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广电网络物资管理工作的实践与思考

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摘要:本文介绍天津广电网络在物资管理工作中的一些实践和思考。

关键词:广电网络;物资管理;采购

企业在经营发展中离不开对资源的控制和管理。物资管理是企业对资源管理的浓缩体现,是企业在经营活动中对所需各种物资的采购、验收、保管、供应、合理使用和综合利用等一系列计划、组织和控制。物资管理工作是一项复杂的系统工程,在企业管理中占有重要的地位和作用,是企业运行必不可少的重要环节。因此,强化物资管理不仅是加强企业内部管理的需要,更是企业有效参与市场竞争的需要。广电网络行业的物资管理非常重要,同时又非常敏感。一方面,是因为广电网络行业涉及到的各种设备和物料有上千个品种,物资质量的好坏、价格的高低,直接关系到广电网络运行的稳定性、可靠性,关系到用户体验、市场竞争和公司的经济效益。说另一方面,是因为物资管理工作涉及物资采购权和物资付款权,容易产生不廉洁问题。天津广电网络公司在物资管理实践中,不断总结经验,改革创新,根据物资管理工作的特点提出了“五个确保”,即确保规范管理,确保及时有效供应,确保物资质量,确保降低成本,确保物资仓储安全。具体如下。

1确保物资管理

规范制度是规范管理的前提和基础。首先,要建立和完善制度体系。近年来,天津广电网络十分重视物资管理的制度体系建设,先后建立和完善了《物资采购管理办法》《供应商考核管理办法》《电子采购系统管理办法》《NC系统管理办法》《单一来源采购管理办法》《物资全面质量管控办法》《确保物资及时有效供应管理办法》《机顶盒售后维修管理办法》《物资仓储管理办法》等二十多项管理制度。第二,就是要严格执行各项制度。制度不是摆设,不能流于形式,关键是要执行到位。物资部门制定《物资采购人员工作守则》,明确采购人员的职业道德规范、日常行为规范和工作职责;要求每个岗位必须按制度要求去执行、去落实,履行的各项程序和手续必须留痕,有记录,经得起检查。公司对物资管理工作制定专门的考核方案,有日常监督考核、季度考核和年终考核,根据考核结果奖惩兑现。第三,就是利用科学化、信息化管理手段做到规范管理。如在物资采购审批环节上,全部采用OA管理,审批程序上严谨规范。机顶盒和EoC终端维修管理上都采用电子化管理手段,做到科学规范,提高效率。

2确保物资及时有效供应

我们发现,由于物资有时供应不及时,导致平台不能及时扩容,网络工程建设进度延迟和市场推广暂停的现象时有发生,严重影响了公司的正常运营和市场竞争力。为此,各部门、分公司对物资部门的意见很大。天津广电网络针对以上问题,在调查研究的基础上,专门制定了《确保物资及时有效供应管理办法》并付诸实施,取得了良好效果。主要采取以下两项措施。(1)针对抢险、抢修等紧急项目所需的物资可办理紧急借料,相关分公司或使用部门可在借料后十个工作日内,补办申请审批和正式出库手续。针对应急性物资和日常维护消耗的常用物资设定安全库存量。紧急项目如无库存且必须紧急购买时,可先采购后补办申购及审批手续。(2)为了避免立项审批和物资采购周期而延误工期,在立项审批过程中分公司可就比较紧急的物资需求提出预估采购申请,经工程管理部门确认后转物资部门先实施采购。在立项审批过程中如需紧急施工,经工程管理部门确认后,由财务部门协助在NC系统中建立项目账户,物资部门将紧急需求的物资申请导入NC账户中,由物资库房办理出库手续,其他物资待项目立项审批结束后再办理领用出库。

3确保物资质量

广电网络是云管端密不可分的有机整体,涉及到的设备、器件和材料有上千种。如果任何一个设备、器件和材料出问题都会影响到网络的整体稳定性和可靠性,都会影响用户体验。为此,把控好广电网络物资采购质量至关重要。天津广电网络针对反映出来的突出问题,制定了《物资全面质量管控办法》,采取了事前、事中、事后的全面质量管控措施。一是通过制定技术规范、样品管理和到货验收进行事前质量管控。在采购之前,由申请或技术部门对所采购的物资制定技术规范,将技术要求、技术指标、检测方法作为供应商生产以及我公司采购、使用、维护该物资的基础文件,并在采购文件中明确要求。实施样品管理,招标或首次采购时由供货商提供相关样品,经确认合格后由仓库负责管理,作为后期入库检验或出现质量纠纷时的审核依据。采购物资到货后,根据不同产品采取外观检验、指标检验、加电测试、委托第三方测试等不同手段进行质量管控。二是通过使用现场、项目验收等环节进行事中质量管控。项目监理人员和工程管理人员负责检验项目建设过程中所使用物资的质量情况,并通过项目验收确认物资质量是否合格。在以上环节以及后期使用过程中发现物资质量问题都可以通过《产品质量投诉书》进行投诉。三是通过质量事故处理、设备故障率统计、供应商质量考核评价等措施进行事后质量管控。针对在项目建设、验收或后期使用过程中向相关部门提交的《产品质量投诉书》,物资部门将申请该物料初次采购时的评价小组与供应商进行责任判定,判定依据为技术规范、样品、检测报告及问题物资;如双方不能达成一致,将由第三方检测机构对问题物资进行检测。如判定是物资质量问题,将依据原采购合同规定要求对方进行赔偿(扣除质量保证金)并提供补救措施,同时记入供货商质量档案。采购批量使用的有源设备采购时,物资部门会同技术、使用部门共同确定开箱合格率和保修期内故障率要求,并在采购合同中明确要求;后期通过网管、GIS以及终端产品维修管理系统定期统计产品故障率。根据故障率统计结果和供应商质量档案记录,定期对供应商进行考核评价。

4确保降低采购成本

现代企业管理的一个重要手段就是以降低采购成本来提高利润。一是公开招标。天津广电网络针对一次性采购金额较大的设备或系统以及常用物资渠道供应商的选择,均采用公开招标的方式进行。公开招标采购是将买卖双方博弈变为卖方之间互相博弈,更容易达成较低采购价格。二是价格谈判。针对采购渠道单一的项目,我公司采取价格谈判的方式实施采购。价格谈判策略的合理运用对于谈判成功非常重要。首先要明确市场行情、对方基本情况,对可能的成交价格有一个预判。其次对价格谈判过程进行分析,巧妙运用各种策略使对方让步等。三是运用电子采购平台。我公司于2014年建设了一个电子采购平台,目前非渠道供货的日常采购工作主要通过该平台的竞价、询价方式实施采购。该平台与公司网站实现链接,达到公开发布采购信息,吸引更多优秀供货商参与我公司采购活动,实现采购工作信息化,增加透明度。从供货商引入到完成采购工作的全过程都可以通过系统管理,方便公司对采购工作的监督管理,同时可以利用该系统丰富的竞价规则,达到降低采购成本的目的。此外,从2016年开始我公司与京东平台合作,针对标准产品直接从京东自营采购,以提高工作效率、降低采购成本,实施阳光采购。四是付款折让。针对一些供应商希望尽快回笼资金的想法,我公司与其协商采取提前付款价格让利的方式。这样既解决了供应商紧急资金需求,又降低了我公司采购成本,得到了我们和供应商双赢的结果。五是科学设立安全库存量即库存定额。为了保障我公司工程建设、运行维护所需常用物资及时出库,提高采购工作效率,物资部门根据近年使用情况、订货周期、库房存放条件以及个别物料使用趋势,合理设定常用物资安全库存量,既保证了物资供应,又控制了库存成本。六是废旧物资综合利用。对于废旧设备实行筛检再利用,主要用于雨季雷击的及时周转和替换,解决了雨季无法预估网络通用器材备品数量的问题,避免了过多的备品对资金的占压。

5确保物资仓储安全

安全重于泰山,天津广电网络仓储库房从开始的选址就充分考虑防火、防盗、防洪、交通便利、可拓展性等因素。仓库实行24小时值守监控,设置兼职安全员,安保部门定期对库房进行检查、监督、考核,确保了安全宣讲、防范演练及物资安全措施到位有效。天津广电网络在多年的物资管理实践中坚持“五个确保”,保证了物资的有效管控,提高了公司的运营效率和经济效益。在物资管理中,我们虽然做了一些尝试,积累了一些经验,但仍有许多方面需要进一步改进和完善。特别是广电网络行业面对激烈的市场竞争,物资管理工作怎样更好地服务和促进公司的转型发展是我们面对的共同课题。如建立全国性的广电网络行业物资集中采购平台,统一开发广电网络行业物资管理系统等,都需要广电网络同仁共同探索和努力。

作者:薛建华;康宝;张强 单位:天津广播电视网络公司

广电网络物资管理工作的实践与思考责任编辑:张雨    阅读:人次