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继续教育毕业生电子档案的探新

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一、继续教育毕业生电子档案在档案管理中的应用

1.建立电子档案方便直接查阅近年来,高校继续教育扩大招生,毕业后除了直接就业,考研、出国留学的学生也越来越多,因而查阅继续教育毕业生个人档案的单位也越来越多。以前都是纸质档案,用人单位费尽周折,利用多种渠道了解对方的真实情况,这无疑从人力、物力、财力上讲都是一种浪费。建立继续教育毕业生电子档案后,使毕业生的各种信息可在网上发布,利用者可直接在网上查阅、利用,为用人单位提供了最捷径、最准确的信息来源。

2.电子档案的应用普及成效显著进行电子注册就是在学生进校后即将其情况打入教育部的电子档案,一律采用代码形式,学生历年在校情况都将输入电子档案,学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成人继续教育和高等教育自学考试的毕业生文凭,从专科到研究生所有阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,2001年开始实行学历证书电子注册,注册登记的学历由教育部审核后,进入全国高等教育学历证书电子档案数据库,供社会用人单位网上查询。从开始实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》的近两年数据来看,2001年研究生教育、普通本专科教育、成人本专科教育共注册学历证书2164465份,其中研究生61680份,普通本专科1040718份,成人本专科945796份,军队院校116271份。2002年毕业生有350万份学历证书注册,其中研究生12.9万,普通本专科198.3万,成人本专科150万。如果加上自考学历文凭、军队院校毕业生,注册量已超过400万,比2001年多出接近1倍。同时,对实施学历教育的高等教育办学单位自1991年至2000年所颁发的毕(结)业证书也进行重新登记,把高校学历档案库建成后,用人单位只需将学生代码输入,就可在网上查实,对于以前已混入到一些领域的假高校学历文凭也有相应的应对措施。

3.电子档案和纸质档案相辅相存目前,继续教育毕业生电子档案的建立,并不是摒弃学生的纸质档案,而是把它作为原始材料,作为对电子档案的补充和备份。若对电子档案的信息有异议,还可查阅纸质档案,并作为最后的依据。继续教育毕业生电子档案和纸质档案并存,有效保证了其档案的真实性。

二、建立继续教育学生电子档案应注意的几个问题

继续教育学生电子档案在招生、考试、毕业生验证等工作上广泛的应用,使它的重要性日益突出。因此,必须加强电子档案的建立、保存、维护和管理。

1.确保电子档案的正确建立一个完整的继续教育学生电子档案,应包括学生照片信息、基础信息(姓名、性别、考号、年龄、身份证号、所在地)和成绩信息。电子档案在计算机中的存储方式分为两种,即图形方式和字符方式。学生的基础信息和成绩信息以字符方式存储在计算机里,学生的照片信息则以图形方式存储到计算机里。继续教育学历证书实行电子注册一年之后,又将新增毕业生照片和身份证号码与学历证书一同注册上网,从而使用工单位更快捷地查阅到真实可靠的人才信息。

2.确保电子档案的正确使用在高校档案管理中建立继续教育学生电子档案,是非常重要的数据文件,计算机操作人员起着举足轻重的作用。因此,计算机操作员必须有良好的业务素质和高度责任心,通过直接使用、提供复制品(拷贝)和通信传输三种方式方法,加强对继续教育毕业生电子档案的使用管理。电子档案在使用过程中,要注意以下几点,首先,是继续教育学生电子档案使用权限的限制。继续教育毕业生电子档案使用涉及到的人员比较多,有数据系统的管理人员,档案载体的保管人员,使用者及维护操作人员等,由于工作职责不同,因而要对不同的使用者的权限进行限制。在使用过程中,由计算机系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围,对涉及使用未经授权的功能,如非法删除,修改等行为,应能拒绝响应并给予报警提示。其次,要加强对继续教育学生电子档案复制品的管理。继续教育学生电子档案建立后,必须要送上级主管部门备份、汇总,各兄弟院校之间也要相互交流和利用,还要向网上发布,需向有关方面提供电子复制(拷贝)。因此,要考虑使用者的要求,审核使用权限后再进行拷贝,要通过技术手段防止所提供拷贝的再复制,对回收来的拷贝,应消除其信息内容。再次,使用中要采取必要的安全措施。继续教育学生电子档案的重要性要求在使用过程中应注意其安全。一般情况下,对于内容不是全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供使用,对于提供拷贝的复制工作,要在有效监控下进行;对电子档案直接使用或进行传输时,为了防止非法操作,对重要的数据文件要进行加密处理,对所使用的密码也要进行定期或不定期的更改。

3.确保电子档案的正确保存和维护电子档案的特性不同于纸质档案,决定了其在保存与维护方面的复杂性。首先,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以对载体所处的环境如温度湿度要达到有关标准,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。其次,要保证电子的原始性。电子档案的保存可以采取以下措施:一是在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与电子档案存储在一起;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品;四是要对电子档案载体进行定期的检测与维护。电子档案载体主要是磁性介质和光介质,很容易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,通过检测发现有出错的载体,避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。

4.努力提高电子档案管理人员的素质电子文件归档,电子档案保存及开发使用,都要靠管理人员操作。电子档案的特殊性和重要性,要求电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用知识及自然科学基础知识,同时也要掌握相应的档案管理基础知识,还要熟练地掌握英语。无论是开发人员还是管理人员,都必须有高度的责任心和使命感,增强为学生服务、为社会服务的意识。高等院校的档案专业,要把电子档案管理人员的培养当作一件大事来抓,要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求,拟定教学大纲,组织教材编写,进行系统的培训,要尽快造就成批的电子档案管理人员。

作者:桑媛媛单位:合肥工业大学继续教育学院

当代继续教育杂志责任编辑:田老师    阅读:人次