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档案信息化建设的研究与实现

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摘要:随着现代信息技术的快速发展,传统档案管理和建设模式已不适应时代发展潮流,提升档案信息化建设水平是重要的发展方向。但是从当前的情况来看,很多单位在档案信息化建设工作中还存在一定的问题,如信息化程度不高,专业人才缺失。笔者在深入分析单位档案管理特点的基础上,较为详细地阐述和分析了信息化档案建设路径,推动档案管理升级。

关键词:档案管理;信息化;建设维护

随着时代的发展、档案信息化步伐的加快,办公自动化水平不断提高,信息化技术带来的电子档案已成为当今档案的重要存在形式。所以电子档案相比传统档案更加被人们所接受[1]。加强信息化档案建设工作,是现代档案工作体系的重点。

1档案信息化建设以及发展方向

信息化技术使传统的档案管理不断升级,自动化平台系统和信息化档案管理系统的对接,使得检索、资源共享与传输得到了极大优化,与传统档案的检索方式相比,信息化管理实现了资源共享,使得档案管理与利用者更加便捷地进行自助式检索,而且传输更加快速、便捷,同时,还能节约大量的时间和空间,能更好防止信息丢失。传统的档案占用大量的空间,管理起来非常困难[2]。而信息化的档案管理,有着信息化虚拟空间,这样存储档案就节省了大量的存储空间,并且使存储的内容更加丰富、形式更加多样。信息化档案将传统档案中的图像与数字等信息进行信息化处理,使得档案存储方便快捷。

2当前档案信息化体系建设中存在的问题

随着现代信息技术的发展,网络信息技术与传统单位开始深度融合。在单位档案管理实践中,信息技术占据着核心地位。要利用网络媒介资源,整合管理提升综合管理效果,引导档案工作的健康发展,进而帮助单位适应当前发展形势,提升综合竞争实力[3]。在单位档案管理实践中,制约档案管理工作质量提升的一个主要原因就是信息化建设水平不高。对于单位来说,应安排一定数量的人员专门从事信息化档案管理工作,并且从业人员应具备一定的信息化档案管理知识,这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的单位,可以聘请有关领域的专家学者,对档案管理人员开展定期或者不定期的培训,从而提升档案管理人员的专业素质,也可以加大投入力度,从外部引进一些优秀的档案管理人才,优化人才结构,提高档案管理人员的整体水平,为档案信息化建设奠定良好的基础。

3加强档案信息化建设的具体方式

3.1科学统筹工作,优化档案信息化体系结合

当前的实际情况对传统档案信息化进行有效、合理的分配,有计划性开展档案信息化。要对传统文档要进行针对性信息化,首先对原有的档案信息进行整理归类,优先对重要机密信息文件进行信息化处理,在实施过程中,要强调各档案工作人员在保证传统档案信息化后的整体完整性和健全性的前提下,保障传统档案信息安全性,防止原有档案流失。同时,还可以充分利用档案工作人员多、分布广的优势,统筹规划,将各个地区各个部门的档案信息及时整理,优先把重要档案进行信息化后归档入库[4]。结合当前的实际情况对传统档案数字化进行有效、合理的分配,有计划性开展档案数字化。对传统文档要进行针对性数字化。

3.2注重建设维护,夯实档案信息化建设

基础加强档案信息化假设,既要注重日常档案信息化整理,也要注重日常档案信息维护。档案信息化管理具有特殊性,要保证档案不会被盗窃,同时,避免自然灾害和人为因素造成档案流失。所以电子档案储存的地点一定要有完善的设施和维护,安排专人专项定期维护检查,防止意外。各个档案部门要建立起一个适应信息化时代的人才团队,这样信息化档案的安全问题才能得到有效的解决。电子档案储存的地点一定要有完善的设施[5],其中涉及电子档案室的存储面积和发展空间、地面承重、存储设备,防盗门、空调的安装,还有采光和温度、电源洁净度的要求,最后安排专人专项定期维护检查,防止意外。经过以上分析可以知道,档案信息化建设与维护包括两个层面,一个层面就是硬件设施基础,另一个就是日常维护和信息化建设能力,在开展档案信息化建设过程中,要注重从不同层次入手,针对工作中出现的薄弱环节,有针对性调整策略,提升信息化建设综合水平。在信息化时代开展档案信息管理与建设,要注重运用大数据和物联网等技术,推动档案数据资源的开发与利用,摒弃传统的单一化档案管理模式,变单向存储档案为双向利用档案,适应现代“互联网+”社会的发展需求。

3.3积极开展培训,提高人员素质

重视培养人才和人力资源的管理分配建设极为重要。要经常对档案工作人员进行信息保密、安全知识的教育,不断提高档案工作人员的信息保密意识。在此过程中,应安排一定数量的人员专门从事档案管理工作,并且这些从业人员应具备一定的档案管理知识,这样才能在管理工作中实现不断优化,从而提升档案管理人员的专业素质,也可以从外部引进一些优秀的档案管理人才,优化人才结构,提高档案管理人员的整体水平,促进档案管理科学化水平不断提升[6]。在培训过程中,要注重理论培训和实践培训相结合,提升档案人才的综合操作水平,打造高质量的人才队伍,提升信息化档案管理人才的层次和能力,为档案管理的升级做好准备,实现档案信息化建设目标。

3.4明确培养重点,着力提升信息化核心能力

信息化已成为档案管理领域的重要发展趋势,应推动整个档案工作优化升级,提升信息化管理水平。比如,一些单位对档案管理工作不够重视,因此,相关的工作设备也十分陈旧,根本无法适应新时代档案工作的需要。针对这个问题,应对档案管理设备进行更新换代,引进先进的档案管理设备和管理技术,将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化管理模式,从而有效提升档案管理质量,为提升档案管理科学化水平提供良好的前提条件。在核心能力培养方面,档案信息化管理与信息化建设既需要较高的计算机操作水平,对档案管理也要有清晰的认知,同时,要结合本单位档案管理工作的特点和情况,进行有针对性的优化,提升核心业务能力,提高信息化建设与管理水平。

4结语

综上所述,信息化档案的管理随着科技的不断发展会日益完善,信息化档案管理已成为单位档案工作的发展趋势,应给予足够重视,特别是要加强信息化档案人才的培养工作。单位应不断创新和改进电子档案管理模式,提升档案管理水平,促进单位更好发展,提升档案管理信息化建设水平,保障档案管理安全。

参考文献

[1]王素立,于子贺.论档案信息化系统的层次结构[J].档案与建设,2017(10):27-29.

[2]江翠芹.浅谈新时代档案信息化建设[J].信息记录材料,2018(3):195-196.

[3]淡丽春.档案信息化网络化建设之我见[J].兰台世界,2017(z1):114-115.

[4]刘彩娟,张雷雷.信息化背景下的档案信息公共服务架构[J].兰台世界,2017(24):39-42.

[5]李兰兰.档案信息化管理工作探讨[J].兰台世界,2017(z1):66-67.

[6]李翠红.试论新时期档案信息化管理[J].兰台世界,2017(z1):52.

作者:王莹 单位:抚松县安全生产监督管理局

档案信息化建设的研究与实现责任编辑:张雨    阅读:人次