资产投资档案管理的探讨范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、固定资产投资项目档案管理中存在的问题

1.档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往偏重建设项目的进度、质量，没有真正树立起档案意识，导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确，到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量，严重影响了档案的质量，在管理上没有提供有力的组织保证。

2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。

3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。

4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。

二、加强固定资产投资项目档案管理的对策

固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。

1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。

2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。

4.对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训，提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作，应注意培养既懂项目业务，又懂档案业务的人员，并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训，不断提高自身业务素质，加强对建设项目兼职档案人员的指导。

5.充实与完善固定资产投资项目档案信息化管理。为了更好地为建设项目档案管理服务，为今后档案信息资源共享打下基础，各单位在制定档案管理制度时应增加档案信息管理内容，凡是通过计算机系统形成的项目档案，在移交纸质档案的同时，必须提交相应的电子文件。

总之，固定资产投资项目档案管理工作正处于起步阶段，还有待于我们从理论上不断研究、探索，从实践上不断创新、提高，以保证固定资产投资项目档案管理工作的正常开展，并为其他建设项目管理奠定良好的基础，做好技术支持，为档案管理规范化、标准化做出贡献。

作者：姬亚兰单位：中国电子科技集团公司第十一研究所