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档案工作对企业发展的作用

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[摘要]

档案工作在整个企业运营中承担着“后勤”角色,虽不在前“冲锋陷阵”,但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转,档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用,档案是企业发展的有力支撑。

[关键词]

档案工作;企业发展;价值

档案的本质是具有凭证价值的原始记录,档案在企业发展中提供最原始的信息源,同时也是可供学习的知识源。无论是信息源还是知识源,档案在企业发展中地位举足轻重,不可藐视。随着社会主义市场经济的不断发展,企业档案作为一项无形资产在企业管理中彰显了其重要的地位和作用。企业档案的潜在价值是企业固本强基谋发展不可或缺的基石。本文就档案在企业科研生产、经营管理过程中所体现的支撑作用作简单论述。

1企业档案的情报价值

档案在科研设计中具有重要的查考价值,科研档案是一个企业在产品设计研发过程中的重要技术依据,在整个企业战略规划过程中被纳入整个发展项目规划,被纳入单位领导议事日程,纳入单位工作计划,纳入单位的职工经济责任制。之所以如此,主要依仗于科研档案的重要查考价值,因为在开发产品的过程中,研发技术具有可持续性、连续性,对于科研人员具有无可替代的参考价值。企业产品的研发工作是一个从无到有的过程,在企业的整个运营战略中处于上游,具有总揽全局的战略地位。那么,研发肯定不是凭空设想、闭门造车,而是需要大量的科技情报档案资料作为支撑,查阅相关档案,吸收引进。从这个意义上讲,档案为科学研究提供了一个上升的平台,构造了一个可持续发展的框架。就笔者之前所在单位而言,从档案日借阅频次来看,科技档案最多,尤其是产品档案居多。大多借阅者都是反复研读、推敲,有些是为改进,有些是为新品研发。从这个层面上讲,档案其实一点也不“默默无闻”,而是在不断“发光”。

2企业档案的评审价值

档案是历史真相的再现,具有一定的法律效力,以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。笔者之前所在公司曾遇到此类事情,单位得到上级紧急通知要审计财务。由于时间紧任务重,需要通宵工作,为此,档案部门作了事前的材料准备。由于年度较多,需要提供涉及生产、经营、财务管理诸多方面的档案。经过一通宵的忙碌,审计工作已基本结束。虽然一宿未眠,疲惫尤存,但使我想到了一句话:养兵千日,用兵一时,从档案管理角度来看就是:存档千日,用档一时,保管了多日的档案,此刻价值才体现出来。其实,档案管理的根本价值在于未来。由此,我联想到了国防建设,国防建设是一个国家安居乐业的重要安全保障,着眼于未来的国家安全。从这个意义上来说,档案管理同国防建设有相似之处,都是面向未来、服务于长远。档案管理从宏观角度来看,就是服务于国家国民经济建设,促进国民生产生活等诸多领域的可持续发展;从微观角度来看,主要面向社会的某一领域、团体、组织或个人的日常工作需要,就本单位而言,就是为本单位的生产、科研、经营、管理服务,着力于单位的各项工作顺利进行。从此次财务审计来看,审计人员从财务档案入手,全面审核了单位资金使用状况,整个过程,“档案”做了最好的回答。试想如果没有这些档案的“陪审”,恐怕很难完成此次审计工作,这也正是档案管理价值的微观体现。从档案的归档到编目、整理、保管等诸多环节,都是在为档案今后价值的发挥做准备,这些准备过程就是日常的养兵、练兵阶段,养兵练兵乃是用兵基础。档案管理同样如此,日常的档案管理业务是充分发挥档案价值的基础,是做好各项工作的重要前提,是单位进行重大战略决策的依据。

3企业档案的维权价值

当下,各单位基础设施建设日新月异,项目档案骤增,这些项目档案涉及科研生产、技术改造等基础建设项目。这些项目在可行性研究报告、建设过程中,竣工阶段都需要全方位的质量监督、财务监督、责任监督。企业档案在这些项目建设过程中,无疑成为强有力的可查信息资源,扮演着维护企业权益的重要角色。从这个意义上讲,企业档案成为维护企业权益的重要法宝,其重要性可见一斑。笔者之前所在单位,在一次外购设备中,在开箱验收阶段时,发现一设备是翻新设备,当时及时拍照取证,提供相关项目档案有关技术合同、协议等,积极和厂家联系,使得事情妥善解决,为单位挽回经济损失。在笔者近几年工作中,设备档案、基建档案等项目查考较为频繁,问题多涉及设备维修、厂房改造、电网铺设、管道维护等事项,这些事项均为工厂的基础设施项目,关系着企业日常的正常运行。在解决这些事项时,档案始终如一地伴随左右,默默发挥着功效,维护着企业的正当权益。质量是企业的生命,没有质量无以言效益。质量档案对企业维护自身形象来讲可谓相依不离,当遇到重大质量问题时,需要企业提供相关产品原始记录,试验数据,以此说明产品是否按客户要求生产,是否达到客户对产品性能、参数的要求。每遇此事,笔者就要提供大量质量档案、试验档案,力图说明单位生产过程完全按规定要求生产,以此证明企业产品没问题,进而维护企业的权益。

4企业档案的营销价值

企业要适应市场,要在市场上占有一席之地,就必须注重塑造企业自身形象,宣传企业产品。通过图片档案、荣誉证书档案的宣传可以向社会展示企业形象、精神风貌、产品品质,提高企业的知名度,从而获得较高的市场认可度。从笔者近几年的工作中,市场部经常借阅产品型号的生产许可证、产品合格证以及相关获奖证书的原始件,使得许多用货单位看后确认该厂是信得过的企业,产品质量可靠,纷纷与厂里签订供销合同,助推企业生产经营效益大增。

5结语

企业档案是企业重要的信息资源,蕴藏了企业大量有价值的信息,保管好、利用好这些信息,对于促进企业可持续发展,维护企业权益,拓展企业产品市场意义重大,企业档案是支撑企业前行的重要“杠杆”。因此,做好企业档案管理工作,深挖蕴藏其中的信息资源,为企业发展源源不断提供信息支持,应成为当下企业档案部门的工作重点。

作者:张伟 单位:云南大学 公共管理学院

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