底图档案数字化管理分析范文

底图档案管理是研究所档案管理工作的核心内容之一，也是科研生产的重中之重。随着社会的进步，底图档案的数字化建设已成为摆在档案管理人员面前的一项艰巨任务，也是底图档案工作今后发展的方向。

一、底图档案数字化的含义

底图档案数字化是一个高度整合的概念，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质图纸系统转化成具有有序结构的电子信息系统。其最主要特征是图纸存储信息化、信息传输网络化和图纸档案利用时空化。具体来说，就是将现有的底图档案转化成为计算机可以识别和处理的信息，目的是为了快速检索，提高档案信息的利用率和提供远程信息服务。

二、底图档案数字化管理的必要性

(一)现实底图档案管理工作改进的需要纸质底图档案管理面临诸多困难。一是纸质底图档案由于存储时间长，造成部分图纸变色，图线模糊；同时大量的生产任务使得底图的利用率很高，以致有些图纸破损严重，特别是图纸晒蓝时经过机器的高温，使图纸变脆，更加重了图纸的损坏。二是由于长期以来的存储以及发展的需要，档案馆的图纸越来越多，不仅给档案管理人员增加了很大的工作量，也使得利用不便于查找、抽图等。故迫切需要有一种先进的手段来解决上述问题。

(二)数字化管理比传统档案管理更具优势传统底图档案占用存储空间大，档案管理部门不便于对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术的采用和设备的引进，特别是计算机、光盘等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的客观环境。底图档案数字化将会很好地方便科研人员查阅和更改图纸，节约工作时间。近年来，科研生产任务越来越繁重，图纸文件增长速度逐年提高，底图档案更改多而且必须受控，投产利用时需要晒蓝图，传统的纸质档案管理模式效率低下，已不能完全满足科研生产的需要。底图档案数字化处理以后，可以利用计算机系统进行审签和管理，能够提高工作效率，实现资源共享，使档案人员从抽图、更改、晒图中得以解脱，且用户查阅制作图纸更为方便，因为信息保存在服务器中，用户经过授权即可以查阅、利用档案，不受时空限制，缩短了时间，提高了效率。

(三)底图档案数字化是现代化档案管理的要求当前，由计算机科学飞速发展为主要特征的第三次科技革命方兴未艾，世界各个国家都争先恐后地制定相关策略适应数字化潮流。从档案工作方面来说，西方从上世纪90年代就开始进行档案数字化，我国虽然起步较晚，但是也制订了档案数字化发展规划，可以说档案数字化管理是大势所趋，如果不给予足够的重视，就会错过计算机技术大发展的机会，和其他国家档案工作发展水平的差距会越来越大。可以说建立数字档案馆是大势所趋，底图档案数字化管理也是现代化管理的时代要求。

三、底图档案数字化建设的途径与方法

(一)领导重视，强力推进底图档案数字化建设是一项系统工程，涉及到底图的产生、审签、传送、存储、更改、应用、保密等环节，参与部门和人员多，在管理方式上也需要做较大的变革。加之因受档案工作长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者缺乏创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，掌握现代化信息技术和基本技能的能力较弱，还没有真正把工作重点转移到档案数字化上来，对新事物有抵触情绪。如果没有领导的重视和强力推进，很难有效推进此项工作。各级领导尤其是主管档案工作的领导，应统筹制订工作方案，定期监督落实，了解底图档案数字化建设进展情况，提出要求，下达任务，指导各部门开展工作，帮助解决实际工作中存在的困难和问题。

(二)充分调研，选好手段调研是采取手段的前提，只有充分调研企事业单位的档案现代化管理现状，才能从中选出最好最适宜的电子档案管理系统，才能为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，才能与本单位的OA办公自动化和PDM设计过程实现有机融合管理，形成更加完善的现代化信息管理网络。当前，研究所要从实际出发，先走访调研在这方面做得较好的单位，深入了解他们的相关服务，尤其在接口对接方面，一般包括与OA系统等的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包等，学习他们的优点，取长补短，并根据所内的实际需求，从细节入手，采购切实可行的软件。

(三)完善制度，规范管理制度是约束每个工作人员的规范，同时也是保障他们利益的根本，制度变了，那么模式也就变了。基于电子档案管理有其固有的规律和特点，因此只有建立与之相适应的管理制度，才能将数字档案馆建立起来，才能使相关档案管理人员有法可依、有章可循，杜绝失泄密的发生，工作起来得心应手。对涉密档案的管理，应建立专人专管制度，明确管理人员的岗位职责，建立电子文件归档制度、存储备份制度、利用制度、保密制度、责任追究制度、应急预案等等。应做到制度上墙，奖惩分明，并针对工作中出现的新问题给予有效解决，为所内科研人员提供优质服务。

(四)总体规划，分步实施总体规划就是将档案资源进行合理存储与利用的总体布局与安排。在制定总体规划的过程中，应该坚持几个基本原则，包括系统性原则、实用性原则、规范性原则、安全性原则等。通过对档案资源的总体规划，实现档案管理业务流程的有序化以及资源的优化整合，同时通过对档案资源管理标准制定及体系结构的健全，实现档案资源管理的科学化、规范化。与此同时，对新事物还要坚持循序渐进的原则，总体上做好实施方案，分步推进实施。首先对新归档的底图实行数字化管理，电子与纸质图纸一并归档。其次把旧图逐步扫描成电子图纸，在档案管理系统中建立一级、二级、三级目录，将电子图纸根据图号逐张挂到系统中，再根据所内科研人员的职能岗位不同，赋予不同的级别和访问权限，使不同操作员有不同的系统操作界面，使之只能查阅自己权限内的档案资料，做到分工细致，权限明确，这样既能很好地保护数字档案的安全，又能提供必要优质的服务。最后实现数字底图的网络监控、接收和归档。

(五)适时更新，逐步完善底图档案数字化建设需要在不断的实践中，根据实际遇到的问题进行管理方式与技术手段的适时更新，以适应档案信息化的发展趋势和档案数字化的发展要求。要逐步完善底图档案数字化工作的各个层面。电子审签应支持共享、离线等，管理员可以根据实际工作需要，配置是否对这些操作进行强制审批，用户在执行加密文档的共享、离线等操作时，将视管理员的权限许可，可能需要经过管理员审批。只有得到借阅者的反馈，流程才能逐步得到改进。在实际建设工作中会遇到各种各样的问题，只有不断摸索、反馈，工作流程才能得以不断完善。这是坚持与时俱进的开拓精神与创新发展的工作要求。

(六)开展培训，提高技能信息时代给档案信息化发展带来了不断的技术更新要求和技术改进方向。在此背景下，底图档案数字化建设离不开强有力的人才基础和人力资源保障。档案管理人员不仅要具备传统档案管理的技术和技能，还要掌握现代化、数字化和网络化管理的基本技能，拥有较高的信息化管理水平。在强化管理和组建技术团队的基础上，应加强档案管理人员在数字化技术、网络技术、现代化管理等方面的培训，重点学习与档案信息化相关的计算机应用基础，以适应档案信息化的发展。同时突出时代应用知识教育，培养一支具有一定数量和质量的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。通过不断的教育培训和技能的培养锻炼，进一步促进我所档案数字化水平和底图管理的科学有序发展。

(七)加强研究，综合应用档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的，是其它工作环节的落脚点。根据研究所档案管理的现状，加强档案数字化的宏观和微观研究是促进我们的智力资源转化为应用资源的重要保证，也是强化理论与实际相结合、促进技术手段与工作综合管理应用的关键。档案人员要解放思想，转变服务观念，着力改变“重保管、轻利用”的工作局面，把档案工作与科研工作结合起来，开发档案信息资源，采用现代化手段，开拓档案信息服务范围，为科研、生产部门提供便利的服务。数字化是一项需要花费较多人力、物力和时间的系统工程，在有限的条件下对传统档案进行数字化是现阶段档案信息化的主要趋势。从研究所档案管理的实际来看，底图档案数字化的应用关系到科研和生产的顺利进行，关系到生产效率的提高和成本的降低，只有保持积极主动、开拓创新的工作态度，才能做好底图档案数字化工作。作为底图档案管理人员，我们要朝着“档案信息管理设施现代化”、“馆藏重点档案资源数字化”、“电子文件归档规范化”、“档案信息利用网络化”的方向，加强信息化手段的学习和应用，提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化、数字化，为社会和研究所各项事业发展提供更多有价值的档案信息。

作者：杨淑梅 陈玉娟 崔立红 单位：中国北方车辆研究所