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交通系统档案信息化建设探析

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摘要:随着时代的进步,档案管理逐渐走向信息化管理,传统的档案管理由于缺少有效的管理,难以符合繁杂的交通档案管理,致使在许多方面出现了问题都不得到有效解决,在这形式下,加强交通部门的档案信息管理是交通部门眼下所需要解决的难题。

关键词:档案管理;交通部门;信息化建设

1交通档案信息化建设的基本原则

要想打造交通系统档案信息化的建设,首先就需要建立起一套科学有效的制度,也就是我们常说的科学开发。里面包含了多种信息,比较说如何将一些零散的信息通过有效的整理生成部门所需要的信息,在信息整理过程中,相关人员要根据各类信息文件的不同,单独列出来,建立一套完整的信息库,简单来说,科学开发就是体现信息的价值,无论多么宝贵多么有价值的资料文件,如果不能为人们所用,那这些资料就如同废纸一般。因此,交通档案信息化的建设正是将这些杂乱无章的资料文件运用科学的手段整理出来,为交通部门的相关工作提供参考或是研究,使得能够更好的指导交通工作,加强交通事业的发展。

2加强交通档案管理信息化建设的对策

2.1加强档案管理人员的能力培养

对于档案管理来说,档案管理人员本身是最主要的负责人,也是具体工作的实施者,档案工作人员职业素养的高低、工作的认真与否直接影响这档案管理工作的具体实施。档案在不断地增加规则、许许多多的规章日益见多,不断有新的规范制度出台。面对这些新的挑战,档案工作者只有加强自身的学习,通过不断的进取多方面的知识,才能使自己不被淘汰,换个方面来说,只有在本身具有渊博的知识和丰富的经验的时,才能更好地做好档案管理工作。这也现今是作为一名档案管理人员最起码具备的职业素养,这点交通部门应当重视起来,要定期为档案管理人员做相关培训。同时,档案管理人员要时刻保持着勤奋好学的状态,切不能出现“做一天和尚撞一天钟”的事情发生。前面讲到,档案管理工作本身就是一项看似简单却很复杂的工作,随着档案信息的不断增加,各类信息也在逐步增加,档案管理人员只有转变传统的档案管理的观念,下功夫的去研究目前最有效的规律和特点,通过不断的学习与探索,找出能在工作中用的上的的经验与做法,主动去适应工作上的强度问题,发扬不怕苦不怕苦的爱岗敬业精神,才能以一个好的职业素养习惯去踏踏实实地做好这项档案管理工作。切不能出现“做一天和尚撞一天钟”的事情发生。

2.2促进向网络化的方向发展,打造线下线上平台

建立线上线下两个档案平台的管理方式,能够根据不同人群的需求做好档案管理工作,比如对于一些不善于上网的交通工作者时,就能够在线下的档案室进行资料查阅,线上的平台则能够满足大部人的需求。在传统的档案管理工作中,人们需要查阅资料时一般都是通常人工在管理室进行找寻,这样的方式不仅耗时耗力,同时又容易损坏纸质档案文件。随着计算机技术的愈发成熟,我们可以利用计算机的技术的特点,去专门建立一个交通档案网站,在人们需要查阅资料时直接进行进入网站就能查询,不仅能够节约时间,而且对资料文件没有损害,也利于档案人员的管理,方便简洁。通过线上线下两个档案平台的建立,改变了以往的交通档案服务方式,不仅大幅度的提高档案工作人员的工作效率,同时交通人员的工作效率也得到了提高。

2.3加大投资,完善机制

交通档案信息化建设是一项具有多种性的复杂系统工程,内容保罗万象,在这个人才决定一切的社会中,多数交通档案处的管理人员面临着老龄化,而且交通档案本身就是一项比较乏味的工作,同时工作本身又是复杂多样,涉及到各个部门,多数大学生毕业不愿意从事这一方面的工作。面对这些问题,交通部门只有加强资金的投入才能确保交通档案信息的继续运行。首先在人力方面,面对人们所反映的乏味,交通部门可以适当的增加薪资,以薪资鼓励人们投入这一项工作;同时,现代化的设备必不可缺,上文已讲述了线上平台的优点,传统的设备显然已不能满足现代人们的需求,如果不加大设备投资,交通档案势必会被时代的潮流所淘汰,这对于交通行业来说是巨大损失,因此,必须要满足设备方面的需求。以上两点对于交通档案管理信息化建设有着至关重要的作用,两者之间都有一个共同点,那便是资金的投入,只有资金足够了才能确保这些方案的有效实施。另一方面便是完善交通档案管理的机制。时代发展迅速,各项技术也在不断更新中,传统老旧文档信息已不能满足现交通行业的需求,只有不断更新数据,加强文档信息的建设才能为交通行业的发展作出贡献。所以就需要建立一套完善的交通档案管理机制,通过制度,明确信息档案的更新时间,与各个交通部门实现资源共享,对于那些封锁信息资料的部门给予严惩,从世界各地获取资料来完善档案管理处,同时,明确档案管理人员的工作职责,从根本出发解决这些问题,以科学的机制完善交通档案管理。

参考文献:

[1]叶沛.论档案工作在交通领域的管理与应用[J].办公室业务,2017(01).

[2]王新安.交通档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2015(13).

作者:魏洪波 单位:山东省滨州市沾化区交通运输局

交通系统档案信息化建设探析责任编辑:张雨    阅读:人次