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新时期档案数字化管理

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摘要:

新时期的经济发展中,档案事业是非常重要的组成部分,档案管理在各行各业的发展中起着非常重要的作用。随着科学技术不断发展,逐步完善了计算机技术,人们应用到计算机的强大功能。传统的档案管理模式不能满足新时期的需要,档案不再是传统的纸质档案,已经逐步被数字化管理所替代。将计算机技术应用在档案管理的工作中来,数字化管理逐渐的应用在新时期的档案中来。数字化管理有非常多的优点,在档案管理的实际工作中,还有一些新的问题出现,对新时期的档案工作进行了详细的介绍。

关键词:

新时期;数字化管理;档案资源

档案的特点是文字非常多、内容量很大,档案管理工作非常的复杂,档案查找的效率非常的低,严重影响了档案的应用率,档案管理人员对档案保管的安全意识比较薄弱。随着新时代信息的快速发展,档案管理逐渐的信息化,档案信息开始数字化归档,为管理带来了更多的方便,查找资料比较容易,促进档案管理更加高效。但是在应用和推广中也出现一些难题有待解决,计算机有时候很容易受到黑客和病毒的进攻,在新时期针对这样特殊的问题,我们必须采取有效的措施,及时发现问题并有效的解决问题。对档案数字化管理的优点进行了分析,针对出现的实际问题,提出科学、合理、有效的管理措施,使档案的数字管理在新时期充分的发挥作用。

1新时期档案数字化管理的现状

1.1缺乏专业的档案管理人员,其素质有待提高。虽然在我国档案管理工作已经开展了很长的时间,但是档案管理的相关工作人员仍然存在一些问题,档案工作人员的背景和业务水平比较单一,各个职位的负责人员分配的不合理。档案管理人员的老龄化比较严重,大部分年轻人认为档案管理工作没有挑战没有发展,都不愿意从事这项工作,导致了专业的人员段层,虽然有些人的资历比较高但是思路比较保守,对新时代的数字化管理很不适应,比较排斥现代化的技术手段,不能熟练的掌握电脑的操作和应用,对档案工作的创新和改进不主动比较被动,信息意识比较薄弱,档案资源不能得到充分的挖掘。档案管理的数字化,必须将人才、设备和信息有效的融合在一起才能发挥其重要的作用,先进的技术是由人才来应用和推广。

1.2先进的数字化设备比较缺乏。档案数字化管理中的基础建设主要有:软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等系统,由于资金费用不足,直接导致数字化设备十分缺乏,设备的种类在一定程度上也受到了限制,数字化设备的标准也不能达到国家的具体标准要求,计算机系统和程序的陈旧老化,严重的影响了档案工作的效率。计算机设备是档案的载体,设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐,在档案的管理过程中,现代化的设备非常的重要,好人才必须有先进的设备,必须克服困难,对落后的设备、系统、程序等进行更新,这样才能更好的提高档案管理方面的工作效率,必须选择应用符合国家标准的数字化设备,这样才能确保档案资料的真实可靠性,使其能够更加长远的保存,充分发挥档案资料的作用。

2新时期档案数字化管理的必要性

传统的信息管理主要是纸质档案,随着科学技术的快速发展,纸质的档案逐渐被电子信息档案所代替,传统纸质的档案在使用的过程中要反复的复印,会用一定的人力、财力、时间上的支出。但是电子信息档案节约了反复复印过程中浪费,在一定程度上减少了档案的管理经费,更有利于资源的共享。使档案资料的归档也越来越及时,数字化管理方便档案的保存和再次利用。新时代电子信息技术得到了快速的发展,在这个好的平台上,档案数字化管理得以充分的发展,有了这个平台,档案资源为社会提供了好的服务环境。在档案管理工作中,选择一个适合的文件管理系统,使档案信息得到传递、共享和交流。总之档案的数字化可以有效的提高工作效率,档案资源的交流、共享和传统的速度得到了提高。除此之外,档案的数字化管理是社会快速发展的必然成果,随着社会经济的发展,人们生活、工作的节奏越来越快,人们对档案信息的需求越来越大,信息当需要查找档案资料的时候,需要在第一时间得到正确的反馈。但是信息内容非常复杂、信息量非常的大,只有现代化的数字管理才能更有效的应对。传统的档案信息是单独的、区域的、分散的,只有实现数字化管理,才能实现档案资源的系统化、全面化、综合化。

3新时期提高档案数字化管理的有效措施

3.1大力提高档案工作人员的专业素养。档案工作人员的素质高低直接影响着档案数字化管理的实施和推广,熟练掌握专业知识,这样在以后的工作实践中多多练习,掌握的档案数字化技能在实际的工作中能够充分的应用。在新时期的档案工作,工作人员无论是大事小事都要严格要求自己,不断的创新,用新的方法和先进的技术训练自己、提高自己,无论是个人专业素质还是个人的品质都要不断的发展提高,掌握更多的技能和技巧,加强档案资料的保密意识,坚决杜绝因为个人私利而泄密,提升个人的人格魅力,不断的超越自己,为档案数字化管理提供便利的条件。安全意识是档案管理工作的重要组成部分,加强档案人员的安全意识是非常必要的,因为档案人员能够直接的接触档案信息,档案人员要对保存档案资料有强烈的安全意识,能够确保档案管理工作安全有效。

3.2更新设备、加大经费投资。新时期档案数字化管理中,资料的整理工作和管理工作直接受到设备的影响,相关部门一定要高度的重视,加大经费的投资,有组织、有计划的进行设备更新。在软件设备方面,对计算机系统和程序进行更新,档案的相关人员在工作中一定要熟练掌握一套切实可用的管理模式。在硬件设备方面,为了提高档案的工作效率,必须对落后的硬件设施进行更新,平时的使用过程中一定要注意保养,这样可以延长使用的寿命,加强管理。在工作中借鉴先进的经验,有利于资源的共享和转换,建立一套完善的数字化档案管理体系,提高档案的利用率。

4结语

总而言之,在新时期的档案管理中,数字化管理是比较重要的课题,已经得到了广泛的应用,在工作中逐渐的完善和规范。因此,对于新时期的数字化档案管理是非常有意义的,相关的技术人员不要忽视仍然要对其提高重视,因为在数字化管理的实际工作中,仍然有一些问题出现,我们要努力改善不足,扬长避短,充分发挥数字化管理的优势。针对具体情况,档案管理人员提高安全意识,全体工作人员共同努力,建立并完善相应的管理体系,定期做好档案资料系统更新工作和档案资料整理工作,使档案数字化管理更加的科学合理,促进档案管理工作的健康稳步发展,促进社会的发展和进步。

参考文献:

[1]杨昊.新时期档案的数字化管理[J].商场现代化,2014(32):110-110.

[2]李晓娟.高校新时期档案数字化管理探讨[J].科教导刊:电子版,2013(10):16-16.

[3]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望,2015,25(33).

作者:王丽君 单位:大庆市龙凤区招生办

新时期档案数字化管理责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次