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工程档案信息化建设探讨

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摘要:人类已经迈入信息时代,信息产生价值。工程档案作为施工企业的一种重要资源,是让它更好地发挥作用,为生产经营服务?还是沉睡在库房,隔离在企业信息化建设之外?毫无疑问应该选择后者。为此,本文就工程档案信息化建设方面,作一些浅显的探讨。

关键词:工程档案;信息化;管理

工程档案资料是工程建设活动的真实记录,它贯穿于工程建设的全过程,反映了工程建设、发展的轨迹,在工程施工、竣工、交工、使用、维修、改建、扩建中起着非常重要的作用。加强施工企业的工程档案管理的重要性不言而喻。随着重视程度的提高和实际操作过程的不断规范化、科学化,工程档案管理工作质量有了相应的提高,但仍存在不少问题。互联网的普及,信息技术发展一日千里,并在各行各业中得到广泛且深入的应用。工程档案管理又面临着新的变革和要求——工程档案信息化建设。施工企业的工程档案管理工作就在这种内问题不断、外挑战重重下,不轻松地迈着信息化建设的步伐。

一、存在的问题

(一)企业性质影响工作开展

施工企业作为营利性的经济组织,其属性必然导致“重生产经营,轻档案管理”的现象出现。正因为受到的重视程度不高,很多施工企业在档案人员配备上严重不足,甚至有管理人员兼负责档案的现象。由于专业人员占的比重较小,施工企业档案工作就存在技术管理工作弱化,不能应对现代化管理的状况。

(二)行业特点导致起点低

在诸多行业中,建筑施工企业信息化建设起步是相对较晚、较为滞后的,这是建筑行业的特殊性和复杂性导致的。中国施工企业管理协会对全国施工企业信息化状况进行调查,调查显示,全国施工企业已经开展信息化建设工作的约为45.83%,成功实施企业信息化的企业约为4.62%,资质越低的企业,信息化建设工作越差。这就导致工程档案信息化建设同样步履维艰。

(三)开展建设前提准备不充分

要做好工程档案信息化建设,首先要做好档案收集的前期工作。档案收集本身就是一个专业性强且繁琐细碎的工作。项目复杂,往往多套装置或单元同时进行。工期紧,又以进度为大前提的情况下,常常有大量的设计变更,施工单位编制的竣工图,并不一定能全面反映真实的最终情况,遗漏现象较为严重;且工程项目是一个临时性的组织,人员更换的频率较高,基层职务也不固定,为此,常常工程档案还未收缴齐全,人员就撤离项目,导致档案资料不齐全、不准确、质量不高。

(四)缺乏信息化建设长远规划

大数据时代的到来,对施工企业冲击较大,很多施工企业已经意识到进行信息化建设的必要性,积极地实现转型。但目前很多施工企业的信息化规划方案还停留在技术规划的层面,没有与企业核心竞争战略做到切实有效结合,这也使得工程档案信息化建设缺乏明确的目标和方向。

二、对策分析

(一)充分认识工程档案信息化建设的作用

工程档案是施工企业的重要信息资源,它不只是工程产品质量评定的重要依据,也是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据,更与施工企业的经济效益有着直接的关系。工程档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。施工企业应采取有效措施,加大投入。要顺利实现信息化,必须依托大量的经济投入和技术支持。不少施工企业在建设过程中,都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化,即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换。这就需要耗费大量的人力、物力和财力。同时,设备的购置、系统的研发以及网站的维护等等,均涉及资金的使用。为此,摒除传统观念,从思想上充分认识到工程档案信息化建设的重要性是尤为关键的。

(二)做好档案收集保障信息化建设

在项目建设初期(从工程立项开始),施工单位就应按照国家档案管理的有关规定,结合工程实际情况,制定相应的档案管理制度、措施。同时,要明确项目参建各方在工程档案形成过程中所应承担的职责,做好对接和相互间的配合,规范档案资料的收集、整理,以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。在工程项目建设长期持续的过程中,控制好工程准备阶段、施工建设阶段、竣工阶段这三个阶段的档案资料,基本上就可以保证整个建设项目的档案资料;同时要强化工程档案质量管理,制定管理标准,重视质量审核,加强监管,对上交的工程档案及时验收、审核,确保归档的工程档案质量达标,为信息化建设做好前期准备工作。

(三)建立符合信息化要求的管理系统

施工企业应将工程档案信息化管理纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。充分利用档案管理的硬件和软件系统,以及微缩技术、光盘存储等,通过高科技手段,有效地节约人力和存储空间,确保工程档案资料的长期保存。同时运用现代网络、通讯和视听技术,通过多种渠道,使工程档案资源能够顺利发布,实现使用者不受地域限制的资源共享。

(四)加强人才队伍建设

重视培养一支高素质的档案管理专业队伍,加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作,提高档案工作者的档案意识和法律意识。定期组织工程档案从业人员参加业务培训,拓展知识面,优化知识结构,为工程档案建设服务。及时做好各种文件和标准的讲解、培训工作,推进工程档案的标准化、规范化。此外,还要加强信息化管理的培训,严格档案管理系统的熟练使用。更要引进一些兼具档案和计算机专业知识的急缺人才,既懂得现代档案管理知识,又能熟练地操作计算机,掌握网络技术,灵活使用管理软件,胜任档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化工作,确保工程档案信息化管理健康、平稳运行。

(五)确保网络安全

施工企业的工程档案资源在仅供内部人员使用的前提下,除了做好信息化建设,更要重视:1.工程档案的安全保密问题,应设置访问权限、身份识别等;2.计算机系统运行的安全问题,应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件,对归档信息定期进行下载备份等;3.实现级别控制,根据级别不同,规范档案信息查阅的权限,以防止未授权者的违规违章操作和档案资料的外泄。

三、结语

总之,工程档案信息化建设是施工企业信息化建设的重要组成部分,施工企业应该清醒认识到这一点,同时适应时代的发展,以改革创新精神推动工程档案信息化建设,将档案工作做得更加完善和具体,为施工企业的健康、高效发展提供更好的服务!

作者:李文婷 单位:福建一建集团有限公司

工程档案信息化建设探讨责任编辑:张雨    阅读:人次