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高速公路项目档案信息化管理探究

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【摘要】对高速公路的项目进行档案信息化的管理工作,能够有效地满足高速公路项目的档案管理实际要求,并且也有效实现了项目档案更加合理地进行管理。本文以某一高速公路的项目档案进行信息化的管理作为实例,对高速公路项目档案信息化管理进行了简单的论述。

【关键词】高速公路;项目档案;信息化管理;策略

一、高速公路项目档案信息化管理概述

高速公路项目的档案管理工作相对来说非常复杂,而且是难度比较大的一项工作,需要耗费的人力以及物力非常大,而信息化的管理工作在进行应用的过程当中有着特别重要的作用。高速公路项目进行档案信息化的管理工作能够有效改变传统的档案管理方法,而传统的档案管理方法还存在很多的问题,主要包括:没有规范地进行编制、信息的利用效率比较低下的问题,档案的信息化管理工作能够有效处理上述的问题,大大提升了管理的水平;信息化的管理有效地进行应用,能够更好地实现项目档案工程的数据资料更加有效地进行使用,而且可以远距离地进行使用,对后期的工程建设能够提供更好的服务,使得档案信息资源得到利用;档案信息化的管理工作能够比较有效地减少管理的成本、大大提升管理的效率、是非常重要的一种技术手段。

二、高速公路项目档案信息化管理存在的问题

(一)档案信息资源平台建设问题。现阶段的档案信息资源平台在进行建设的时候存在形式化的情况,对信息资源进行建设的时候不只是对数据信息进行简单的处理,对拟数字化的档案管理工作一样重要。没有对实际的需求综合进行分析,这就会对整个项目档案进行数字化的加工扫描,不但大大浪费了存储的空间,还减少了信息化管理的经济收益。

(二)档案管理应用系统用途单一。现阶段,在档案管理实际进行应用的过程当中,大部分采用的是比较常用的管理软件,缺乏针对性,很多情况下不太适用项目档案的管理工作,而系统所使用的数据结构有很大的不同,没有办法按照实际的情况有效进行调整,大大限制了信息资源的共享,从而减少了档案信息资源的利用率。

(三)档案信息化管理人员素质较低。有很多档案管理人员在专业知识方面比较缺乏,无法熟练掌握计算机操作的技术,这也是现阶段档案信息化管理过程中存在的一个很大问题。相关的管理人员对工程建设的方面虽然有一定的知识基础,但是,对于档案信息化的管理模式还有对于档案管理的知识没有比较扎实的基础,对档案信息的管理工作没有深刻的认识,在进行管理的过程当中,实际的管理水平普遍不高,大大的限制了对档案信息资源的利用效率。

三、高速公路项目档案信息化管理策略

(一)合理建设高速公路项目档案信息化管理平台。建设档案信息化管理的资源平台,建立较为完善的数据库,能够利用数据库当中已有的模型结构来对各种数据文件进行快速储存,各种不同的数据信息一定要选择不同的格式来进行传输,系统当中进行配置的数据库,能够把数据汇总到数据中心,每一个系统当中也能够从数据中心得到相应的数据信息。

(二)加强基础设施建设。一定要不断加大资金的投入力度,应当配置相对应的硬件软件设施,按照实际的情况采购性价比高的、比较先进的设备,不可以为了节省成本从而采购价格比较低廉的、性能较为低下的设备。此外,一定要在设备的技术寿命之内,提升已经配置设备的利用率,在对设备进行改造的过程当中,当这一设备在使用的期限无法创造更大的经济收益,就不需要进行改造,防止对资金造成浪费。

(三)采用针对性强、功能完善的管理系统。档案信息化的管理系统主要包括的内容都有:档案组卷、检索、统计数据以及相关的开发利用等等,对于档案管理每一个环节的流程,一定要根据计算机硬件实际的特点,来建设高效的、快捷的管理系统,档案管理的系统一定要对数据信息实时进行动态更新,自行录入数据之后,再上传到档案中心,每一个单位的数据能够上传到档案中心,而档案中心可以利用网络把收集的数据信息录入到光盘等相关的存储设备当中,之后再把数据转移到集团总部,然后再由总部对数据的信息进行整理审查。

(四)规范档案信息化管理标准。对档案数字化的技术标准一定要不断进行完善,使用彩色扫描仪来进行扫描,能够把档案转变为图像格式,也能够把图像格式转化为电子文件的模式进行保管。对高速公路项目的档案信息化管理制定相关标准的时候,一定要不断规范信息化管理的相应流程,制定完善的信息化管理实施措施。

(五)加强管理人才培训力度。对相关的管理人员一定要定期进行知识的培训工作,对管理人员的档案管理以及计算机网络知识的学习一定要不断的加强重视,对管理人员设备的操作能力一定要加强培养,确保能够准确的掌握设备使用的方法,不断提升管理人员对于信息的分析以及鉴别的能力。四、结束语高速公路项目档案主要的特点就是,周期相对比较长,种类数量非常多,所包含的部门也很多等,管理工作非常复杂、而且难度比较大,档案信息化的管理工作不但可以大大提升管理的效率,而且也可以有效实现档案信息的利用效率。

【参考文献】

[1]池文敏.解析高速公路项目档案信息化管理[J].办公室业务,2014(21):112.

[2]白洁.高速公路项目档案信息化管理研究[J].档案时空,2013(12):31-32.

作者:袁树慧 单位:南京玄海得渊交通科技有限公司

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