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石油企业建立数字文档中心应用探讨

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随着信息技术的不断发展,信息化在国家和社会中的发展中起到了越来越重要的作用。信息技术正逐步成为国家科技创新、经济发展方式转变和经济结构调整优化的重要手段,并越来越受到国家重视。在石油行业,信息技术得到了更加广泛的应用,国内外各石油公司也把如何应用信息技术、促进传统生产方式转变作为一项重要的研究课题,并逐步推动石油行业信息化从“数字油田”建设,逐步迈向以自动化、智能化为主要标志的“智能油田”建设的新阶段。但就信息化方面而已,国内石油企业的信息化水平则远远落后于国外大型石油企业,在文档管理方面也是如此。目前,国内大部分石油企业还在使用传统的纸质文档或者分散式的电子文档的形式储存文档。在这些文档管理模式之下,不仅文档的安全性得不到保证,也无法做到有效的权限分配和审计功能。一旦发生纸质损毁或者硬盘故障,就会导致文档的丢失,或者影响文档的使用。

一、国内石油企业现行文档管理方式存在的问题

1.纸质文档管理存在的问题

国内石油企业的文档来源众多,很大一部分都是使用纸质媒介进行存储,比较重要的纸质文档经过一系列审核流程之后,都会被归档并放入档案室或档案馆进行存储,并再次通过纸质媒介建立相应的属性和目录以方便检索和借阅。这种传统的纸质文档管理方式会带来诸多的问题。(1)不利于文档保存。纸质媒介有着易脏、易碎等缺点,容易沾染灰尘和污渍,特别是随着时间的推移,纸质媒介会变的发黄,干裂,上面记录的内容也会变得模糊。就算保存的再仔细再小心,这种情况也无法避免。而且由于某些文档较长,纸张数量较多,极易发生缺页、残页等现象。如果纸质文档遭到损坏,在没有副本的情况下,其内容也将永欠缺失。(2)不利于文档的查阅、分享。如需查看和借阅文档,首先要对文档的目录进行检索,而这些目录大多也是由纸质媒介形成。这就需要人为的去按照一定的规则,并且根据一定的属性去翻阅这些目录,从中找出目标文档的存放位置。找到存放位置后,还要从众多的文档中将这些文档取出,并且带走。如果所需的文档数量庞大,可能还要借助汽车等载体将文档运走。这些工作都会耗费大量的人力、物力,甚至影响工作的积极性。(3)不利于成本的降低。一方面,存放纸质文档需要空间,随着文档数量的增加,存放空间也必须不断扩充,文档的管理人员也需要不断的增加;另一方面,纸质文档对于纸张的消耗也会不断的增加。这不仅使得企业成本上升,也将不利于节能环保的实现。

2.电子文档管理存在的问题

随着国内信息化进程的不断加速,大多数企业都开始使用PC终端和办公软件开展工作,这就会形成大量的电子文档。但是,国内大多数石油企业并没有将这些电子文档进行统一管理,而是让它们分散在各个员工的PC终端里。就算是统一管理,也是以文档服务器等简单形式展开。如设立一台公用PC终端,划分若干个盘符,通过局域网满足基本的文档上传下载功能。这样的管理方式也会带来诸多问题。(1)文档的安全性得不到保障。一方面,PC终端或文档服务器极易发生当机、硬盘损坏等故障。由于没有备份机制或高可用机制,PC终端一旦瘫痪,其内部存储的电子文档都将无法使用。如果硬盘数据无法恢复,将导致电子文档永久消失。(2)文档的保密性得不到保障。由于PC终端或文档服务器缺乏审计机制,且权限控制机制过于简单,将很容易出现文档服务器产生信息安全问题,进而出现电子文档发生丢失、泄密等一系列问题。(3)文档的分享性得不到保障。由于电子文档大多存放在个人的PC终端中,只能通过人为交流,拷贝至移动存储等方式进行分享。即使是使用简单的文档服务器,其检索机制也相对较慢,更无法应对大并发量的状况。

二、数字文档中心的基本架构

为解决上述文档管理过程中出现的问题,国内石油企业可以根据自身的特点和需求,建立属于自己的数字文档中心系统,从而科学的、有效的管理自己的文档。目前,在国内应用较多,比较著名的内容管理解决方案主要有IBM公司的FileNet平台、Opentext公司的Livelink平台等。下面以IBM公司的FileNetP8平台为例,展示应当如何建立数字文档中心系统。

1.数字文档中心系统开发平台的基本介绍

IBM公司的FileNetP8平台是一款优秀的企业内容管理解决方案。利用它在内容管理方面的强大功能,可以轻松的完成企业级的文档管理。FileNetP8平台的基本框架(图1)由容引擎CE(ContentEngine)、流程引擎PE(ProcessEngine)、应用引擎AE(ApplicationEngine)和转换引擎RE(RenditionEngine)四部分组成。内容引擎主要管理范围广泛的企业内容和对象;流程引擎为管理业务流程的各个环节提供服务;应用引擎则是平台的展示层,FileNetP8自带一个名为WorkplaceXT的应用软件,可以实现数字文档中心的大多数功能,适用于不需要做二次开发的中小型石油企业。但是由于其过于死板,界面不够友好等缺点,大多数石油企业还是应该充分利用FileNetP8平台的特性,在此基础上进行二次开发,最终形成适合自身的应用界面。

2.数字文档中心系统的硬件架构

为保证数字文档中心系统的高可用性,在设计其硬件架构时应考虑采用实时应用集群技术以及负载均衡技术,来加强系统的稳定性。同时,在性能允许的情况下,可以使用虚拟化技术,以部分虚拟机来充当服务器,达到提升管理效能,降低成本的目的。以下给出一种较为通用的硬件架构:如图2所示,该架构由三台引擎和应用服务器,两台数据库服务器,以及一台离线控制网关服务器组成。其中,三台引擎和应用服务器分别是web应用服务器、内容引擎服务器和流程引擎服务器,Web应用服务器主要用来发布数字文档中心系统的前端应用,可以使用虚拟机;内容引擎服务器主要用来存储和管理电子文档、视频、图片等范围广泛的企业内容及对象,因此需要较大的存储容量,可以通过存储阵列来进行扩充;流程引擎服务器主要用来为档案借阅、文档推送等流程提供服务和支持。两台数据库服务器使用oracle数据库,并使用oracle的实时应用集群技术(OracleRAC),将两台数据库服务器做集群。此外,还需部署一台服务器用作离线控制网关,当进行涉密文档或档案的借阅时需要通过网关进行加密,然后再由专门的离线控制客户端进行解密,从而提高了电子文档的安全性。

3.数字文档中心系统的设计与应用

按照石油企业的规模和结构,可以选择两种方式来建立数字文档中心系统。一种是以整个企业作为单位建立数字文档中心系统,这种方式比较适合中小型石油企业;一种是以企业下属的分公司为单位建立分公司级的数字文档中心,通过定期上传或其他方式统一保存至总公司的数字文档中心系统,这种方式比较适合国有特大型石油企业。基于FileNetP8所搭建的数字文档中心系统还可以与AD域进行集成,通过单点登录技术可以免除用户名和密码的输入,并在登陆的同时快速读取用户信息,便于权限的管控。

4.电子文档管理

在电子文档管理方面,数字文档中心系统应包含个人文档、部门文档、档案中心三大模块,并配以快速检索和全文检索两种模式,以方便查看和借阅。个人文档模块用来存储和管理用户个人的电子文档。可以通过设置“我的文档”、“我的借阅”、“我的共享”、“我的收藏”、“我的检出”等几个子模块来实现。(1)“我的文档”模块:用来存储和管理用户自己的电子文档。由于上传至个人文档模块的电子文档只属于用户个人,所以应对其进行权限设置,只能由用户个人及数字文档中心系统的管理员进行操作,其他用户无权对其进行任何操作。(2)“我的借阅”模块:用来显示用户借阅的电子档案及借阅信息,如借阅天数、到期时间、当前状态等,并对其中的档案进行查看、下载等操作。(3)“我的共享”模块:用来显示用户之间共享的电子文档,分为“他人给我共享的”以及“我给他人共享的”两个列表。用户对被共享的文档只能执行查看和下载操作。(4)“我的收藏”模块:和IE浏览器用的收藏夹的功能一样,用来收藏用户常用的文件夹、文档路径等。(5)“我的检出”模块:用来显示用户已检出的文档,或对其进行检入或取消检出等操作。

部门文档模块用来存储和管理企业下属部门的电子文档。各石油企业可以根据自身需求和规模设置子模块和文件夹。较为常用的设置方法是按照企业的组织结构,以树形结构的模式进行设置和展示。如树形结构的第一级为企业的各部门,第二级为部门下属的科室或各路工作,第三级为科室工作的具体细分,如综合管理、党群工作等,依次类推。鉴于部门文档的目录复杂,数量庞大,用户可以按照“组”的形式划分权限,管理文档。首先根据各部门、各职位划分若干组,如党群工作部部门经理组、党群工作部岗位经理组、党群工作部文档管理员组、党群工作部用户组等,再把相应的用户添加进组。然后,根据企业自身的管理现状和工作划分,由部门文档管理员把各组的权限添加到相应的模块、文件夹和文档之上即可。同时,权限也应进行细分,如分为所有控制、修改、创建、查看等若干权限,以便于权限的精细分配。较为简单和常用的权限分配为:部门经理组、文档管理员组拥有所有控制权,能够执行部门文档的任何操作;岗位经理拥有创建、查看权,能够创建文件夹、上传文档并进行下载查看;部门用户组只拥有查看权,仅能够下载和查看已上传的文档。这样的权限设置及划分拥有较强的灵活性,能够达到“想让谁看让谁看,想让谁删让谁删”的效果。由于石油企业在科研、生产过程中会产生大量的档案资料,且大多数档案资料较为珍贵,保密性较强,但使用纸质媒介存储又不利于档案的长期保存和借阅,所以通过数字文档中心系统的档案中心模块统一存储和管理企业的档案资料是行之有效的方法之一。

档案中心模块的目录结构可以按照石油生产过程进行分类,如分为地质勘探类、油田开发类、地球物理类等。权限也应严格控制,除系统管理员和档案管理员之外,企业所有人都不允许对档案进行任何操作。如需下载和查看档案,必须发起档案借阅流程,按照企业规定,由相关领导和档案管理员审批通过后,才能下载和查看。并且要对借阅时长、打开次数、可否截屏、打印和转发等做严格控制。控制机制由离线控制网关和离线安全系统完成。档案下载和查看时必须通过离线控制网关进行加密,借阅者则要在本机加装离线安全系统才能打开已下载的档案,从而保证档案资料执行审批后的权限。数字文档中心系统还需具备强大的查询功能,为用户在查找文档和档案借阅时提供便利。一般情况下,系统可配备快速定位、高级查询、全文检索三种查询方式以满足用户的各种查询需求。快速定位是指通过输入文件夹或文档名称的关键字,快速搜索出含有关键字的文件夹和文档;高级查询是指通过设置各种搜索条件,如名称关键字、上传日期、上传用户,以及其他各种属性,将文件夹和文档精确定位;全文检索是指通过输入想要查找信息的关键字,搜索出整个系统所有文档中含有此关键字的文档,并显示该文档含有关键字部分的摘要。三种查询方式可以通过在FileNetP8平台上进行二次开发,或使用其自带的WorkplaceXT并关联全文搜索引擎实现。

三、数字文档中心系统的应用优点及意义

数字文档中心系统的建立,使得国内的石油企业可以一扫传统文档管理体系的弊端,进一步将石油生产、地质研究等专业领域与信息化相融合,无论从经济效益方面还是从企业管理方面,都会对石油企业产生巨大的积极影响,其主要表现为:

第一,引入科学管理体系,实现知识和内容的共享。随着云计算技术和协同管理的发展,内容管理和知识管理已经成为新型IT应用的核心,也是国内石油企业必须要引入的新型管理理念。而数字文档中心系统正是内容管理和知识管理的集成和应用。它不仅能够储存石油企业的内容和知识,并且可以作为数据源,通过接口、中间件等方式与企业门户、油藏数据库等其他系统相连,完成整个企业的数据和知识的共享。

第二,节省工作时间,提高工作效率。数字文档中心系统是石油企业文档管理的信息化体现,它实现了文档和档案的分级、分层、规范的管理模式,快速便捷的知识共享手段,与传统的文档管理方式相比,数字文档中心系统通过规范电子文档和档案的管理,省去了用户在找寻、传递、运输、审批传统文档和档案中所花费的时间,提升了企业内容和知识的分享能力,并且使得文档和档案更加易于编辑和归类。

第三,严格管控,确保文档和档案的安全保密性。通过使用数字文档中心系统,解决了传统纸质文档易脏、易碎、易丢失的问题。由于系统具备统一备份的功能,即使软硬件同时遭到损坏,也能及时恢复,找回文档和档案,从而消除了传统纸质文档损坏即永久丢失的缺点。而且,系统对于文档和档案权限的严格管控也是传统的文档管理方式所不能比拟的。所有的文档和档案都需要一定的权限才能查看,并且存有记录可以溯源和追责。档案更是需要进行二级审批才能下载和查看,并通过离线安全系统根据需要防止其转发、拷贝和打印,不像纸质文档只需复印打印即可进行传播。相较于传统的文档服务器,数字文档中心系统中存储的文档和档案都以加密的形式保存在内容引擎服务器中,即使得到了服务器的硬盘,也无法读取数据。

第四,节省资源、降低成本、低碳环保。数字文档中心系统的使用,一方面有效的减少了诸如资料室、档案馆等存储纸质文档和档案所占用的空间,节约了大量用于查询、搬运文档和档案所耗费的人力物力;另一方面,由于数字文档中心系统是共用系统,用户不必将电子文档存储于个人电脑上,从而节约了电脑内存、硬盘空间等硬件耗材。不仅如此,数字文档中心系统的建立和使用,在为企业节省大量资源,降低成本的同时,还有效的推行无纸化办公,大大节约了纸张的使用量,从而积极响应了我国所提倡的低碳环保的理念。

作者:孙岳

石油企业建立数字文档中心应用探讨责任编辑:张雨    阅读:人次