驻外项目文件流程控制探讨范文

《广东土木与建筑杂志》2014年第七期

1项目管理文件的分类及编号

⑴明确项目的管理各方，也即项目管理文件的流转各方，该项目包括淮南市审计局（跟踪过程审计）、淮南市重点局（政府方管理代表）、安徽理工大学（使用单位）、代建单位、监理单位、施工单位；⑵明确项目的管理文件需解决哪种形式的问题，也就是上述的5种类型；⑶明确解决问题所属的专业类别，该项目包括建筑、结构、幕墙、强电等；由此，我们在定义项目管理文件编号时，按照以上不同的管理主体、形式、专业，形成表1的编号索引表。其中，工作联系单（G）可由业主、施工、设计、勘察、监理单位提出，例如我方提出涉及建筑类的工程事务管理联系，编号为BG-001［B（施工）G（工作联系单）001（序号）］，代建单位的工作联系单编号即为Y（B）G-001；工程联系单（J）可由业主、施工、设计、勘察、监理单位提出；技术核定单（H）、费用签证单（F）、材料确认单（M）则一般仅为施工单位提出，编号为H-001（序号）。

2项目管理文件的流转程序管理

2.1项目管理文件的流转程序控制思路⑴项目管理是以《工程建设合同》为蓝本的全面管理，我们对于项目管理文件更要清晰合同中的根本说明，例如在合同中关于工程变更事件有以下描述“：工程变更事件发生后，承包人须于2d内将变更签认报告送监理工程师，监理工程师收件后3d内确认，后送发包人审核，发包人收件后7d内确认。以上逾期确认的视作同意。”在合同中，即对监理单位、建设单位在文件的审批时效有要求，更对施工单位有申报时效的要求。⑵工程项目管理必须要符合工程建设当地的管理要求。该项目位于安徽省淮南市，既有监理单位、代建单位、使用单位的管理，还要接受淮南市重点局、审计局的过程监督。尽管如此，我们在项目管理文件的工作上还是要争取在合法、合规的基础上，尽量简化各类项目管理文件的流转程序，以提高管理效率。对此，我们对各类文件的流转程序进行了分类：①工作联系单：由施工单位发出，一般仅为日常工作事务，不涉及图纸变更；变更，完成“监理单位→代建单位→使用单位”的流转程序即可；②工程联系单在施工单位、监理单位、代建单位、使用单位、设计单位中流转、确认，审批完成后抄送至淮南市重点局、审计局；技术核定单、费用签证单同时需要管理各共同确认；《材料确认单》，在“监理单位、代建单位、使用单位、设计单位”流转即可；③以合同为依据，控制合理的流转时效。我们对不同项目管理文件的流转时间进行了相关规定。a.工作联系单：对于施工单位提出的问题，各单位原则上1d内出具意见，回复、解决时间一般不超过3d；b.工程联系单：对于施工单位提出涉及工程施工的技术问题，各单位原则上1d内出具意见，回复、解决时间不超过5d；c.技术核定单：在监理工程师确认后（收件后3d内），送代建单位，代建单位3d内确认，送发安徽理工大学，安徽理工大学4d内确认；d.费用签证单———监理工程师收件后2d内出具意见→代建单位收件后2d内出具意见→安徽理工大学收件后2d内出具意见→重点局收件后2d内出具意见→审计局收件后2d内出具意见；e.材料确认单：在材料看样定板确定的当天内完成意见签署。

2.2项目管理文件的流转程序控制手段⑴形成文件《关于统一“安徽理工大学新校区工程”项目管理文件的函》，且参建各方均在文件上签署了同意执行的意见。⑵形成管理台账，能够反映文件的编号、各单位的审批时间、流转状态。⑶加强监督，部分单位对于项目管理文件的批复一般会有延期的情况，有了各方统一的管理规范，可以通过口头、书面、会议等多种方式进行相互监督。

3结论

项目管理文件是项目管理中的重要组成部分，有着重要的实际性意义。一套清晰的项目管理文件流程控制程序，既参照合同文件精神和相关项目管理规范，能够提高项目的管理效率，更是对于项目参建的任何一方都到了约束的作用。无论项目的管理环境如何复杂，只要做好对项目管理文件的流程控制，就能更简洁、高效地为工程建设服务，为承建该大型驻外项目的管理成功打下坚实的基础。

作者：韩守坤梁潮柱单位：广州机施建设集团有限公司