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企业实施知识管理的意义

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一、知识管理的定义

1.知识的定义知识的本质应该起源于智慧的思想。国际上对于知识并没有一定明确的概念,关于知识的一些不同定义,目前联合国经合组织(OECD)1996年在《以知识为基础的经济》和《科学、技术与产业展望》的报告中,将知识分为四种:(1)知道是什么的事实知识(Knowwhat);(2)知道为什么的原理知识(Knowwhy);(3)知道怎样做的技能知识(Knowhow);(4)知道谁有知识的人际知识(Knowwho);总的来说,可以这样认为:知识本质上应该起源于智慧的思想,除了一些事实知识和原理知识外,人们的经验、阅历、学识、技能、技艺、思想、以及处事、交际、工作能力都属于知识范畴,也就是说科学知识并不是所有知识的总和,知识并不是事先给定的。2.知识管理的定义目前对于什么是知识管理,管理学界和企业界的理解可以说是百花齐放,众说纷纭。对企业而言,美国生产力与质量(APCQ)中心的定义更为合适:知识管理应该是组织一种有意识采取的战略,它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息,并进而将之通过不同的方式付诸实践,最终达到提高组织业绩的目的。

二、实施知识管理系统的意义

1.提高企业管理人员决策的准确性现代企业,规模越来越大,运作体系越来越复杂,管理者要获取很多方面的信息才能决策,没有全面的基、来自生产和市场第一线的数据支持而仅凭主观判断就做出的决策,往往会出现以偏概全、盲人摸象的情况,所以,知识管理的核心就是要避免决策误差和盲点,为企业的发展和决策提供可靠的保证和依据。2.对企业的生存与发展有着战略性意义对于没有知识管理的企业,所有的知识都存于个人的头脑和计算机里,但公司却没有知识的积累,慢慢地会有一些人成为企业当中不可或缺的人,而企业慢慢就变成很弱势的一方,,这种情况下是很难管理的,企业会变得很不安全和稳定。一个企业必须建立知识的高地,这是战略性的意义。3.知识管理最重要的意义在于知识的共享性通过共享知识,从而提高员工的工作知识和专业技能,使员工在社会的竞争力增强,进而减少人才的流失。而员工竞争力的增强,进一步推动企业的竞争力增强,使企业能有更长足的发展。

三、国电科学技术研究院基于协同办公平台的知识管理案例分析

国电科学技术研究院在长期的发展过程中已经积累了大量的文档资料,包括历史项目的技术研究报告、各类工程图纸等,以及大量的客户资料,这些大量珍贵的资料除部分归档在档案部门,很多都散落在个人手中,这些都是院里多年发展的知识沉淀,是院里无形资产的一部分,但却没有被很好的利用起来,工程师在寻找资料时无法及时准备获取有效信息,新进员工入院后无法及时获得相关的知识,只能通过以老带新的方法,使新员工能顺利入职。基于这种状况,院领导充分认识到建立协同办公系统,利用信息化的手段来实现对已有知识的充份利用。因此国电电科院2010年完成协同办公系统的建设,该系统基于“协同”的思想,将企业的内外资源,包括企业内部门与部门之间,以及企业与外部的供应商、分销商、服务提供商、客户及其他合作伙伴等整合在一个统一的平台上进行管理,使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织。

四、国电科学技术研究院知识管理系统的实现

国电科学技术研究院协同办公系统是以知识管理为核心的企业信息化协同办公平台,其中包括:门户系统、应用模块和系统服务三个层次。系统整体架构采用的是协同矩阵模型和齿轮联动模型的设计理念,协同矩阵模型如图1所示。采用整个企业信息网状管理图,整个系统设计,一切都是以用户为中心,满足用户方便的查找任意知识点,如果你能找到一个信息点,与这个信息点相关联的所有信息都被找到。例如,当用户找到一篇文档时,与这篇文档相关的所有信息都被提取出来,如人力资源、客户关系等也都被提取出来,系统实现了任意模块的数据共享,知识文档可以由应用模块从知识管理中带入带出,用户可以从应用模块查找相关的知识,也可以通过全文检索查找相当知识,而丰富的知识地图,更是最大程度的满足了不同用户对知识文档的查找。图2显示了知识管理与客户关系的协同,完成客户关系系统搭建,实现基于知识管理的客户关系管理,从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。通过信息门户,客户关系管理实现了企业内部与客户之间的信息交流和业务处理,从而使企业内部的人员和客户真正连接在一起,知识管理则将整个过程中所生成的所有信息纳入到知识循环体系统中,进而转化成企业内部知识,帮助企业建立快速反映机制,使企业能预测市场变化,把握商机,解决遇到的各种问题。

五、结束语

近年来,协同知识管理已经成为企业协同化和知识管理的发展趋势,将协同理论引入知识管理领域,强调联系与合作,为知识管理消除人际因素和组织环境因素障碍,实现知识管理的最大效益。国电科学技术研究院协同知识管理系统,以知识管理为核心,由流程管理、预算管理、人力管理、知识管理等几大模块组成,实现了院内部门间、人员间的有效合作,虽然在实施后还存在一些问题,但是通过这个平台将业务与知识紧密结合,必将可以为电科院的可持续发展带来重大影响。

作者:张晶 单位:华北电力大学

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