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资金集中管理下大型企业风险控制策略

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摘要:

很多大型企业都建立了资金集中管理模式,但由于企业的管理体系不够健全,使得内部控制在实际实施过程中存在着诸多问题,从而限制了这些企业的发展。其中采购和资金报销环节的风险尤为突出。因此,加强企业采购和费用报销过程中的内部控制具有非常重要的意义。

关键词:

资金集中管理;大型企业;风险控制

随着企业经营规模的日渐扩大,经营范围越来越多,经营管理逐渐分散,企业面临的风险也相应变大,因此内部审计管理的需求也就显得更加重要。上市公司必须要设立审计委员会也是《萨班斯法案》的要求,内部审计的设立,对提高企业治理效率和财务信息的可靠性都具有深远的意义,还可以防范企业的经营风险。

一、资金集中管理模式下大型企业存在的风险

(一)采购环节风险

(1)部分企业没有完善的采购管理网络系统设置。如金额没有上限,也没有较为稳定的供应商设置等。在申请采购项目时,由于缺乏统一规范要求,员工使用的申请方式不一,导致采购管理混乱。(2)在制定采购计划时,应根据采购需求对供应商进行比价,并且对供应商名单进行最后确认,再向主管部门提交报价审批申请。主管部门所需做的只是事后管控采购业务,而无须管控前期采购工作。(3)销售计划随着市场的变化时常做调整。由于企业的采购计划都是依据销售部门年初设定的计划编制而成的,采购和销售部门没有及时沟通,导致企业虽然有采购预算和计划编制,却无法满足企业生产经营的实际需求,造成采购过剩或短缺,从而对企业的正常运行产生影响。企业对采购人员的绩效评估机制不完善,使员工的工作责任意识缺乏,不利于提高采购人员工作的积极性,导致企业采购成本不断升高,供应商供货质量不断下降,进而使得企业业绩和盈利能力也相应下降。

(二)财务报销环节风险

费用报销在企业经营管理中看似不重要,但是不考虑生产原材料成本外,员工日常推广及活动产生的费用支出(如差旅过程中的费用、业务招待费用、推广活动费用等)同样在企业主要运营成本中占很大比例。由于行业的特殊性,容易出现商业贿赂等行为。工作人员在日常报销时,擅于钻企业财务管理上的漏洞,通过使用虚假发票编造虚假业务进行报销,使企业蒙受不必要的损失,同时也面临严重的税务风险。财务人员在收到员工报销时,对其取得的报销凭证的真实性也难以辨别。员工在填写报销凭证时也不能够按报销要求规范填写,使得报销凭证不符合公司报销制度的要求而给予退回重新申请,这样势必会造成人力、物力等的严重浪费。此外,企业财务还经常出现报销凭证和业务项目不相符的情况。究其原因在于报销人提供虚假报销信息。部分企业报销人员将一些自费项目归类到企业活动,并且向企业申请报销这一部分费用。

(三)内部控制制度不健全

有些企业虽然制定了内部控制制度,但是没有涵盖所有业务活动,或可操作性不强,例如对数额仅以“较大”来描述,但具体多少数额才算较大却没有明确标准,造成无法操作。究其原因,主要是由于企业管理者不够重视内部控制制度。由于企业各项经济活动全面置于经济监督之中,对企业的经营管理活动的主要方面、重要环节实施全面控制。在设计企业系统时,关键之处在于如何提升设计的完整性,简化控制程序,提升企业效率,减少企业在此方面的支出。在确保有效性的基础之上,应该依据企业规模与业务特色进行控制,确定控制节点,对于不同金额应有不同的审核方式。对于牵扯到较大金额的重点项目,应采用更为严密的控制措施。这比制度不完善的危害还要大,没有得到有效执行的制度好比没有关闭的防盗门,根本不防盗。企业受利益驱动,更看重企业经营,而忽视企业的管理,未建立完善的自我约束机制,通常是违规的事情发生后才采取补救措施,企业建立的内部控制偏重于事后控制。

二、大型企业风险控制策略

(一)明确会计责权,加强企业各方面的内部牵制制度

当员工将报销单据递交会计人员后,在业已完成初次审核后,还应对较大金额的付款申请加以复核。只有当复审人员确定报销申请无误时,会计人员才可以将此次报销的金额付款给相应的收款人。倘若复审人员对于报销单据存在疑问,就可以在系统中退回此次报销申请。复核人员的主要工作内容是对报销申请进行第二次审核,检验报销的真实性,涵盖支持此次活动的文件、发票,报销项目类型、初次审核人员的审核方式是否符合流程规定等。实现网上电子审批系统后,财务人员无需手工在财务系统中做账,相应的财务人员只需在员工电子费用申请单上选择正确的费用类型,点击批复按钮即可。相关的费用明细会自动上传的财务系统,实现电子自动做账模式。财务人员无需再手工做账,只需要对审批记录准确性加以确认即可。不同的费用类型会有与其相对应的费用科目,电子审批系统会根据财务人员在电子审批单上选择的费用类型进行分类,上传到财务系统的相应费用类型的科目中。对于应付账款科目,则设为系统固定使用的贷方科目。只有借方的费用类型科目是根据活动的实际类别进行分类的,贷方科目则设为固定的科目。如果财务人员在电子审批系统中选错费用类型,上传到财务系统中后可以在财务系统中进行修正。但也仅限于对借方的费用类型科目进行修正。贷方的应付账款科目应设置为不可修改状态。负责银行付款的财务人员,每次付款时,在财务系统中导出应付账款科目即可进行付款。不同付款类型的性质不同,对相应财务人员的财务使用权限应有严格规定。对于与采购相关的对公付款以及与员工报销相关的个人付款,应对相应财务人员的财务系统使用权限进行相应的设置。

(二)定期对员工进行采购及报销相关知识培训

财务人员及采购人员应对自己负责的区域人员做费用报销相关知识培训,并将培训内容作为对财务及采购人员的绩效考核目标。财务及采购人员通过工作中对员工费用申请中常遇到的问题进行汇总,定期以座谈会、电话会议或者其他形式组织相关部门进行财务、采购相关知识培训,优化员工费用申请进度,提高各部门间的配合,有效地提高工作效率。

(三)完善企业内部控制制度

要注重建设重视信息技术,在市场调查时应该充分利用互联网资源。构架物资信息库,提升企业信息传递效率。此外,还要构架信息管理系统已支持网上采购和审批。降低采购风险,提升企业效率,掌控采购流程。企业应该对各项业务的交易流程有全面地了解,对合同约定的事项特别关注,而且还要注意是否存在合同约定以外的事项。当收到货物时,采购人员应对货物进行及时登记。对于作为某些有特殊使用目的的支出要加以关注,与客户之间保持良好的及时沟通,避免交付货物的难以收回;或者仍然挂在企业账上,没有及时做账务处理。企业可以通过采用招标的方式,获得质量好同时价格又合理,性价比高的产品。在招标时,应使用更为公平、公开、公正的方法,部队企业供应商进行投标限制,确保过程的公平性和合法性。尤其是管理人员,要做好对于招标过程的管理工作。倘若某家供应商确认中标,相关人员应告知企业管理人员供应商信息,企业管理人员在董事会上应安排专人负责其监督工作。如果发现某个中标供应商存在价格虚高,应严肃处理相关招标负责人,确保招标流程的合规性和公平性。

(四)做好企业年度财务预算编制工作

这是大型企业风险控制的第四大策略。预算办法涵盖企业固定预算、企业概率预算、企业增量预算等等。在进行企业预算编制时,应使用综合预算编制的方法进行。除去增量预算,还应该对概率预算、零基预算、动态预算等加以考虑。就程序而言,应逐步从增量预算向其他预算过度。对于银行所用的预算方法而言,其有着各自的优劣性。例如增量预算方法是指基于企业上期固定成本收益水平,比对企业上一期业务数变化,在某种水平上升降银行预算额度的手段。而对于零基预算而言,就并非基于企业上期固定成本收益水平,而是基于零这一基数,分析某项开支方式和数量的必要性,将预期收益考虑在内以后进行预算确定。就增量预算过渡到零基预算而言,参考项目重要性程度高低,再根据先后缓急这一策略,进行经费预算。使用这种方式进行过渡可以最大程度上确保银行业务稳定。

参考文献:

[1]吴秀波:《企业风险管理框架下对企业内部会计控制基本规范的思考》,《审计与经济研究》2012年第2期。

[2]荣晓明:《浅谈企业物资采购流程的管理思路》,《内蒙古科技与经济》2008年第2期

作者:孟祥革 韩东 单位:牡丹江师范学院

资金集中管理下大型企业风险控制策略责任编辑:沈应婷    阅读:人次