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航空数字档案馆建立

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本文作者:马晓波单位:中航工业航空动力机械研究所

随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术的迅速发展,我国的信息化进程日新月异,对产业结构的优化升级和实现工业化、现代化起着关键作用。航空工业作为高科技产业,信息化的发展程度对科研生产和经营管理产生着直接影响。通过建设数字档案馆,使档案信息资源的管理和利用更大程度的满足科研生产的需要。由于数字档案馆在国内档案学界尚无统一定义,中航工业根据自身特点,给出了这样的定义:数字档案馆是应用现代信息技术,利用数字化手段,以综合档案信息资源处理为核心,对电子文件和数字档案信息资源进行收集、管理,通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用,实现资源共享的信息系统。为了最大限度的利用现有资源、缩短产品的研发周期,中航工业设想通过推进中国航空档案信息化建设,建设门类齐全、多种载体、具有相当规模的档案信息化资源和集收集、管理、利用多种功能于一体的网络平台,实现档案工作管理规范化、档案资源数字化、服务网络化,满足科研生产、经营管理及发展需要的同时,为最终实现集团公司档案信息资源的集成与共享打好坚实的基础。由于中航工业企事业单位的业务均以军工产品的生产或研发为主,本行业与其它行业之间、本行业之间、本单位内部之间由于涉及保密问题,档案信息资源的共享问题受到了很大的挑战。之前,各单位根据自身特点购买的档案管理系统及版本各有不同,严重影响着档案资源的开发和利用力度。随着档案信息资源利用的广泛化、不同涉密级别人员对不同密级文件的在线浏览需求的增大,中航工业在行业内部适时推广了针对本行业发展趋势的更新版本的航空兰台档案资源综合管理系统,较好的处理了一直困扰档案信息资源在线浏览与保密之间的问题。

一、中航工业企事业单位数字档案馆建设现状

中航工业集团公司下属的近十家企事业单位的数字档案馆先后通过了由行业内部组织的评定验收,评定参考范围有硬件及网络建设、档案管理系统平台建设、档案资源库建设、运行机制建设、标准与规范体系建设、信息安全与保密体系建设等项内容。

(一)硬件及网络建设

随着近年来国家在信息化建设和技术改造方面投入的加大,而档案信息化建设又是单位信息化建设中的一部分,因此,各单位在计算机、服务器、打印扫描设备、数字整合设备、照相摄像设备、网络等方面的配置较前几年已有很大的改善,为数字档案馆建设在硬件及网络方面提供了有力保证,基本能够满足数字档案馆建设的需求。

(二)应用系统平台建设

航空兰台档案资源综合管理系统是一个可扩展的网络应用系统,与单位内常用的OA、ERP、PDM等系统留有接口,可以实现无缝连接,实现业务数据的实时在线归档,档案管理人员通过客户端的文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、系统维护等模块实现对档案数据库的操作;其他人员则通过与档案管理系统连接的WEB端对数据进行条目录入、全文上传、浏览、查询、借阅等。该系统由于是针对本行业而开发,突出了中航工业现行文件的管理特色,以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础,对电子文件进行实时捕获与归档,通过加强元数据的管理,增强对电子文件原始性和完整性的认定。

(三)档案数据库建设

档案数据库分为目录数据库和全文数据库,完善的目录数据库保证了有实物即可实现网络查询,而全文数据库则是有针对性的对利用率较高和近十余年的文书档案、产品档案、科研档案、基建档案(主要是竣工图类)、照片档案、会议档案、专题数据库等进行了数字化处理,在PDM运行之前形成的文件只能是通过对纸质档案进行扫描形成全文数据,其巨大的工作量决定了只能是有针对性的、分批进行数字化处理。多媒体档案作为数字档案馆数字资源的重要组成部分,由于其制作大多是在档案馆的分支机构———单位电视台档案分馆进行,并定期向档案馆以光盘、磁带方式转交,其占用服务器空间极大,档案部门一般将其中重要视频档案挂接到服务器,通过数字档案馆门户网站实现视频浏览,其余则通过多媒体数据库中的目录指引以光盘形式外借实现利用。

(四)运行机制建设

为确保数字档案馆建设的顺利进行,在单位一把手为组长的信息化建设领导小组下设立数字档案馆建设领导小组,由具体主管信息化建设及档案工作的领导和档案部门、计算机中心、设计部门、技术改造部门、财务部门等单位负责人组成;全面负责本单位数字档案馆建设,决策重大问题,协调各方面关系,对数字档案馆建设工作进行督促检查。档案部门和计算机中心业务联系上的紧密性使得数字档案馆建设在人员配备上既有熟悉档案业务,又有信息技术方面的人才。建立健全与数字档案馆运行相配套的管理制度,明确了相关人员的职责,规范了其在档案数字化、网站维护、数据库管理等方面的行为。

(五)标准与规范体系建设

数字档案馆标准规范体系的建设一般从管理、业务和技术三个层面来制定和推行,管理性标准规范主要包括明确数字档案馆工作人员的职责和任务,用户权利和义务,以及进行数字档案信息资源合法性的确认等;业务性标准规范主要包括术语标准以及与数字档案馆业务密切相关的电子文件和数字档案管理标准规范等;技术性标准规范主要包括数字档案馆软硬件基础设施建设技术标准,软件系统平台、数据存储格式、数据加密算法规范等。[1]结合本单位内部编制的电子档案利用管理规定、电子文件元数据管理标准、档案数据库建设规范、纸质档案数字化处理技术规范、数字档案馆安全保密规定、园区网络系统安全保密管理制度、容灾技术规范、电子审签技术规范等,对数字档案馆建设起到了一定的指导和规范作用。

(六)信息安全与保密体系建设

安全保密是军工企事业单位日常工作中的头等大事,若存在重大安全隐患将可能导致无法取得军品研制、生产的资质,也就无法承担军工科研生产任务,单位也将无法生存。通过保密、计算机中心、档案等部门制定的相关管理制度及操作规程,安全保障体系建设在物理层、网络层、系统层、数据层、应用层等方面必须达到《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》(BMB17-2006)中规定的相关要求,并通过专门机构的测评。密级文件的全文浏览与保密工作之间矛盾的难以协调一直是困扰中航工业企事业单位档案部门的难题,一边是对档案信息资源在线浏览需求的不断加大,一边是由于涉及责任问题没有哪个部门或个人敢于承担由此可能存在的风险。现在大多利用个人域帐户与计算机IP地址、MAC地址及交换机端口进行绑定,一定涉密级别人员只能登录相应密级级别的计算机,将航空兰台档案资源综合管理系统与域帐户集成,并将申请了浏览权限人员的涉密级别、计算机密级、IP地址等信息经相关部门审批后交保密部门备案,通过该途径向相关人员根据涉密级别开放相应密级文件的浏览权。档案管理系统实行系统管理员、安全员、审计员三权分立,防止因个人权限太大造成的泄密事故;权限的开放严格按照相关制度和审批程序执行,定期异地备份制度保证了数据的安全,对数据的有关操作在IP、域用户名、操作内容和操作时间等方面有详细的记录。

二、数字档案馆建设中遇到的问题及对策

(一)海量待数字化资源与人员设备短缺方面

馆藏资源的数字化是一项长期、繁重的工作,即使投入大量的人员和设备,短期内也很难看出效果,因为经过长时间的积累,各单位都形成了大量待数字化的纸质档案,若将档案馆馆藏资源全部数字化,无论从人力、物力还是在时间上都是不现实的。我们需要针对馆藏资源有计划、有步骤的根据档案的利用率、重要程度分批进行数字化处理,对于利用需求不大的档案可根据人员、设备等情况最后数字化或不数字化,待有利用需求时再数字化。[2]在纸质档案的数字化过程中一定要协调好速度和质量两方面的关系,确保在扫描加工、格式转换等过程中档案不会失真,在扫描过程中针对不同色调、纸质和字迹需要调整不同的技术参数,如分辨率、明暗度、对比度等,技术参数选择的不恰当将会直接影响扫描质量,造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息,客观上造成档案原貌的改变。

(二)信息资源长期存取方面

“据报道,美国航空航天局发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中,已经有20%的数据完全丢失,还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出,程序员也无法保证将其恢复”。[3]数字化档案信息资源的长期存取问题是数字档案馆建设必须面对的问题,主要表现在:其一,是现在应用比较广泛的光盘存储,然而其寿命在排除外界因素影响的情况下也就30年左右;其二,是现在计算机软件更新很快,各种软件之间、各软件不同版本之间的兼容性问题,若干年之后,能否用现行软件还原当初的数据,谁也无法保证;其三,是数字化档案信息资源对计算机设备的依赖性,若设备发生故障,无法修复而又没有备份时,很可能导致数据的丢失。为了保证信息资源的长期存取,需要存储介质的备份工作,不仅要使用不同介质进行备份,还要做好异地备份工作。对存储在磁、光介质载体上的数字化信息资源,载体应直立摆放,并做好避光、防潮、防湿、防尘、防磁等工作,存储有重要信息资源的载体应存放在防火防磁柜中。因电子档案是以计算机语言形式存储于各种载体上,必须依赖相应的计算机软硬件平台才可以还原,所以还需对其依赖的技术、数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换,并对存储介质定期进行有效的检测和维护。

(三)数字化档案信息资源的安全方面

无处不在的计算机病毒可能会导致电子文件的破坏;黑客对信息资源的攻击,不仅仅源于好奇和自我挑战,程序设计高手甚至可以篡改系统控制参数,当信息资源通过网络传播时,可能会被获取、复制和传播;有窃取行为的间谍活动可能会盯上某些特殊的行业;由于本单位保密管理制度的不完善,缺乏严密的安全保密操作规程,档案馆内部人员的职责和操作权限不明确;还有人为或偶然事故造成的威胁等;这些对数字档案馆建设在安全方面都提出了严峻的考验。我们需要在保障信息资源方便利用的同时,还要保证信息资源的长期安全。安全问题作为计算机网络世界最大的难题,当然也是数字档案馆建设的难点。加强防范计算机病毒和黑客入侵,防止外界对涉密信息的窃取,及时更新杀毒软件及防火墙,特殊行业最好使用国产杀毒软件或在局域网内使用针对本行业开发的国产杀毒软件;加强容灾备份,防止意外事故造成的威胁,如由于操作失误而产生的不可预知事件、网络系统软硬件的故障引发的系统问题等。完善本单位安全保密管理制度,建立与数字档案馆运行想配套的管理制度,明确各种管理员的职责和操作权限。在数字档案馆数据库的安全策略方面采取身份认真、存储访问控制、数据加密、审计追踪、数据库的备份与恢复等措施,有效防止非法用户对数据的访问;有效控制合法用户的正确操作;有效监视各用户对数据库的操作,通过审计日志可追溯其对数据库的所有操作记录;保障数据库的数据不受软硬件故障、人为破坏等因素的影响。

(四)数字档案馆建设的标准化方面

由于很多档案馆在网络信息资源管理标准化方案和网络建设方案的制定上存在着不一致性,各馆组织建设的数字资源在数据结构、检索界面、检索语言、组织方式等很多方面存在着较大差异,这对数字资源的管理和利用带来了一系列的难题。数字档案馆建设的目的要使本行业、本地区甚至更广范围内的档案馆连为一体,以实现档案信息资源的共享,如何将这些分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制,就必须要有彼此兼容的软硬件环境,要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等。在数字档案馆建设过程中,标准化是一个体系、一个系统,结合各行业、各地区的实际情况,如何迅速建立一个合适的数字档案馆建设标准是摆在大家面前的一个迫切需要解决的问题。数字档案馆建设遵循的标准原则是面向计算机和网络的标准直接优先采用国际标准或国家标准,一般性的信息处理标准优先采用国家标准,档案属性较为明显的信息技术要求遵循行业标准,这样有利于各个档案信息系统的兼容,防止形成档案信息孤岛。[4]在数字资源的组织、存储、加工、发布、检索等方面,借鉴可用的成熟标准,充分的加以吸收和利用,使之在数字档案馆环境中可以达到很好的实现。在采用先进的国际标准方面,在吸收利用的基础上,研制符合中文环境的数字档案馆建设标准。对于已有的国家或行业标准可直接饮用,既无国际标准又无国家标准或行业标准可循的,应组织力量根据相关标准制定的原则和方法尽快研制适合本行业或更大范围的标准。

三、结束语

数字档案馆建设是一项需要不断深入和扩展的复杂工程,各行各业都有其不同的特色,航空工业由于涉及国防建设、军队需求,其开放程度与其他行业存在着很大的差别,但在很多方面还是存在着相似性,对其他行业有一定的参考价值。数字档案馆建设作为一项开创性的工作,不同单位在建设过程中会遇到许多相似的问题,因为最终目的都是通过档案馆档案信息资源的有效整合,使档案信息资源得到有机的统一,解决“信息孤岛”现象,实现档案信息资源的有效共享,提高档案信息资源的利用率,满足大众对档案信息资源的利用需求。

航空数字档案馆建立责任编辑:陈老师    阅读:人次