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人社档案信息化管理问题及改进对策

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摘要:在现代网络信息技术条件下,如何有效提高人社档案管理的信息化、规范化、流程化水平,履行好部门职责,更好地为人民服务,是当前人社部门面临的一个重要课题。本文将结合当前人社档案信息化管理存在的问题,追根溯源、科学剖析,探究新的改进策略,从而为推动人社档案信息化管理提供借鉴。

关键词:人社档案;信息化管理;问题;改进策略

一、人社档案信息化管理存在的问题

1.软硬件经费投入仍需进一步加强硬件设施设备和软件系统是信息化管理建设的两翼,两者缺一不可。随着国家对人社档案信息管理的日益重视,经费投入也逐年加大,但是相比较于信息技术的更新发展,人社档案的信息化硬软件建设有待进一步提升。特别是在当前城镇化日益推进,跨省、跨地区人口流动性不断加强的背景下,地域间人社信息交流共享增多,更需要强大的信息化支撑。同时,由于设备和系统投入不足,仍有大量的纸质档案材料和人社管理事务没能建立有效的信息管理系统,人社部门档案信息化管理的开发距离社会对人社公共服务的高质量要求还有一定差距。

2.档案管理人员信息化管理意识和专业能力不足档案学在高校属于冷门专业,学习该专业的学生并不多,因此,进入人社部门的档案学专业人员数量比较少,同时,既是档案学毕业,又掌握一定信息技术能力的复合型人才更是稀缺。虽然,人社部门对档案管理人员在入职前和工作过程中,进行了培训,但这些培训多为业务流程培训,对档案学专业知识和信息技术专业知识培训不多。因此,在人社部门专职或兼职从事档案管理工作的人员,普遍档案管理意识不强,信息化管理专业能力不足。

3.人社档案信息化管理缺乏严格的制度和流程规范近年来,我国虽已出台了大量的档案信息化管理标准,但是真正具有现代信息化意义且符合人社档案管理要求的制度标准并不多,人社部门往往根据自身信息管理设施设备情况,自行制定信息化管理的制度和基本流程,这种因人因设备而制定的管理流程具有一定的灵活性和适应性,但却并不规范和科学,特别是没有形成一套档案收集、传输、处理、索引、查阅、管理、调取等基本流程,影响了档案的共享使用。

4.档案信息安全意识和防范能力有待提高人社档案的安全程度直接关系到群众的切身利益,信息化管理背景下的档案安全主要包含网络安全和系统安全两部分。网络安全主要是由于病毒、黑客等对信息的窃取;系统安全则是硬件软件自身的安全性,需要管理人员要有较强的专业使用能力和维护能力。因此,人社部门要牢固树立信息安全意识,通过硬软件建设提高防范信息泄露和信息丢失等问题的发生。

二、人社档案信息化管理改进的策略

1.增加经费投入,加强硬件和软件基础建设人社档案信息化管理的前提是纸质档案材料的保存要科学完整,基础是储存运行信息的硬件设备和软件系统要安全可靠。这就要求人社部门在工作过程中,首先要建立专用经费,加强档案室建设,切不可认为,有了档案的信息化管理,就可以忽视档案实体管理。其次,在高标准、专业化建设档案室的过程中,以严谨的专业态度,利用多种媒介完成对纸质信息的输入。同时,增加经费投入,更新软硬件设备,提升信息化管理水平。其中,硬件设备包含服务器、存储硬盘、网络设备、多元终端及其他资源;软件系统包含支撑信息输入、索引、查询、调阅、管理等诸多子系统,各系统之间的共融共享必须以畅通安全的网络系统为基础。

2.加强档案信息复合型人才的引进和培养具备档案管理和信息技术处理双重专业能力的复合型人才是推进人社档案信息化管理的关键。如何才能提高管理人员的信息化意识和信息化能力?一是领导高度重视,提高引入标准,构建专业的档案信息化管理团队。在人社部门招聘中,要单列档案员编制计划,并在招聘条件中明确提出档案学专业和信息技术等级标准等要求,把好引入关。二是强化对从业人员的信息化专业培训。一方面,组织专职档案管理人员参加上级人社系统的专业化培训,鼓励其到高校接受档案学、信息学培训;另一方面,要加强对全体从业人员的信息化培训,要让全体工作人员充分认识到档案管理是一项系统工程,需要每个人在工作的过程中为之付出努力。三是加强高层次档案信息化管理人员的交流学习,注重对档案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分类培养。

3.重点建好数字化管理服务平台。根据人社工作类别和内容,分门类、分流程,精心打造好数字化管理服务平台,使工作人员在办公的第一时间完成对信息的收集、输入、提取、管理等,实现业务办理和档案管理的有效衔接。对于数据、文字、纸质资料等不同信息来源,形成不同的收集和输入方式。数据资料以汇总整批导入为主,按照存档要求提前设计好数据库存储格式,各部门定期汇总数据,分批次导入档案数据库。纸质材料要现场进行电子扫描并上传系统,同时分传档案管理系统,由档案管理人员根据业务属性,分类保存。日常的档案信息化管理包含编目、索引、查阅、调取等环节,因此在数字化管理平台的设计上要突出档案的使用功能,便于各类资料的快速查询。与此同时,配套建设智能化的实体档案室,与电子信息档案呼应,实现电子信息查询和实物资料印证的结合。

4.完善人社档案信息化管理的制度和流程人社部门在建设档案信息化管理制度和流程的过程中,必须坚持系统性、应用性和共享性的原则。国家对于人社等各行业的档案信息化系统建设都有着严格的制度规范和具体要求。就档案信息化管理的基本规范而言,主要包含档案数据规范、档案信息管理应用规范等。档案数据是档案信息化建设的基石,档案数据包含数字、图片、多媒体及编程专业语言等,规范的档案数据对档案的信息化管理至关重要,管理人员要严格按照国家规范和系统软件要求,输入数据要素,确保不因数据输入错误引起档案信息的不准确。档案信息管理应用规范主要是指档案管理各环节的规范,信息技术条件下的档案管理实现了文件、数据等的无纸化传输,档案管理人员必须突破原有的纸质档案管理的思维,根据规范要求,优化档案信息化管理各环节,确保档案信息条理清晰、准确无误,同时,实行档案审查部门负责制,将优化档案管理环节和细化责任要求相结合,提高档案信息提报的速度和准确率。

5.完善档案信息化管理安全保障机制安全系数是判定信息化管理水平高低的重要因素。人社工作的特殊性,对档案信息安全有着更高的要求。因此,人社部门要从硬件安全、网络安全、软件应用三个方面提升档案信息化管理的安全水平。硬件安全首要的是硬件的质量,部门在硬件设备的采购上,要将质量安全放在首位,高标准配置信息化管理设备。在使用过程中,要建立使用反馈机制,对出现问题的硬件设备及时上报、及时维修,排除潜在的硬件系统安全风险。为防患于未然,档案管理人员要对资料进行多份存储,以免因突发原因,丢失档案信息。网络安全也是信息化管理经常遇到的问题,为杜绝此隐患,管理人员要安装安全系数高、防御风险能力强的防病毒软件,定期对软件进行安全监测,同时建立电脑病毒等预警机制,与不同区域的人社部门加强信息安全措施的经验交流。加强软件系统安全,要求系统管理者设置访问权限、身份验证等手段,加强对个人用户的保护,避免因系统操作不规范或系统设置漏洞泄露用户信息,影响档案管理。

作者:陶猛;李芳 单位:高密市居民基本医疗保险管理办公室

人社档案信息化管理问题及改进对策责任编辑:张雨    阅读:人次