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企业档案数字化管理浅析

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摘要:

近些年来,现代信息技术不断发展,应用范围也越来越广泛,已经对现代经济社会的发展产生了很大的影响。当前,任何企业要实现现代化,在日益激烈的市场竞争中获得生存,谋求发展,就需要实现信息化。因此,对于企业档案管理来说,应当由过去传统实体保管向数字化管理方向转变。本文笔者将结合自身档案管理工作经验,就如何进行企业档案数字化管理进行深入探讨,以期能促进企业档案的管理水平的提升。

关键词:

企业档案;数字化管理

一、企业档案数字化管理的意义

(一)有利于实现对企业档案的科学保管和有效利用

在我国的很多企业中,在进行企业档案管理时所采用的依然是过去传统的管理模式,主要是通过纸质的档案管理模式,对档案的长期保存和使用极为不利。而通过采用数字化管理模式,能够是档案管理工作的效率和质量大大提高,这是因为传统企业档案管理模式下,档案管理人员或企业管理人员在重复借阅档案,会使档案受到一定损害,不仅对企业档案的保存不利,而且也不能做好企业档案管理工作。现如今,企业档案使用的次数越来越多,如果依旧采用传统的纸质档案管理模式,已经很难满足档案使用者的实际需求了,必须采用数字化管理模式,这样一方面能够为档案使用提供方便,另一方面又能有效解决档案存储困难的问题。

(二)有利于促进企业档案管理水平的提升

在激烈的市场竞争环境下,企业只有通过落实有效改革,才有可能获得较好的发展。要确保改革能够得到及时有效地落实,就必须通过企业档案登记各种行之有效的新型管理方式。当前传统档案管理模式已经不能满足实际需求了,必须采用数字化档案管理模式,这样企业就能够及时准确的将改革或档案管理模式在档案中进行记录,以备后期取用。采用数字化档案管理模式,能够促进企业档案管理水平的提升,同时还能及时发现企业档案管理不足,并采取相应的改进措施,提高企业整体管理水平。

二、企业档案数字化管理的对策与建议

(一)加强企业档案数字化建设

要想加强企业档案数字化管理建设,一方面应做好档案数字化创建工作,另一方面,还要实现档案信息资源网络化。首先,企业档案室必须能够对各类信息软件进行合理利用,既要做好档案立卷归档和著录标引工作,又要专门建立相应的数据库,为计算机文件资料管理和查询提供方便,从而更好地开展档案管理工作。其次,企业档案室应该在企业内部实现区域内联网,与相关企业进行互联,实现档案信息的网络化,以达到资源共享的目的。

(二)建立完善的企业档案数据管理库

一方面,建立档案目录数据库,主要建立企业档案资料类别,并将档案名称内容录入到计算机中去,这样就能在计算机中建立完善的档案目录数据库。目录数据库建立完成之后,企业员工就可以很便利的查询到香港档案资料,同时也便于企业档案管理。另一方面,建立档案状态数据库。通过网络传输渠道,将企业信息与相关资料录入档案状态数据库,以实现数据库的实时更新,这样企业档案使用者就能够及时查询到最新档案数据信息。同时,还能让档案管理人员拥有更多的时间对各种档案信息进行准确分类,并归档到相应的档案库中,从而让档案数字化管理工作更加具有条理性。

(三)全面落实档案管理制度

长期从事档案管理工作,笔者深知工作时间长、处理繁琐是档案管理工作的明显特点,企业领导应当给予足够重视,员工应该给予适当支持,这样才能为档案管理制度落实,企业档案管理水平的提升创造条件。一是建立完善的企业档案管理部门制度,确保部门管理具有稳定性。二是档案管理数字化工作需要应用多种现代化科技,这往往需要强有力的经济支撑,引进先进的技术和设备,以实现对企业档案的数字化管理。因此,企业方面应当努力为档案管理工作创造有利的物质环境,加快档案资金管理制度完善,为档案管理提供资金与政策支持。第三,企业必须对档案管理人员进行合理配置,建立健全档案数字化管理人员制度,同时还应尽可能地降低档案管理人员队伍的流动性,保持人员稳定。

(四)强化负责人对档案管理的重视程度

要想让企业负责人对档案数字化管理工作给予足够的重视,可以从以下几个方面着手采取有效的措施。首先,加强档案管理人员队伍建设。要想尽可能地进行数字化管理建设,企业高层就必须重视建立专业的档案管理人员队伍,通过加强工作培养,专业管理人员的配备,来促进企业档案管理水平提升。其次,企业可以通过网络、猎头公司或者熟人推荐等各种方式向社会招聘优秀的档案管理人员,为档案管理人员队伍注入新鲜血液,同时对在岗的档案管理人员,应当加强培训,提高他们的职业素养,从而促进其档案数字化管理水平的提升。最后,企业负责人应当奔走于各部门之间,加强部门关系协调,这样能够让档案管理部门能够获得其他部门的帮助,为档案收集、整理等工作提供方便。因此,就需要配备专业的档案管理人员,能够使部门关系协调,对工作进行合理安排,让各部门都能对档案管理工作提供支持,对档案管理工作表示配合,方便档案管理部门获取运营资料,以便更好地进行整理归档,从而提高档案数字化管理水平。

三、结束语

通过采用数字化管理模式,能够有效提高企业档案管理水平,以满足新时期档案管理水平的需求。在当前这种日益竞争的市场环境下,企业要想获得生存,谋求发展,就必须加强企业档案数字化建设、建立完善的企业档案数据管理库、全面落实档案管理制度以及强化负责人对档案管理的重视程度,促进企业管理水平提升,从而让企业获得更好地发展。

参考文献:

[1]全桂英.探讨事企业档案数字化管理[J].管理学家,2012(2).

[2]龙源源.企业档案数字化建设管理与应用探讨[J].山东档案,2016(4).

[3]吴嘉燕.企业档案管理实现数字化探讨[J].大科技,2016(16).

作者:屠星敏 单位:昆明滇池水务股份有限公司

企业档案数字化管理浅析责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次