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现代企业制度下企业档案管理探讨

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【摘要】时代发展伴随着新形势下的企业变革,企业内部的各机构职能和责任也会发生一些改变。企业所制定的各种规则都是依照国家颁布的规章而来,时代的不断发展,科学技术的不断进步使得企业所采用的档案管理体系已经不太适用于改革后的企业,无法满足生产力的要求。因此,制定出一套适合于现代企业发展要求的档案管理办法是体制变革的重要部分。

【关键词】档案管理体制;现代企业制度;档案管理

市场经济的持续发展使得如今的企业对人事档案有了更加严格的要求。现今社会的档案管理工作与以前有了很大的不同,过去的档案管理工作基本都是比较固定的体制,而现在这个体制被要求和企业的目标相贴近,这就要求我们重新审视档案管理工作,分析过往的规则存在的弊端,结合现代社会企业需求重新规划档案管理体制。

一、档案管理体制内部原则

(一)统一性原则。档案管理过程中很重要的一个原则是统一性,这个原则也是贯穿于整个体制中的。一个企业每天接受的各种信息数量巨大,档案信息的流入流出都至关重要,每一步都不能有差错,管理中必须做好分类工作,根据文件的性质、时间等将其进行不同的分类,并且按照相关规定完整记录,要能够保证档案类型的准确,以便在寻找档案时方便快捷,从而避免盲目寻找,节省时间。

(二)可靠性。企业档案管理中最重要的部分应该就是档案信息的可靠性。保存档案信息是为了在企业遇到相似项目时能够给予一些经验,提供很多有用的信息,使最终决策达到最优的状态。这就要求档案信息必须是准确可靠的,在实践过程中发生过的,并且档案记录的完整与否也是非常重要的。

(三)完整性。企业发展经营过程中发生的一系列改革和变化都要完整地记录在企业档案中,要保证文字叙述的准确性,不能使用有歧义的表达,注意问题的关键所在。个人能力的提高会带来工作效率的提升,档案信息的完整能够给企业的发展带来更大的收益。

二、企业档案管理中遇到的问题

(一)档案信息保护意识淡薄。企业档案信息管理工作相比较于企业的其他工作属于不太被重视的部分,虽然因为国家体制改革有了些许改变,但并没有真正看到问题所在。我国企业在档案信息方面意识不够强,很多领导关注的问题都在如何提高企业经济效益上面,而档案管理这种效益作用不大的工作很少受到重视。

(二)管理人员有很大问题。现今社会,信息安全是很重要的一大问题,企业档案管理工作交给一些专业人士来做会比较好,但是这方面人才是一个很大的漏洞,无法满足企业需求。一方面来说我国档案管理型人才资源不够,培养不到位,另一方面许多企业注重经济生产效率,把主要培养目标放在经济型人才身上,对于档案信息管理型人才没有太多重视,加之很多用人单位一人多用,使专业技能发挥不出来,最终导致管理效率变得很低。

(三)设备更新不及时。企业电子设备的更新不及时会引起工作效率的降低。很多企业管理档案的设备使用的还是传统的人工录入、人工检索的方式,现代科学技术很少应用在档案管理设备中,人工工作有很多的影响因素,工作中很容易出现错别字或者意思表达不清楚等情况,而且采用人工记录的方式容易造成重要信息的遗漏,对后续相关工作产生不利影响,最终导致企业工作效率降低。

三、如何解决存在的问题

(一)增强档案意识。作为领导应该起到带头作用,深入学习档案管理的相关知识,重新审视档案管理工作的重要性,为员工做一个好榜样。企业应该在内部加强对管理人才的培养,并且增加培养范围,让更多的员工了解档案管理,加强员工对这个职位的理解与认知。培养的方式多种多样,可以采用纸质版小漫画的方式,也可以利用多媒体技术的直观表现,还可以通过宣讲会讲座等方式来带领员工学习相关法律法规,不同的宣传可以起到不同的效果,企业可以自己选择适合的方式向员工普及档案管理工作。

(二)提高专业性。企业要从人才引进方面入手,提高档案管理型人才的专业技能,从而改进企业档案管理方面的不足。首先从各个高校招聘相关专业的人才,让更多的人才进入企业中,参与档案管理相关工作。还有企业内部档案管理的员工,要为他们创造培训机会,加大培训的力度,给员工更多的学习空间,还要注重实践性,让员工自己不断摸索档案管理工作中需要改进的地方,从而能更好地为企业服务,满足企业对于这方面工作的需求。企业档案管理型人才专业技能的提高,才能促进相关工作的持续进行。

(三)实现制度化和体系化。现代化社会的不断进步,科学技术和信息网络技术的发展给我们带来了很多便利,并且被应用在许多的领域中,现代化的档案管理可以依靠电子信息技术形成一套更加完整的体系。企业要重视科学技术在现代管理体制中的应用,并且做到及时更新信息更新设备。最好的方法是改变传统的档案信息输入方式,用信息技术建立电子档案,这样能够提高员工工作效率和信息录入的准确性,也减少了档案管理部门人员的压力。四、结束语现代企业的发展面临着许多的挑战,同时也迎来很多机遇,新制度新体系的形成对企业有很大的帮助,要抓住机会善于利用现代新技术进行改革。

【参考文献】

[1]柏文文.现代企业制度下的企业档案管理[J].中外企业家,2017(2):240-242.

[2]石盛菊.关于企业档案管理体制改革创新的探讨[J].中国科技博览,2015(42):334.

作者:梁枫;张鑫 单位:长春市市政工程设计研究院

现代企业制度下企业档案管理探讨责任编辑:张雨    阅读:人次