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实验室设备仪器管理系统研究

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摘要

随着高校实验室仪器设备数量的增加,传统的仪器设备管理模式无论是从有效性上还是效率上,都难以适应新形势的需要。简便、高效、实时的管理模式已经成为必然的发展趋势。基于网络化的设备仪器管理解决方案,就是利用网络技术实现了多部门、多人员的协同办公。

关键词

网络化;设备仪器管理

1引言

高校的资产是高校赖以发展的物质基础,而实验室是高校办学的必要条件。随着对学生动手能力的要求越来越高,国家和地方政府不断地加大实验室建设的投入。目前,大多数高校实验室的仪器设备管理主要停留在设备仪器帐与财务资产账结合的一体式传统管理模式上。但是在新的形势下,实验室设备管理涉及设备申购、验收、入库、变更、调动、维修、报废等多个环节,现有的财务资产信息已经无法满足实验室内设备仪器的信息化管理需求。故很多高校均采取了一个学校两本账的状况,即全校资产账和实验室教学仪器设备账。同时也是由于数据归口单位不同,两本账也是非常必要的。那如何做好实验室的这本设备账,如何做好教育部要求的信息统计工作是各个高校都在摸索和探索的问题。随着计算机技术、网络技术以及数据库技术的发展,越来越多的高校拟希望通过网络化形式实现实验室的教学仪器设备的管理工作,拟实现多部门、多人员的协同办公,“物物责任到人”,同时实现数据共享,实时更新,即时查询。据实地调研,武汉地区已经有多所高校陆续实现了实验室教学仪器设备的网络化管理系统。而且该技术已经越来越成熟,越来越普遍。

2网络版仪器设备系统的构建

因每所高校实验室仪器管理部门的职责有所不同,本文是结合本校的实际情况,构建了一个符合本校实际的仪器设备管理系统。

2.1系统的构成该系统分为三个部分:设备仪器管理平台、服务器、无线网络以及条码打印机设备仪器管理平台是主要是用于各子部门登记仪器设备信息,也是全校实验室仪器设备的数据库,信息全部存储在服务器上。无线网络保证了各子部门能够实时远程访问服务器以获取所需的设备信息。对于验收合格的仪器设备,我们将通过条码打印机打出标签贴在仪器设备上。

2.2系统的功能教学仪器设备的申购,实现网上报批。根据工作实际规范和业务操作自定义电子化的工作流,各二级学院可根据实验室建设需求直接在系统中提交需求清单,系统将按照预定的规则实时传递给下一个部门,实现无纸化办公。实现教学仪器设备录入、学校内部调剂以及报废。该功能在实施时需要相关职能部门在线审核,同时还要求可实现退回操作。其中仪器设备入账单需根据学校教学仪器管理特色设计,该入账单可用于教学仪器设备、实验室建设项目的验收环节,验收合格后,这些数据才能被审核通过进入数据库。一键上报功能。为掌握高校学院实验室状况和发展趋势,教育部每年都会开展上一年度的高校实验室信息统计及上报工作。该系统需按照教育部高等教育司规定的数据结构和文件格式,一键生成需要上报的数据文件,且支持对上报数据检验、管理和维护。实现设备维护维修管理。根据预定的工作流程,各二级学院可在数据库中直接调出教学仪器设备信息,在线申报维护维修。该模块便于管理者掌握各设备的运行状况等。

3网络化的高校实验室设备仪器管理系统的优势

网络化实验室仪器设备资产管理平台的构建对于高校教学资源管理有着极其重要的意义,该系统的优势主要体现在以下几个方面:

3.1保证了数据的更加完整性。参与实验室设备仪器管理的人员不在仅仅局限于某一固定的职能部门,涉及到该环节的成员均加入到管理中来,实现了“物物责任到人”。通过系统的流程控制在仪器设备使用部门和管理部门之间形成了权力制约关系,增强资产管理透明度,加大对资产的监管力度,有效防止国有资产流失。仪器设备管理流程的各个环节中数据更新都需要经过审核确认,数据无法随意的变动,更具有真实性。

3.2实现了高效实时性网络化管理实现多部门、多人员的协同办公。数据不再集中一个部门一个人员管理,充分利用校园网与资产管理系统配套使用,实现多人同时录入、同时操作,即使出差外地、下班回家只要能够上网就可以处理数据,不会因为人为因素导致管理工作停顿。网络化管理突破时间、地域的限制,大大提高工作效率。数据网络化的处理可以减少人员往返多个部门来完成资产数据的入账、财务报账、资产调拨、报修、报废等工作,网络化管理大大简化流程,只需要网上登录系统提交数据,相关部门在网上审核,即可轻松完成所有操作;动态的工作流设置,可让审批工作完全实现无纸化,大大提高工作效率,彻底解决学校学院多、地域广、资产分散、管理人员复杂等等不利于日常管理工作的问题。数据共享,实时更新,即时查询。数据网络化处理,实时更新,随时上网都可以查询到最新的仪器设备数据,而无需在多个部门收集整理才能得到最新资料,大大提高工作效率。同时增加了资产管理的透明度,校领导随时上网查询到整个学校教学仪器的状况,真正意义上做到领导‘知家底’,有效地控制滥用职权、营私舞弊的行为导致的资产流失。

3.3规范严谨性全面贯穿整个资产管理生命周期,建立科学、规范的管理制度。实验室教学仪器网络化管理贯穿各项流程,如资产申购、验收、入账、调拨、变更、维修、报废等等,并可即时分析资产数据,为管理部门对资产合理分配提供有力依据,建立规范、合理、科学、具有个性化思想的管理流程。完善了权限管理制度。根据用户的工作职责范围定义不同的功能权限、数据管理权限、管理部门权限、归口管理权限等多种类型的权限管理,对操作人员、系统管理人员以及各管理部门的操作权限和管理范围都可以作具体细致的控制,以满足单位内部的管理岗位分工、实施内部控制的需要。可以有效地控制滥用职权、营私舞弊的行为,防止国有资产流失。

4结语

湖北省“十二五”规划中反复提到了要依托现有的计算机技术、网络技术结合数据库技术大力发展信息化建设,以及现在提倡的“智慧校园”等思路,都鼓励管理应该与时俱进,实现信息化管理,实现网络化管理,实现人性化管理。我校近几年每年都投入大量资金用于数字化校园、智慧校园的建设,近三年的国家高职骨干校建设,国家、武汉市以及学校每年投入大量的资金用于实验室建设,教学仪器设备的网络化管理可有效提升高校仪器设备管理的效率和水平,也是高校资产管理系统的一个重要补充。

参考文献:

[1]邱灼雄.高校固定资产管理信息化发展趋势研究[J].实验技术与管理,2011(8)

[2]忻风义.万睿.新时期高校固定资产管理对策探析[J].实验室研究与探索,2010(10)

作者:余秋兰 李俊 单位:武汉软件工程职业学院

实验室设备仪器管理系统研究责任编辑:杨雪    阅读:人次