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航空工业单位档案信息化建设

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随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术的迅速发展,我国的信息化进程日新月异,对产业结构的优化升级和实现工业化、现代化起着关键作用。航空工业作为高科技产业,信息化的发展程度对科研生产和经营管理产生着直接影响。档案信息化作为各单位信息化建设中的一部分,其发展水平事关单位整体信息化发展程度;如何更大程度的发挥档案信息资源在科研生产和经营管理中的作用一直是全体档案人的不懈追求。近年来,随着数字档案馆建设在行业内的迅速推广,各单位的档案信息化层次无论在硬件设施建设还是馆藏资源数字化方面都取得了长足的进步;我们的目标是充分应用现代信息技术,利用数字化手段,以综合档案信息资源处理为核心,对电子文件和数字档案信息资源进行收集、管理,通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用,实现信息资源共享,最大限度的利用现有资源、缩短产品的研发周期。

一、航空工业企事业单位档案信息化建设内容及现状分析

档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。而行业数字档案馆建设的评定参考范围为硬件及网络建设、档案管理系统平台建设、档案资源库建设、运行机制建设、标准与规范体系建设、信息安全与保密体系建设等项内容。这反应出数字档案馆建设和档案信息化建设内容高度交叉、具有极大的相似性,可以认为数字档案馆建设是档案信息化建设的具体表现。因此,行业内的档案信息化建设情况可以通过数字档案馆建设情况反应出来。

基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备,随着行业内信息化建设和技术改造方面投入的加大,档案信息化建设作为单位信息化建设中的一部分,各单位在计算机、服务器、输入输出设备、数字整合设备、照相摄像设备、网络等方面的配置较前几年已有很大的改善,为档案信息化建设在硬件及网络方面提供了有力保证,基本能够保障档案信息化建设的需求。档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录数据库建设、全文数据库建设及专题数据库建设。完善的目录数据库保证了有实物即可实现网络查询,使查全率和查准率有了保障;而全文数据库建设因工作量大、耗时长、见效慢,行业内比较常见的做法是有针对性的对利用率较高的文书、产品、科研、基建(主要是竣工图类)、照片、会议等门类档案进行数字化处理;各航空企事业单位因成立时间较长其巨大的数字化工作量决定了只能是有针对性的、分批进行数字化处理。专题数据库建设是指对馆藏档案进行二次开发,针对广大科研和管理工作者利用需求大而建立的诸如大事记、型号研制史、专利、产权、单位荣誉、重大人事任免、组织沿革、合同管理等数据库,有关方面的利用人员对某类型档案既有针对性又有全面性的查阅。

应用系统建设。应用系统是指档案管理利用平台,主要是对档案信息的收集、发放、回收、销毁、管理、利用、安全等方面情况的管理,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。航空兰台档案资源综合管理系统作为针对行业特点开发且得到普遍推广的应用系统,突出了航空工业现行文件的管理特色,以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础,对电子文件进行实时捕获与归档,是一个可扩展的网络应用系统,与单位内常用的OA、ERP、PDM等系统留有接口,可以实现无缝连接,实现业务数据的实时在线归档,档案管理人员通过客户端的文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、系统维护等模块实现对档案数据库的操作;其他人员则通过与档案管理系统连接的WEB端对数据进行条目录入、全文上传、浏览、查询、借阅等。各单位根据自身特点又在航空兰台档案资源综合管理系统的基础上进行了二次开发,基本满足了档案管理的需求。标准规范建设。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范,这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。行业内数字档案馆标准规范体系建设也是从管理、业务和技术三个层面来制定和推行,两者都是按照国家和行业内的相关标准执行的。

人才队伍建设。档案信息化建设,人才是关键。档案信息资源的开发,从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用,是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程,要使这个系统良好的服务科研生产和经营管理,保证创造最佳的社会效益与经济效益,关键是要培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术,又热爱档案事业的专门人才,以满足档案信息化建设的需要。档案部门应加强教育培训工作,各单位之间、各单位内部档案管理人员之间多开展技术交流培训,培训内容要紧跟信息时代的需求并联系工作实际,与时俱进,开拓创新。培养广大档案从业人员树立“岗位虽平凡,心态不平凡”的精神理念,养成严谨细致的工作作风。努力打造一支业务能力出众、拥有较强的事业心、高度的责任感和使命感、耐得住寂寞并愿为档案事业奉献精力与青春的团结型团队。

二、档案信息化建设中遇到的问题及对策

1.海量待数字化资源与人员设备短缺方面。馆藏资源的数字化是一项长期、繁重的工作,即使投入大量的人员与设备,短期内也很难看出效果,因为经过长时间的积累,各单位都形成了大量待数字化的纸质档案,若将档案馆馆藏全部数字化,无论从人力、物力还是在时间上都是不现实的。我们需要针对馆藏资源有计划、有步骤的根据档案的利用率、重要程度分批进行数字化处理,对于利用需求不大的档案可根据人员、设备等情况最后数字化或不数字化,待有利用需求时再进行数字化。[2]在纸质档案的数字化过程中一定要协调好速度与质量两方面的关系,确保在扫描加工、格式转换等过程中档案不会失真,在扫描过程中针对不同色调、纸质和字迹需要调整不同的技术参数,如分辨率、明暗度、对比度等,技术参数选择的不恰当将会直接影响扫描质量,造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息,客观上造成档案原貌的改变。

2.档案信息资源的长期存取方面。“据报道,美国航空航天局发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中,已经有20%的数据完全丢失,还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出,程序员也无法保证将其恢复”。[3]数字化档案信息资源的长期存取问题是档案信息化建设必须面对的问题,主要表现在:其一,是现在应用比较广泛的光盘存储,然而其寿命在排除外界因素影响的情况下也就30年左右;其二,是现在计算机软件更新很快,各种软件之间、各软件不同版本之间的兼容性问题,若干年之后,能否用现行软件还原当初的数据,谁也无法保证;其三,是数字化档案信息资源对计算机设备的依赖性,若设备发生故障,无法修复而又没有备份时,很可能导致数据的丢失。为了保证信息资源的长期存取,需做好存储介质的备份工作,不仅要使用不同介质进行备份,还要做好异地备份工作。对存储在磁、光介质载体上的数字化信息资源,载体应直立摆放,并做好避光、防潮、防湿、防尘、防磁等工作,存储有重要信息资源的载体应存放在防火防磁柜中。因电子档案是以计算机语言形式存储于各种载体上,必须依赖相应的计算机软硬件平台才可还原,所以还需对其依赖的技术、数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换;并对存储介质定期进行有效的检测与维护。

3.档案信息资源的安全方面。无处不在的计算机病毒可能会导致电子文件的破坏或档案服务器的瘫痪,虽然航空工业所用的都是隔离了互联网的园区网络,各单位信息中心都会在定期升级专门针对行业开发的瑞星杀毒软件航空版病毒库,并且会定期在园区网范围内统一进行病毒查杀;但据信息中心的审计报告显示每月还是会有不同数量的计算机遭到病毒的攻击。有窃取行为的间谍活动可能会盯上某些特殊的行业;近年来军工系统内发生的失泄密事件中就有因计算机受病毒攻击而导致失泄密的事件。因此,本单位保密管理制度的不完善,缺乏严密的安全保密操作规程,档案馆内部人员的职责和操作权限不明确;还有人为或偶然事故造成的威胁等,这些对档案信息化建设在安全方面都提出了严峻的考验。我们需要在保障信息资源方便利用的同时,还要保证信息资源的长期安全。安全问题作为计算机网络世界最大的难题,当然也是档案信息化建设的难点。加强防范计算机病毒和黑客入侵,防止外界对涉密档案信息的窃取,及时更新杀毒软件及防火墙,特殊行业最好使用国产杀毒软件或在局域网内使用针对本行业开发的国产杀毒软件;加强容灾备份,防止意外事故造成的威胁,如由于操作失误而产生的不可欲知的事件、网络系统软硬件的故障引发的系统问题等。完善本单位安全保密管理制度,建立与档案信息化建设运行相配套的管理制度,明确各种管理员的职责和操作权限。在档案馆数据库的安全策略方面采取身份认证、存储访问控制、数据加密、审计追踪、数据库的备份与恢复等措施,有效防止非法用户对数据的访问;有效控制合法用户的正确操作;有效监视各用户对数据库的操作,通过审计日志可追溯其对数据库的所有操作记录;保障数据库的数据不受软硬件故障、人为破坏等因素的影响。

4.档案信息化保存格式及数据冗余问题。目前在纸质档案数字化时一般有PDF、TIFF、BMP、JPEG等几种格式,这几种格式中尤以PDF和TIFF格式最为常见,两者比较而言PDF格式在存储占用空间及普遍性上更占优势;因此,各单位在数字化过程中有相当部分电子文件是以PDF格式存储的,然而有关数字化档案的存储格式国家最新的标准仍然是《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002,其中规定扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式;在这一点上与我们的日常工作是存在出入的。随着大数据时代的到来,档案存储服务器需要的空间也越来越大,档案工作人员在接收电子文件时可能面对归档数据的多种形式,如某文件归档的可编辑的文本格式及档案人员数字化后的不可编辑格式;某图样归档的可编辑的二维三维模型及档案人员数字化后的不可编辑格式等,在我们的档案数据库中,某一条目录下对应很多条电子文件是将是越来越正常的现象。但同时这两种格式电子文档利用的可能性都是存在的,对于希望在此基础上改进改型的利用人员而言,真实性虽然不能保证,但作为参考用其可编辑性将在工作量方面大大减少;而对于只是将该文件用来参考借鉴的利用人员而言,其真实性又是第一位的。两者不相矛盾,只是在对同一份文件利用时的侧重点不同而已,这就要求我们在收集数据时范围尽可能的广泛,同时数据存储量也将大大增加。

档案信息化建设是一项需要不断深入和扩展的复杂工程,需要长期细致的工作,有待于在实践中不断发展和完善,在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则。因各行各业都有其不同的特色,航空工业由于涉及国防建设、部队需求,其开放程度与其他行业存在着很大的差别,但在很多方面还是存在着相似性,对其他行业有一定的参考价值。档案信息化建设作为一项开创性的工作,不同单位在建设过程中会遇到许多相似的问题,因为最终目的都是通过档案信息资源的有效整合,使档案信息资源得到有机的统一,解决“信息孤岛”现象,实现档案信息资源的有效共享,提高档案信息资源的利用率,满足大众对档案信息资源的利用需求。

作者:马晓波 单位:中航工业航空动力机械研究所

航空工业单位档案信息化建设责任编辑:杨雪    阅读:人次