的风险可控。2.合同、预算、收付款的验证ERP合同审批时应对预算收支进行审批，保证盈利。同时，实际收付款时应与预算进行核对和偏差分析。在采购和销售人员相互监督制衡的前提下，就能落实预算的执行和偏差分析的责任。应杜绝出现预算、执行两张皮，无人分析差额，或者有差额分析无人解释原因的情况出现。

（二）客户信用管理建议1.客户信用及账期的确认和追踪根对客户进行信用分级，分别确认可以给予的账期和信用额度。同时应适当运用信用证、托收等国际贸易结算方式，降低信用风险。2.赊销和预付款业务的追踪分析对于赊销和预付业务，不仅要设定信用额度，后期也要对账期和金额要追踪统计，对于临近信用额度的赊销，应设有自动预警；对于超额的赊销，应有新销售合同无法再签订的措施；对于有延期付款情况发生的客户，公司应及时做出反应，对客户的资信能力、盈利水平、发展状况重新进行评估。

（三）物流控制要点1.甄选货运国际贸易中货代的资质非常重要，选择资质高的货代可以让通关过程更加便捷。另外，内控严格的货代，在审查提货人单据等方面也会更加谨慎，避免发货人的损失。2.取得有效的货权凭证对于以销定购的业务，货物可能实际并未进入仓库，因此如何证实贸易的真实性、合法性对贸易公司就很重要，索要相关单据管理是一个必要的手段。外贸企业需要严格出入库操作流程，及时取得发货单据、物流运输单据和报关单。3.定期进行对账和巡查对贸易关注不能光是收集单据，还需要对单据之间的关系进行比对验证，检验真实和合理性。同时外管局网站有来汇付汇信息，海关有报关信息，税务有退税信息，外贸企业应充分利用监管机构提供的便利信息，做好对业务和物流实质的把控。

（四）遵守监管要求在总结各类经验的基础上，外管、海关、税务对外贸企业物流行为下达了一系列的规范。这些规范不仅便捷了政府机构的管理，同时也为外贸企业提供了操作守则，尽量避免其在纷杂的国际贸易中遭受损失。以下重点强调两点。1.对进口单据“三流一致”的核对进口增值税抵扣以及进口付汇时，应核对进口发票、进口报关单、进口付汇的三流是否一致，尤其是货物品名、数量、规格的一致。销售时，外贸企业一般情况下无法改变商品的性状，且金税三期对商品采购和销售的税目都有严格的监控，外贸企业开具发票时务必核对进项税票，做到票票对应。2.杜绝出口“四自三不见”业务外贸企业一定不能作“卖单”的出口商，要在贸易中应与供应商和客户充分的沟通联系，调查比对货物信息，及时发现不真实的贸易，这样在遵守国家政策的同时，也保护了自身的利益。对于外贸企业来讲，内控体系建设是一个复杂的过程，需要不断的摸索学习，而且对既有模式的改变也会牵动各方的利益，必然会遇到阻碍。但是一个严密的内控体系是企业运行的保障，需要企业坚定信念，各方协作，努力提升公司的管理水平。

作者：卢山 单位：北京钢研大慧科技发展有限公司