EPC总承包的档案管理探究范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、建设方在总承包建设项目中的档案责任

建设方在与总承包企业签订总包合同时，合同中要明确约定档案文件材料所执行的标准、规范，并对归档文件材料提出具体要求，包括总包方的职责、归档范围、归档要求、对文件的编制、提交、套数、时间等，同时要定期向总包方催交归档文件材料并进行督查。

二、EPC总承包企业在项目建设中的档案责任

EPC总承包企业是建设项目建设过程的主体，因此，总承包企业应组织施工分包方和监理部门按业主的要求和国家标准共同完成建设项目过程和竣工档案的形成、积累、预立卷和移交工作。其职责是：1.负责接收项目准备阶段形成的前期文件(勘测、初设、项目审批、土地征用等文件)；2.负责收集汇总项目施工阶段的施工、竣工资料；3.负责收集项目监理工作形成的监理文件；4.负责收集项目设备的采购文件和安装调试资料；5.负责积累项目工程管理资料；6.负责对收集积累资料预立卷和向业主移交。

三、归档文件材料的收集积累范围

项目档案产生于建设项目的全过程，反映项目的勘测、设计、施工、竣工、生产试运行等全过程。所以总承包企业归档文件材料的收集范围应包括设计、采购、施工及试运行过程的各类文件。应以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)为依据。主要内容见下表。

四、EPC总承包建设项目文件归档前的整理、分类、编目要求和工作程序

EPC总承包建设项目所形成的建设文件，在归档前应由文件形成单位按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《兵器工业科学技术档案的建档要求》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关规定进行初步整理、分类、编目，经工程监理方审核合格后移交总承包方，由总承包方进行统一整理并预立卷，以满足项目竣工验收要求。

五、EPC总承包企业应从以下方面规范总承包建设项目档案

1.提高认识，建立完善的档案资料管理体系项目档案既是项目建设的历史记录，又是项目建设及竣工投产、交付使用的必备条件，同时也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的主要依据。项目档案资料是否准确、系统、完整，不仅关系到项目最终能否通过国家的竣工验收，更重要的是关系到工程投入运行后的管理、维护与利用。因此，总承包方对建设项目档案资料的重要性要有足够的认识，应将项目档案管理纳入项目管理工作中，建立项目档案资料管理机构，构建完善的档案资料管理体系，做到项目档案工作有安排部署，有组织协调，有检查落实，确保档案资料积累、收集工作的顺利开展。

2.积极跟进，坚持项目档案管理与项目建设同步进行将档案工作“三纳入、四参加、四同步”纳入项目建设管理之中，将项目档案管理工作纳入项目建设计划管理，使项目档案管理与项目建设同步展开、同步管理。同时档案工作要积极跟进项目建设，项目开工档案工作就要随即启动，档案人员要全程跟踪项目，及时指导过程资料的积累和收集，实现项目档案管理同期介入、过程指导、全程监控的工作状态，为项目档案的及时积累、收集建立平台。

3.充分发挥体系作用，确保过程档案资料的真实、有效和完整一个工程项目通常由多项分部工程构成，过程节点繁多，加之分包商往往也不止一个，形成的档案资料难免会形形色色，因此，总承包企业必须充分发挥总承包档案体系的作用，将项目档案纳入合同管理，总承包企业在与各分包商签订合同时，要在约定条款中明确档案资料执行的标准和规范以及各分包商在每个单位工程中应积累、归档的资料范围，对各分包商形成的档案执行统一标准，以保证整体项目档案资料的一致性。项目启动后总承包企业的档案人员要定期或不定期对各分部工程形成的档案进行指导、督察，检查其生成的真实性、有效性与完整性，确保总体项目资料形成与收集的齐全完整、准确系统。

4.抓关键环节，促进项目档案及时生成和及时收集项目建设的任何一个环节都会产生档案文件材料，因此项目档案与项目建设息息相关。档案工作应从关键环节或重点子项入手，档案人员要提前介入项目，了解项目概况，根据项目特点和建设内容，及时制定归档计划，确定归档范围，并加强与项目建设人员的沟通，及时了解掌握项目进展及档案形成情况，指导建设人员按计划形成和收集档案文件材料，检查过程资料的整理是否规范，同时督促建设人员按时间节点归档，积极引导项目建设人员自觉生成和收集过程资料，保证过程资料不遗漏、不缺失，以促进或推动整体项目档案资料的及时生成和收集。

5.对档案资料进行预立卷，工程竣工后向建设单位移交对各环节形成的档案资料，总承包企业要按照建设单位提供的标准和规范进行分类、编目、组卷整理，对形成的档案资料进行预立卷，并对形成的档案的齐全性、完整性、准确性、系统性进行严格审查，以保证移交档案资料的完整与系统。工程竣工后总承包企业要按照合同约定，向建设单位移交约定套数的、完整的建设项目档案，并依照相关程序办理相应的移交手续。

六、结束语

建设项目采用EPC总承包管理模式可以极大地提高建设工程的质量，缩短工程工期，降低工程造价成本和提高经济效益，但总承包模式下的档案管理工作还没有及时跟进，仍存在一定的盲区，因此如何规范管理总承包模式下的档案管理工作，仍然是档案工作者需要为之努力的方向。

作者：李爱凤单位：山西北方兴安化学工业有限公司