设备档案的动态管理范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、熟悉设备管理各阶段产生的设备档案

1.设备安装调试阶段这一阶段产生的档案一般有设备基础安装文件、调试记录、试车记录、性能测定、数据测定、精度记录、校准记录检测数据报告等；若有质量技术异议的应将有关会议、处理文件一并保存。这些文件材料是设备购置(自制)完成并转入正式使用时产生的，是设备初始技术状态的体现。这些文件材料往往产生于一些较大型设备，如精密加工设备、数控车床、计量校准类仪器仪表设备、特种设备等。收集这些设备档案时应注意除了出厂时的各种检验报告外，到单位后的安装调试(有时甚至会反复几次)记录、国家权威部门出具的检测报告等都应收集，若日后有异议纠纷，这些材料将是重要的依据。

2.设备使用阶段以往，收集好以上文件材料后就组卷完成该设备档案的整理，往往忽视了设备使用过程中产生的设备档案，设备管理人员也不会主动将设备使用过程中新产生的文件材料归档，对设备档案的补充更新少之又少。而恰恰使用阶段产生的设备档案才是设备技术状态最真实、最现实的记录，是设备档案动态管理的重中之重，对此应有充分的认识。这一阶段产生的设备档案一般有重要设备的大修记录、设备重要事故分析处理报告、对设备更新改造的技术总结、设备定期的标准和检验记录、设备的封存启用记录、设备的调动转移记录等。这些文件材料是设备运转、维修、正常使用或技术状态改变等过程中的技术性文件和数据。这个阶段是对设备档案不断更新、补充、完善的过程，是设备档案动态管理最为直接的表现，也是设备档案动态管理的重点和难点。要做好使用阶段设备档案的收集工作，档案人员应与设备管理部门、使用部门保持良好的协作与沟通，掌握最新的设备管理动态。如笔者所在单位设备管理部门每年都会下发本年度重要设备的大修、保养、检验、校验计划，依据这一计划，档案人员就可以定期向设备管理部门收集这些记录、文件，及时更新补充设备档案。

3.设备报废、处置阶段一般设备的使用具有其生命周期性，在设备进入报废处置阶段时，相关设备档案也应随时调整变化。设备管理部门应定期将设备的报废处置计划、情况及时通知档案人员。若设备报废，则相关设备档案应及时进行鉴定、清理甚至销毁；若设备处置到外单位继续使用，则要将相关设备档案进行清理，随设备一起处置。设备管理部门应与档案管理部门进行有效沟通协作，随时保持设备档案的有效性。对档案管理部门而言，报废、处置设备档案的及时清理也是优化档案库藏的要求。总之，熟悉设备管理各阶段产生的档案文件材料，采用合适的方法，掌握关键节点的设备档案的收集，及时更新补充使用阶段产生的档案，是实现设备档案动态管理的前提。

二、完善设备档案的管理制度

要根据设备档案的形成特点，不断健全和完善设备档案从收集、整理、保管到利用等方面的一系列管理制度，并将这些制度中有效融入企业的设备管理制度。在制度中应明确设备档案产生各个时期各职能部门、各岗位的职责；明确设备档案的收集范围、质量要求、档案的验收要求和档案移交制度，并结合不同种类设备的特点，细化收集、整理、立卷办法。如设备开箱验收时，应切实落实档案管理人员的参与制度；对自制设备、特种设备、软件设备应分别制定不同的收集范围；大型设备必须有周期性的大修、运行维修保养记录等。只有不断健全和完善设备档案管理制度，并和其他职能部门设备管理工作进行有机结合，才能保证设备档案的完整性。完善的设备档案管理制度是实现设备档案动态管理的保障。

三、提升档案人员的专业素质

档案工作是一门涉及多种专业、多种学科的工作，除了档案专业知识外，对其他知识面的广度也有较高的要求。设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。设备档案管理是一项专业性很强的工作，要求档案人员除了具有档案专业知识外，设备管理方面的知识也不可或缺。只有具备相应的专业知识才能充分认识设备从购置、调试、使用到报废各个阶段应产生的技术文件材料，才能主动与设备管理人员沟通和协作，督促设备管理人员及时归档，从而实现设备档案的动态管理。高素质的档案专业人员是提高设备档案质量、实现设备档案动态管理的保证。

综上所述，实行设备档案的动态管理，才能保持设备档案的真实性、完整性、有效性，有利于实现对设备的全过程管理，使设备最大限度地发挥作用；有利于企业设备管理的连续性，使设备管理不因机构、人员的调整与变动而中断，才能实现设备从规划、设计、选型、购置、安装、验收、使用、维修、保养直至报废的科学化管理；必要时还能为企业的固定资产设备投资提供决策依据，最大限度地利用好设备，为企业创造价值，提高企业的经济效益。实行设备档案的动态管理有其现实的必要性，档案人员应加强学习，提高自身素养，设备档案的动态管理任重而道远。

作者：张妙军单位：中船重工七一一研究所