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石化企业采购与供应链管理的信息化

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摘要:采购是供应链管理中的重要环节,基于电子商务环境,实现采购与供应链管理信息化,是当下石化企业经营管理的主要发展方向。本文将结合石化销售企业现状,对电子商务环境下石化销售企业采购与供应链管理的信息化问题进行探讨,分析系统主要功能的实现与应用。

关键词:电子商务环境;石化企业采购;供应链管理;信息化随

着电子商务的快速发展,石化销售企业主营业务基本实现了信息网络化经营,并与企业内部信息管理系统对接,信息化程度不断提升。但传统信息管理系统的智能化程度较低,只是将手工处理方式转化为计算机处理,不能完全满足企业供应链管理对信息监控、反馈、共享等方面的要求。因此,有必要针对电子商务环境特点,加快石化企业信息化建设,促进采购与供应链管理信息化水平的再次提升。

一、电子商务环境下石化销售企业管理信息化需求

电子商务发展迅速,传统企业的市场营销模式发生了深刻改变,如何把握新的发展时机,紧跟电子商务发展步伐,抢占市场先机,是当下企业发展的重要研究课题。在此背景下,石化销售企业积极开展管理信息化建设,将采购与供应链管理信息化建设摆在企业发展的重要位置,利用信息化技术提高管理效率。但从目前的信息化建设水平来看,多数石化销售企业仍处于落后地位。从电子商务的发展规律来看,开设网站、构建网络采购、销售点只是电子商务的一部分。发展电子商务的真正意义是借助互联网改进企业采购、销售业务环节,处理与其相关的商务活动,提高供应链管理效率,从而提高企业的经济效益。在电子商务环境下,石化销售企业的管理信息化目标应包含四个方面:(1)实现物资采购部门的纵横业务延伸,在纵向上,向上要与采购管理部门进行业务交流,向下要与用户进行实时信息交流,在横向上,向内要与企业各职能部门,包括资金结算部门、监督部门等进行业务交流,向外要与供应商做好及时沟通;(2)实现物资采购过程的电子商务化,利用电子信息系统对采购过程进行监督和记录,提高采购过程的透明度,确保各项采购原则和采购管理要求的落实;(3)在采购管理过程中,通过对物资价格的横向对比,利用信息化管理系统分析市场价格变化趋势,帮助企业做出合理的采购决策,降低成本费用,提高成本效益;(4)信息化系统的应用通过实现供应链中各方主体的信息互通,减少采购中间环节,提高采购效率和采购质量,并为采购流程监督提供方便。因此,目前石化销售企业采购与供应链管理的信息化建设与实现上述目标仍存在一定距离,应积极研究信息化系统的构建与应用,加快信息化建设步伐,充分利用模块化开发技术、大数据技术、无线网络技术等先进技术手段,完善系统功能和性能。在此基础上,与石化企业采购、销售业务充分结合,确保采购与供应链管理的合理性。

二、石化销售企业采购与供应链管理信息化系统的构建

(一)信息化管理系统的应用

基础石化销售企业的采购与供应链管理信息系统构建主要采用J2EE企业应用开发模式,设计基于B/S框架的分层系统结构。从石化销售企业目前使用较多的易派客平台等电子商务系统来看,采用J2EE开发模式可以满足系统功能和性能要求,通过构建分布式应用模型,采用组件重用技术,实现安全、灵活的事务控制。此外该系统还具有可扩展、伸缩性强等优点。为满足石化企业信息管理系统的应用需要,为千万量级用户访问提供支持,需要采用数据缓冲技术设计底层数据层。采用中间应用服务器处理动态请求和实物管理请求,确保负载平衡,完善消息处理机制。目前在石化企业采购与供应链管理信息系统开发中,使用较多的为Java语言,采用“jsp+servlet+EJB+jdbc”开发框架。系统实现后,用户可以直接通过浏览器进行访问,系统操作较为便捷。针对系统功能和数据类型的复杂性,主要采用XML技术对数据进行处理,实现文本、图像等多种格式文件的跨平台交互。用户可以在系统平台下处理各种特殊类型数据,为企业移动办公提供支持。在网络技术方面,系统中所有的网络设备均遵守TCP/IP标准协议,企业局域网可使用100/1000BaseT以太网,采用光纤设备连接采供站。在系统开发和运行环境方面,数据库服务器可以与应用服务器共用一台IBMP550处理机,配置4核1.6GHzCPU,6GB内存,4块146.8GB硬盘和2块千兆网卡。数据库使用Oracle9i,利用其存储物资数据,实现集成化管理,并保证数据的安全性。服务器平台选用WebLogic,该服务器平台具有较高的伸缩性和可用性,是企业级应用服务器的常用系统。

(二)系统结构设计与实现

石化销售企业采购与供应链管理系统的总体结构可以划分为决策层、战略层和战术层。决策层功能主要包括综合管理、综合查询和统计报表等,战略层功能包括需求管理、供应商管理、客户管理和市场调研等,战术层功能主要包括质量管理、合同管理和价格管理等。在三层框架体系的应用下,全面满足石化销售企业的供应链管理决策、供应链分析以及管理执行等方面的需求。比如在综合管理系统中,要从全局角度对各子系统产生的有效数据进行整合,对其进行统计和计算分析,为供应链管理决策提供依据。子系统反馈的数据是从一个特定角度反映物资供应流程中存在的问题或取得的进步。通过对各子系统数据的综合分析,可以全面掌握供应链业务执行情况和物资供应规律。系统功能包括采购计划汇总、计划执行分析、需求计划汇总、计划准确性分析、计划平衡性分析、费用执行分析、项目综合平衡、采购渠道分析、合同计划来源、出入库单汇总、库存收发统计、物资消耗分析、关联交易分析以及机构人员情况等。

三、电子商务环境下的石化销售企业物资供应管理信息化

(一)构建采购供应业务集成平台

在电子商务环境下,石化销售企业的经营管理模式发生了重大变化,业务流程和办公模式逐渐向专业化、精细化方向发展。在此过程中,集成化采购供应平台的构建发挥出了重要作用。集成化信息办公平台面向全网办公,系统建设融合供应链(SCM)管理、项目(PM)管理、准时供应(JIT)管理等先进思想,充分结合企业的实际业务状况,将与物资采购供应有关的各项业务集成在统一的信息平台下,逐步建立了集中统一、科学规范、公开透明的物资供应管理体系,实现资源共享与信息快速交互。系统主要功能包括二级计划提报、公司审批、接收、招投标和采购询比价、采购合同审批、物资出入库管理以及财务结算管理等,为企业信息流、物资流的统一提供了支持。在集成信息平台的应用下,数据处理更加灵活、方便,企业可以灵活调整人员管理权责,扩大业务覆盖面,提高业务处理的透明度,并使各项财务数据做到有记录可查,有利于实现规范化管理。

(二)采购电子商务化

在集成业务平台的支持下,中石化在全系统内成功搭建了集合“采购、销售、物流、金融”功能于一体,满足供应链内企业各种需求的电子商务系统——易派客平台。由专业部门对常用物资实行统一招标,中标供应商按照规范要求分类录入平台,便于需求单位进行采购,避免重复招标,节省人力物力及成本。网上采购方式和在线商务的应用使整个采购过程处于可控状态,可以有效避免专业能力不足、违规操作等问题。网络采购方式下供应商的反应更加敏捷,交货周期更短,采购执行效率大幅提升,从而满足了保供降本和采购监管要求。此外,采购电子商务化也减轻了人员工作量,有效减少企业库存,降低采购风险,促使企业供应链结构在本质上发生改变。

四、基于电子商务环境的石化销售企业供应链管理信息化

(一)公司计划管理

公司计划管理模块的主要内容是接收或回退物资采购计划、直接录入书面物资需求计划并对其进行汇总和分析管理。系统可以根据物资需求、库存、代用物资和期货等资源信息,统计需求计划缺口,进而科学制定采购计划,并对采购计划的执行情况进行跟踪管理。在计划管理功能的应用下,可以合理制定物资储备定额,按计划办理出库手续,对需求计划进行及时核销,分析库存积压产生原因,提高资金周转效率。系统主要功能包括计划编制、审核、注销及退回等。

(二)采购过程管理

通过电子商务系统(EC),实现网上提报采购需求、网上询价、报价、比价和网上评价并确定供应商,使采购业务流程更加标准化、阳光化,有效地降低了采购成本和采购费用。系统主要功能包括需求订单管理、询价方案管理、询价过程管理、采购方案管理、合同管理、专家库管理、框架协议管理。采购管理与价格管理的紧密结合,可以有效选择出质量可靠、价格合理的物资来源,确保采购审批程序的严格履行。在网络途径上办理无纸化合同会签手续,并接受相关部门的监督检查,可以提升合同管理的规范化程度,排除到货时间、验收和相关问题的处理异议。在采购管理的支持下,实现渠道集中管理,提高采购效率。

(三)供应商管理

在采购实践中,中石化建立了统一、共享的供应商网络,所有需准入的供应商都需要经过资格预审,资格预审不合格的,不能加入中石化供应商网络,不能发生业务交易。通过建立完善的供应商管理体系,确保来源物资质量,降低采购企业风险。供应商管理系统采用分级管理模式,可对物资采购渠道的选择进行优化,对采购物资的质量、价格、交货期等进行综合分析,选择最佳的供应商开展合作,并建立良好的合作关系,实现效益最大化。系统主要功能包括准入管理、档案管理、考核管理、审核管理、监控管理、信息查询、统计分析、数据集成等。

(四)标准化管理

进行物资编码管理是推行物资供应管理的重要前提,通过使用科学的物资代码,将物资的特征量与特征值标准化,可最大限度的避免人为因素导致物料编码不规范和一物多码的现象。信息化标准管理系统(MDM),将《销售企业物料编码分类检索手册》中的分类管理要求固定为代码编制模板,需求企业提报并审核通过后系统可自动进行物资代码编制,有效提高了销售投资管理系统及各销售企业物资采购效率,并降低了企业物资采购管理人员的工作强度。

(五)价格管理

销售企业在供应链管理过程中,要随时了解市场行情,掌握市场价格动态信息。通过建立价格信息库,并对其进行持续更新,全面采集物资指导价、历史成交价、行业价等重要参考信息,可以为采购价格提供科学指导,为价格审核提供依据。价格管理模块的主要功能包括指导价格制定、市场价格分析等。在价格管理系统模块的支持下,企业可以及时根据市场行情变化,调整主要物资采购价格,实现价格功能比最优化目标,确保采购业务的合理性,并对合同成交价进行有效监控。

(六)财务核算管理

石化销售企业的财务管理系统内容主要包括付款申请、业务审批、资金审批、支付凭证生成等全流程管理,通过与TMS、ERP、集中核算等系统的紧密集成,最终实现业务审批支付处理的程序化、自动化、集成化、影像化,从而减少手工业务处理量,提升资金计划统筹管理能力,加快业务处理效率,规范付款业务的操作流程。确保资金支付的安全性和唯一性,提高财务核算的智能化和正确性。

(七)ERP系统管理

ERP系统以模块化的形式提供了一整套业务措施,其中的模块囊括了全部所需要的业务功能,并把用户与技术性应用软件相联而形成一个总括的系统,把逻辑上相关联的部分连接在一起,优化业务流程,因此减少了重复性工作、赢得效率,并通过灵活的配置实现了预设的大量体现最佳实践的业务功能,用于企业战略上和运用上的管理。系统管理的主要模块包括投资管理模块、资产管理模块、物料管理模块、财务与控制模块、工程维护模块、生产计划模块、销售与分销模块、BW模块。ERP系统管理作为整个供应链管理的基础业务,必须确保管理的全面性和有效性。因此系统主要功能包括项目管理、计划管理、预算管理、执行管理、权限管理、用户管理、分级审批、报表维护、系统编码以及使用管理等功能。在系统支持下,可以对物资供应环节的资金预算、支付情况进行管控。通过BW模块,后期对物资采购的种类、区域和市场动向进行分析和对比,定期对资金的占用情况、成本费用和预算等进行计算分析,明确资金用途,对预算执行进行跟踪监督和管理。通过ERP系统的稳定运行,为企业决策层及员工提供有效可靠的依据,确保企业供应业务的正常开展。

综上所述,在电子商务环境下,石化企业实现采购信息化、供应链管理信息化,可以有效提升供应链管理效率,帮助企业争取到主动地位,合理制定采购计划并保证其有效实施。通过信息化管理系统的应用,可以帮助企业降低库存,加快资金运转效率,与优质供应商建立良好合作关系,全面降低采购风险。

参考文献:

[1]张德蕊.基于电子商务的成品油采购信息化管理研究[D].对外经济贸易大学,2015.

[2]郭欣.大型石化企业电子商务与ERP集成的实践与探索[D].天津大学,2010.

[3]王丽琳.电子商务环境下的ERP应用研究[D].首都经济贸易大学,2015.

[4]庄红舞.供应链管理下的采购研究[D].东华大学,2014.[5]张丽娟.基于企业信息系统集成的电子商务架构研究[D].昆明理工大学,2012.

作者:郭颖 单位:北京龙禹石油化工有限公司

石化企业采购与供应链管理的信息化责任编辑:张雨    阅读:人次