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高校档案信息的利用服务研究

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《福建商业高等专科学校学报》2016年第5期

摘要:

随着社会的发展,高校对档案信息的需求也越来越明显,未来档案利用服务的方式将朝整体化、个性化、知识化方向发展。传统的信息利用方式出现档案信息服务方式落后、档案馆(室)藏档案信息不够丰富多样、档案信息开发资金和人员匮乏等问题。可以从丰富馆(室)藏增加特色档案的收集、创新档案信息利用服务方式、完善档案服务基础设施建设、加强档案信息编研工作等措施入手,使高校档案信息利用服务能更快适应社会的发展需求,逐步实现档案信息化建设。

关键词:

高校;档案信息;利用;服务;问题;措施

高校档案信息利用服务,是指高校档案部门根据教学、科研、管理等方面的需求,通过一定的方式提供档案信息给用户的服务活动。档案利用服务是高校档案管理工作的目的和灵魂。高校档案资源只有通过利用、实现共享,才能使档案原有的价值由静态转入动态,真正实现其应有的价值。随着高校自身及社会的发展,特别是电子文件、数码产品、互联网的普及,信息需求的种类和方式产生了变化,未来档案信息利用服务的方式朝着整体化、个性化、知识化的趋势发展[1]。

一、高校档案信息利用服务的趋势

(一)整体化服务

在未来发展中,档案机构应该利用网络技术将档案信息资源整合为一个有机整体。这个整体以档案网络建设为基础、以档案信息资源为核心、以档案信息资源共享为目标,提高档案信息的集中利用程度。凡是能上网的利用者均可查阅自己权限范围内的档案信息,并在较短的时间内查阅保管在不同地域和部门的大量档案信息。对于某个特定的利用者来说,他面对的是一站式的检索和查阅界面,但后台是整体化的档案信息利用服务体系。档案机构通过网络把信息服务中的诸要素有机地连接成一个整体,实现资源的全面共享,档案工作的重心从收集向利用转移、从信息描述向信息传递转移、从提供档案线索和原文向提供分析加工过的增值档案信息产品转移,更好地满足用户的档案信息需求。

(二)个性化服务

随着社会信息化程度的深化,一般性的档案信息利用服务已无法满足不同利用者群体的需求,这就要求在档案服务工作中提供个性化信息服务。个性化信息服务是根据利用者的特定需求向其提供经过集成、相对完整的信息集合或知识集合,它是一种能满足利用者个体需求的服务方式。个性化档案信息服务是在研究利用者的个性、习惯、兴趣、知识结构、心理倾向、信息需求和行为方式的基础上,通过提供相关服务或利用者进行自助服务,使利用者接触到所需的相关信息和感兴趣的知识内容,以节约查找时间、提高效率。

(三)知识化服务

知识化服务是指档案利用服务中新近应用的知识管理和知识服务理念。随着信息技术的快速发展,知识管理逐渐兴起。它作为获取、存储、学习、传播、应用、共享知识的一种服务方式,在当今社会中发挥着越来越大的作用。知识化服务就是从各种显性和隐性知识资源中,通过对利用者的知识需要和问题环境的分析,将信息提取、重组、创新、集成的知识提炼过程,是有针对性地解决利用者问题的高级阶段信息服务,也可以说是档案信息的编研过程。

二、当前高校档案信息利用服务存在的问题

(一)档案信息服务方式传统、落后

传统的档案利用方式主要是对档案纸质文本的利用,通过提供档案原件借阅、复制档案原件、档案目录信息服务、出具档案证明、电话答复咨询等形式来满足档案用户的利用需要。这些形式的档案信息利用都属于用户提出需求,档案部门被动提供信息,且用户从提出需求到取得所需档案信息的时间较长。比如,用户要借出一份档案原件或者复印件,要取得相关部门领导的审批,或者即使是查阅没有借出,也必须亲自到档案馆(室)进行查阅。当然,电话咨询的方式比较快捷,但是仅限于口头的方式,无法提供实体文件资料,利用存在局限性。另外,对于一些声像档案的利用也比较死板,利用率低,许多录像带、语音带等没有及时转换为数码形式或因读取不方便而无人问津,给利用带来不便。

(二)档案馆(室)藏档案信息不够丰富多样

目前我国各高校的档案馆(室)多以收藏学校历史、教学方针、政策规章、收发文等文件档案为主。随着学校各方面的发展,以及计算机、多媒体、数码设备的普及和应用,档案内容和种类也逐渐增多,各种载体的档案信息层出不穷,而由于师生对信息需求的逐步提升,传统的档案载体已无法更好、更完整地记录高校各方面的信息,利用空间越来越狭小。要想进一步满足师生对档案利用的需求,就要全面规划高校档案的管理方案,完善档案馆(室)的档案门类,在丰富档案信息内容的同时,尽可能多地收集各种载体的档案信息,特别是视频、音频、数码相片等声像档案的收集,从而提高高校档案的服务性能。

(三)档案信息开发资金、人员匮乏

目前,许多高校对档案信息开发投入的资金较少,未设立档案专项预算,经费严重不足,导致档案信息开发步伐十分缓慢,档案管理的设施设备普遍比较落后。比如,有的高校档案信息管理虽然已经实现应用计算机管理,但配置较低,软硬件更新滞后,存储量不足,或者没有专门的服务器进行数据存储,无法实现档案利用的完全网络化和自动化,导致档案利用效率不高。许多档案信息的检索工具都比较简单,只是对题名、责任者、文号进行检索,还无法实现全文检索。另外,对档案进行更深层次编研的文献更是寥寥无几,主要是由于高校档案编研队伍力量普遍比较薄弱,从而影响了档案信息深层次的挖掘开发利用。

三、高校档案信息利用服务改善措施

(一)丰富馆(室)藏,增加特色档案的收集

1.不同高校的校园特征有所不同,档案部门要依据本校的优势,在保证信息真实性和实用性的情况下,增加特色的档案资料。首先要扩大资料收集的范围,除了原来归档范围内的文件,加强对其他种类档案的收集,比如校史、校友等资料的收集[1];其次,扩展收集渠道。在传统资料收集渠道不变的情况下,拓展全新的途径,针对科技、声像、电子档案等专门档案,可以通过网络传输、介质归档等手段实现,对校史、校情、校友等资料可以通过上门拜访、发函件、到相关单位查阅史料等方法获得。

2.加强档案数字化建设,建立档案信息电子数据库。数字档案的建设既要满足信息时代的要求,又要考虑到各个高校档案(馆)室管理的具体特点。要加大力度收集已形成的电子文件,特别是加强对校内各类刊物,如校报、学报、学生工作简报、论文集、校本教材等电子版本的收集,保证其真实性、原始性、不可更改性。对于传统的纸质文件可以通过扫描来实现数字化,按门类对这些数字档案进行整理、鉴定和编排,从而逐步建立起数字化档案信息库,由单一手工服务向计算机网络化服务转变。数字化成为提高档案管理工作效率的关键,是提高档案利用服务效率和提升利用效果的基础,也为今后档案信息服务方式整体化趋势奠定基础。

(二)另辟蹊径,打造档案信息个性化利用服务方式

1.利用网络,对档案信息进行合理开放利用。根据“积极慎重、合理利用”的档案开放原则,高校档案馆(室)可以根据实际情况和需求,在保密的前提下,对归档的文件进行严格筛选、鉴定、审核,通过校园网、办公信息系统等渠道分期分批向学校各院(系)、行政处室及直属单位开放历史、党群、行政、教学、科研、外事、声像、基建、设备、出版等档案门类的信息,并且对利用者的权限进行界定。将以往“你查我调”的被动服务形式转变为主动的导引服务模式。档案信息经过鉴定后在校园网上向校内各个部门开放,既是信息时代发展的必然要求,也是校务政务公开、方便校内各部门利用档案信息的客观需要。

2.借助校园网,对馆(室)藏档案进行展示。设置网上展厅,利用实物档案、声像档案信息在网上举办校史展、荣誉展、名师风采展、知名校友展、科研成果展、文化特色展览等,对学校进行全方位展示宣传,同时也让大家认识到档案的价值和作用。设置网上电子阅览室,把学校的学报、校报、团讯、学生工作简报、党建工作等各类刊物电子版上传校园网,在宣传校园文化的同时,也便于师生随时随地进行查阅。

3.开展专题活动,提供档案利用服务。结合世界档案宣传日开展档案咨询月活动,为广大师生提供全方位服务,利用服务来促进宣传。抓住学校每个阶段的工作重心及受众需要,确定主题,将本校的优势与档案资料相结合,对现有的档案资料进行深加工,编制相关主题资料,让档案资料的利用服务模式更主动、更系统化,最大程度地满足利用者的需求。

4.全面加强档案利用“窗口”建设,开展在线咨询和档案检索利用服务。根据需求,不断推出一些档案利用便民利民措施。比如,毕业生经常需要查学籍档案,许多学生都在异地甚至国外,因此可以利用网络技术,在保障安全有效的情况下,尝试开展学生档案异地利用,学生不必专程回校办理相关手续,可通过网上申请、身份认证等方式进行网上查找利用,这样既方便了学生利用档案,也提高了档案服务的效率,提升了档案服务水平。

(三)设立专款,完善档案服务基础设施建设

档案服务的基础设施建设是信息化的基础和前提。要实现档案信息化就必须依赖于各种先进设备设施,因此要把档案信息服务建设纳入高校每年的财务预算,设立专款专用。

1.完善基础设施建设。高校档案馆(室)要配置满足档案室管理软件运行、存储、查询等需求的计算机及服务器,以满足海量的档案信息处理的需求。在设备应用方面,要配备适量的扫描仪、打印机、复印机、录像机、照相机等设备,为信息采集以及信息提供利用做好准备;要配备性能稳定、存储量大的存储设备,比如硬盘阵列、硬盘、光盘等,另外对这些存储设备还要进行备份,定期检查翻录,防止信息丢失。

2.加强网络建设。高校档案馆(室)要建立相对独立的档案数据网络,与校园网、互联网进行区分。根据具体的情况,采取相应的技术措施与当前的办公网络和业务网络进行有效地隔离,采取严格的安全措施,保证档案信息数据在交换时的安全性。

3.加强档案管理软件建设。软件是数字档案的核心,可通过购买或者自行开发适用于本校管理实际的档案软件,并不断完善其功能,实现档案管理系统与办公自动化系统的对接,实现电子文件直接归档。高校选择档案信息管理软件的时候要注意选择稳定、安全可靠、易于操作且适合本校管理实际的系统,以满足档案数据录入、查询利用等需求,选择相对应的扫描软件和图像处理软件,对档案信息进行有效处理。还要及时收集利用者的反馈信息,对现有的管理方式进行改进和完善。有了这些专业设备和手段,还要有专门的技术人员进行开发维护,可以通过直接引入技术人才或者服务外包的方式来实现,从而使这些设备充分发挥作用。

(四)提升素质,加强档案信息编研工作

1.加强培训,提升编研人员素质。档案人才是档案管理活动中的主导因素,档案人才资源是高校档案部门获得持久竞争优势的重要保障。高科技的信息管理设备固然重要,但必须有一支高素质的专业档案管理人员来管理。深度的档案信息需要专业素质过硬的编制人员来进行编研,编研的质量与编研人员的素质息息相关。对此除了加强对已有档案人员的培训,包括业务知识及编研能力的培训,有条件的可直接引进高素质的人才提升编研能力。在人才选拔方面,要严格把关,选择具有档案管理知识以及信息管理知识的综合型人员参与到档案信息资源管理和整合过程中,特别是熟悉各类电子设备及数据库开发应用的技术人才。对于在岗的工作人员,要加强对他们的培训,不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中,可以采取长训与短训的方式,定期对他们的业务技能进行培训,巩固业务知识以及各种计算机技术的操作能力,培训出适合档案管理的专业素质较高的工作人员,让传统的档案被动服务模式向主动为人们提供档案的服务模式迈进[2]。

2.根据需求,扩大档案编研范围。当今社会提倡大数据,整个社会对信息数据的需求越来越强烈,对档案利用的服务方式和内容也提出更高的需求,档案利用从单一的职称评审、学历成绩查询、单份文件的利用查找,拓宽到教学、科研、基建、管理、财会、声像等各个方面的内容。服务内容从单一的提供利用,提升到提供各类统计数据、汇编等反映学校各个方面的材料。因此,高校档案部门要紧跟社会的需求,根据自身实际情况,逐步开发各类档案信息资源,为各项工作提供利用服务,以满足学校日常管理、教学、科研、宣传等各项工作的需要。

3.结合主题,增加档案编研深度。把高校档案馆藏中保存的档案资源按照一定的编研方案进行加工,使原来零散、琐碎、刻板的档案文件材料条理化、系统化、主题化,并通过提炼、升华,形成具有文化价值的编研成果,方便公众对档案的利用。对现有的档案资源进行深加工,而非简单的罗列,比如从校史档案中不仅可以看出学校的发展历程,还可以提炼出学校的文化内涵、校风的沿革、每个时期的办学特点,从而反映当时社会的某些特点形态。通过对档案资源的深入研究,有利于最大限度地发挥高校文化的功能,使高校档案文化资源建设更上一层楼。通过档案信息编研,整合高校档案信息资源,完成档案信息由量到质的转变,为高校管理、教学、科研等工作提供有效的参考信息,为档案利用服务向知识化迈进一步打好基础。

参考文献:

[1]徐亚群.对高校档案信息利用服务的思考[J].青海大学学报(自然科学版),2014,(4):91-93.

[2]李桂芳.如何提高党校图书馆管理策略[J].图书情报工作,2015,(4):12-13.

作者:邱晓青 单位:福建商学院党政办

福建商业高等专科学校学报责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次
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