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事业单位档案数字化管理

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摘要:

随着我国事业单位的不断发展,单位内部的档案资料也随之增多,档案资料的整理、归档与保管工作就变得越发重要起来,怎样才能提高档案管理的效率,对事业单位的发展有着非常重要的意义。科学技术的发展,计算机数字化被广泛用在各行各业,当然,事业单位档案管理也不例外。本文主要是对事业单位档案的数字化管理进行简单的介绍,提出了提高档案管理工作数字化管理的一些措施,希望本文能够为事业单位档案管理工作的发展提供帮助和建议。

关键词:

事业单位;档案管理;数字化管理

事业单位档案的内容主要包括:事业单位内部的组织结构发展、财务状况以及单位内部的人员变动情况等这些资料的保管。事业单位的档案管理其主要职责是为单位的发展规划提供第一手的参考资料,档案管理工作的进一步发展是目前最重要的一项内容,随着计算机数字化逐渐被应用在档案管理中,档案管理工作由传统模式朝着数字化模式发展,档案管理的数字化建设,使得档案管理更加高效、便捷。

1事业单位档案数字化管理的现状?

不只是事业单位,每个单位都有档案管理。一般来说从事档案管理人员都是由有一定管理工作经验的人来担任的,然而,目前我国事业单位档案管理数字化的发展中还有许多问题,事业单位不怎么重视档案管理的数字化建设,主要是因为档案数字化管理才刚刚引入事业单位,单位的领导还没有体会到数字化档案管理带来的好处,因此常常出现管理不够严谨的现场发生。有些事业单位还有一个问题,就是没有专门的档案管理工作人员,档案管理工作没有人才选拔机制,很多人没有意识到这个岗位的重要性。因此,很多事业单位并没有专门的档案管理人员。还有部分事业单位的档案管理工作人员的专业技能不强,也没有学习的热情。档案管理工作人员要想向数据化发展,那么我们的档案管理人员就要认真的学习并掌握数字化的知识。

2事业单位档案管理数字化的发展

2.1档案的形式

传统的档案一般是纸质,单单员工个人资料就会用很大的空间,而且查找起来非常困难,计算机数字化技术的应用,我国档案管理的形式有了进一步的发展,使用计算机数字网络系统档案资料就可以通过数字信息存入到电脑的数据库中,可以随时查找,非常便捷方便,对于那些比较重要的档案也可以录视频或者音频来保存。

2.2档案管理的模式

现如今事业单位的档案不再仅仅是用来记录单位的发展历史了,已经成为资料库了,为事业单位的发展规划提供一手资料。所以,档案管理的模式也发生了很大的变化。数字化的档案管理模式不单单提高了档案管理的效率,也提高了档案管理的功能,使得档案管理工作更加方便、快捷。

3事业单位档案数字化管理的具体措施

3.1建立档案管理系统

数字化档案管理就是通过使用计算机网络来对事业单位的档案进行管理,就是说要把以前的档案资料用数字化的形式储存到数据库中、新档案经过收集整理也保存到计算机内,所有的档案分类保存。用计算机来管理档案资源在调取的时候非常方便、快捷。事业单位在建立数字化管理系统的时候,一定要结合本单位自身的实际情况,来选择适合的设备与系统。建立档案管理系统档案数字化管理的基础,也就是说在事业单位的内部建立一个局域网,一个联网性质的档案存储数据库,把所有的档案资料都储存到数据库中统一管理。

3.2档案管理工作的责任划分

事业单位的档案管理工作由传统的纸质档案转化为现如今的数字化档案管理,这个过程是非常复杂的,并且事业单位中的每项工作都在不停的进行,档案资料也越来越多,档案的划分也越来越明细。按照传统的工作形式,由档案管理人员来收取档案的数据信息并且整理保存,其工作量会非常大。所以,档案管理工作的责任一定要合理分配,档案管理人员在数字化管理的过程中,所有的环节都要由工作人员快速的完成,并且能够及时的解决工作中出现的问题。例如:档案资料的收集工作,事业单位可以由一到二个人来专职干这项工作,该岗位的工作人员能够对档案资料的类型进行编辑、分类,还可以协助单位中其他部门的工作人员整理档案资料,使得上交的档案资料规范整齐便于管理。

3.3完善档案管理工作的规章制度

事业单位的数字化档案管理工作是非常重要的,要扫描事业单位现有的档案资料,并且还要制作出各种表格,会计部门的档案也要记录在案,单位员工的档案资料,单位的会议记录与发展规划等等,这些都需要输入数据库进行归档保存。还要根据事业单位的情况,对档案的类型进行划分,档案格式都要有一定的规范。所以,档案管理工作的管理规范一定要完善,也就是说要按照档案资料的类型、来源等等,来制定档案资料的范本,并且把范本分发到事业单位的每个部门,所有部门一定要严格按照范本的格式来提交档案资料。档案资料的调取也要有一定的程序,比如:员工的档案资料设置账号与密码。

3.4事业单位档案资料的安全管理

数字化的档案管理不仅仅只是在档案资料存储形式上与传统的方式不一样,在档案资料的安全管理上也不相同。档案资料的安全管理是数字化档案管理中非常重要的一部分,是我们必须做好的一项工作。事业单位在建立数据库的时候,一定要选择适合的生产厂家与供应商,对设备的选择一定要严格把关,严格按照设计标准来挑选适合的计算机设备,并且还要为以后功能升级做好准备。还要按照档案资料的重要程度来选择级别不同的保护设施,使得档案的使用者的处理效果最佳。

3.5数字化档案管理的注意事项

事业单位的数字化档案管理,可以使得档案管理工作快速的发展起来,档案资料的数字化管理需要一步一步的进行,不是一朝一夕就可以完成的,档案数字化管理需要注意的事项有:

(1)档案管理工作人员的专业技能与职业素质要不断的提升,事业单位要定期开展业务培训工作,并且进行业务竞赛,来提升档案管理工作人员的专业技能与职业素质,进而使得事业单位档案管理工作健康的发展下去。

(2)及时更新添置数字化档案管理硬件设施,随着科学技术的不断发展,计算机技术的不断革新,我们要更新添置档案管理部门的硬件设施,为档案管理工作顺利的发展下去。

4结语

总而言之,事业单位的档案管理工作数字化建设是科技发展与时代进步的必然结果,提高事业单位档案数字化管理工作,是事业单位中一项重要的工作。事业单位重视这项工作,一定要意识到这项工作的重要性。事业单位要加强档案管理部门人才培训工作,提高档案管理工作人员的专业技能与职业素质。数字化的档案管理可以促进事业单位不断进步,使得事业单位更好的服务社会。

参考文献:

[1]孙文兴.浅析事业单位档案的数字化管理[J]档案管理,2014,23(02):216~218.

[2]赵小曼.加强人事档案管理的几点思考[J].武汉建筑,2014,17(11):138~139.

[3]武学森.试论事业单位档案管理数字化研究[J].经济管理,2013,20(15):58~59.

作者:曾红 单位:湖北国土资源职业学院

事业单位档案数字化管理责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次