出版社图书档案数字化管理范文

一、出版社图书档案数字化管理的重要性

随着计算机网络的发展，出版社图书档案管理逐渐进入数字化时代。档案数字化管理是将传统纸质、录像带等存储介质，通过虚拟的网络形式进行存储、传递和资源共享的管理方式，其形成的电子信息方便查阅、存储。数字化管理在推动出版社图书档案管理工作中具有十分重要的现实意义。

1．实现办公自动化，提高工作效率图书档案数字化是运用计算机技术、扫描技术和数据库存储功能实现的一种新型档案信息管理方式，通过计算机、网络进行图书档案管理，形成有效的复制、查询、检索、传输、存储，为有相关需求的人员提供及时、高效的服务，有效地解决了传统图书档案管理工作程序烦琐、信息资料存档数量受限、查找检索费时等问题，提高了图书档案的管理效率。

2．提高出版社图书再版效率排版软片是为图书再版而留存的资料，能够有效地缩短图书再版的周期。但是排版软片需要定期清理以减少库存空间压力，出版社会定期根据市场需求量对部分无价值的软片进行报废销毁，这给图书档案管理带来一定的局限性。而数字化的信息管理方式无须做报废处理，存储空间小，易于同步备份，节约人力、财力，能够有效地提高出版社图书再版效率，提高出版社的经济效益，有利于出版社的可持续发展。

3．提高市场竞争力随着网络信息化的快速发展，数字化的阅读方式已经融入人们的生活，为了跟上时展的步伐，越来越多的传统出版社参与到数字化图书档案的管理工作中。虽然图书档案数字化的初始建立工作量很大，但是图书数据库的不断建立、完善，为图书查询、检索、出版、销售提供了更多的便捷，使得图书档案管理方式更加科学、规范、实效，提高了出版社的市场核心竞争力。

4．图书档案能够长久留存传统的纸质档案管理不利于长期存档，图书档案原件经常被查询使用，纸质容易变黄、变皱或受到污损，不利于维持原状，保存期限有限。数字化的管理方式使得出版社的图书档案能够长久留存，保管方式更加安全可靠，用户可以通过图书档案数字化管理系统快速查询所需资料，无须查找纸质原件。

二、出版社图书档案数字化管理存在的问题

随着出版社图书档案数字化管理改革的不断深入，电子档案的保存形式被广泛普及，但庞大的电子信息数据库资源在数字化管理的过程中也会出现一系列问题需要我们去解决。

1．图书档案数字化管理意识不强我国出版社图书档案数字化管理的意识仍然不强，传统的管理模式和观念依旧根深蒂固，许多出版社将纸质档案与电子档案共同保存，这样看似有了双重的图书档案保障，但却是浪费人力、物力、财力等资源的错误做法。档案管理人员对图书档案数字化系统的使用还不熟练，在图书档案信息检索时没能很好地利用计算机网络系统，导致工作变得烦琐，通过网络形式传递的信息没有得到最大限度的开发利用，影响了出版社图书档案数字化管理工作的顺利开展。

2．图书档案数字化管理系统建设薄弱当前，部分出版社只注重图书的销量，关注能够给出版社带来大量经济效益的部门，而图书档案管理部门的经济效益不明显，出版社对其投入的资金不足，因此无法建立起科学、合理、高效的图书档案数字化管理系统。

3．图书档案管理系统与其他系统不兼容出版社的图书档案管理系统与办公自动化系统不兼容使得两个系统的数据信息很难准确转换，这给图书档案管理人员的原始数据信息收集、录入、归档等工作带来一定程度的困难。其不仅增加了相关工作人员的工作量，而且增加了图书档案管理的运营成本，图书档案管理工作效率明显降低。

4．图书档案数字化管理信息的安全隐患图书档案数字化管理虽然具有便捷、存储空间小等优势，但需要借助互联网来实现，而互联网存在一定的安全隐患，直接影响了图书档案信息的安全性。图书市场竞争十分激烈，盗版图书的存在直接影响正版书籍的销售，图书被盗取的现象难以控制，出版社极其关心图书数字化档案的安全。

5．图书档案数字化管理人才匮乏图书档案管理的数字化对管理人才的要求越来越高，需要相关管理人员具备相应的理论知识和实践技能，具备全方位的发展能力。但大部分出版社的图书档案管理人员缺乏相应的素质，专业知识陈旧，难以适应档案数字化管理的发展。

三、完善出版社图书档案数字化管理的对策

出版社要正确认识图书档案数字化管理模式，加强数字化管理建设，完善图书档案管理系统，减少数据不兼容问题做好图书档案数字化管理信息的安全性防范工作，不断提升图书档案管理人员的综合素质，主动适应市场形势的更新变化，保证出版社的健康可持续发展。

1．增强图书档案数字化管理意识出版社要想跟上时展的步伐，必须加强图书档案管理人员的数字化管理意识，从根本上转变观念，彻底打破传统陈旧观念的束缚，合理分配有限的资源，减少共同管理纸质档案和数字化档案产生的资源浪费。图书档案管理人员要深入了解数字信息档案的分类、存储、检索的特点，利用好丰富的数据信息资源，降低人力、物力资源成本，充分发挥图书档案数字化管理的优势。

2．加强图书档案数字化管理系统的建设加强图书档案数字化管理系统的建设具体包括图书信息数据库建设、档案数字化网络建设等。出版社应加大对图书档案数字化管理系统建设的资金投入，做好整体规划，不断规范图书档案数字化管理程序，为图书档案数字化管理配置必备的软硬件设备，提高出版社整体经济效益。出版社图书信息数据库的建设是一项庞大的工程，需要经过一个循序渐进的过程。出版社要不断地完善数据库信息，丰富数据库内容，加快图书档案数字化网络的建设，利用计算机网络通讯技术组建数字化网络系统，实现图书信息资源共享，为图书档案使用者提供便利的条件。

3．完善图书档案管理系统，减少数据不兼容问题建立多功能开放的自动化管理系统，同时包括数字化档案管理系统和其他办公自动化系统，通过计算机网络建立数据库共享系统，借助特定的数据接口和外部网络链接实现信息转换，从而提高图书档案管理人员的工作效率。

4．加强图书档案数字化管理信息的安全性网络的存在必然会对图书档案数字化管理信息安全产生威胁，为了保障图书档案信息的安全，出版社要做好档案信息的保密和杀毒工作，实行规范的图书档案管理制度和运用科学的技术，延长存储时间，提高信息存储质量，定期清查丢失的图书档案，及时追查相关责任人，做好图书档案的保密工作。对档案管理软件进行权限设置、密码设置、杀毒设置及多层结构关卡设置，定期对软件进行数据信息拷贝、系统维护、升级改造，杜绝不法人员非法访问、篡改、盗取图书信息等现象的发生，有效建立图书档案信息安全的保障体系。

5．培养高素质的图书档案数字化管理人才信息化的发展对图书档案数字化管理人员提出了新的要求，出版社要培养高素质的人才队伍，定期对他们进行档案数字化管理相关理论知识的培训，培养他们的计算机应用操作能力，让他们能熟练地使用图书管理软件，有效地对图书电子档案进行管理。同时，要组织相关人员参加学术论坛研讨会，与成功人士进行交流，分享各自的宝贵经验，共同学习、进步，增强档案管理人员的知识技能，提高他们的专业综合素质。图书档案管理工作是一项知识密集型工作，要求档案管理人员具备很强的分析判断能力，熟悉网络市场环境的规律和趋势，能根据图书市场及出版行业的发展状况，有预见性地判断未来图书出版行业的整体发展趋势，并及时、合理地对图书档案管理战略进行调整，提高档案数字化管理的效率。

科学技术的不断发展更新已经逐渐影响出版社图书档案的管理工作，图书档案数字化建设必须与时俱进、开拓创新，坚持科学发展的正确道路，从而使档案管理工作更加规范化、科学化、集中化，能更好地服务于图书档案的使用者，降低管理成本和时间成本，提高图书档案管理的效率。

作者：陆静一 单位：江苏理工学院