档案信息化管理优势与安全管理浅谈范文

摘要：随着计算机技术在档案管理领域的广泛应用，档案信息化管理成为必然趋势，它将文本档案成功转化成电子档案，有效提升工作速度与效率。本文针对档案信息化管理的优势，重点分析档案信息化管理工作中的安全问题，并提出解决方法和对应措施，希望对保障档案信息化管理的安全性有所帮助。

关键词：档案；信息化管理；优势；安全问题；解决措施

随着新时期档案信息化管理进程的不断深入，大量电子档案、数字档案等的安全问题已经摆在了档案工作者面前，如何发挥档案信息化管理的优势、解决档案信息化管理的安全问题值得广大的档案工作者们深入探索和实践。

一、档案信息化管理的优势

档案信息化管理的实施能方便用户使用档案信息，加强档案保存，提高档案管理效率，对维护单位权益十分有利，其优势具体体现在三大方面：一是大大增加档案信息的服务对象与传递量。因为数字信息占据的空间很小，传递时不会受到空间的局限，加上计算机通讯网络的持续延伸，能链接到的用于管理、存储的数字信息服务器、服务对象的数量显著增加。二是时间上有了巨大的延续，能24小时服务于用户，且网络检索档案信息异常便捷，能按照用户实际需求为其提供个性化的档案信息服务。三是实现资源共享，因为通过网络来传输档案信息拥有纸质档案无法比拟的优势，查阅者需要档案信息时可直接通过网络系统进行查阅，还可下载电子档案，无需反复到档案室查阅，大大节省档案工作者及用户的时间，同时还能提供异地查阅，有效提高档案信息利用效率。

二、档案信息化管理中的安全问题

（一）档案信息自身的安全性问题

根据以往的档案管理方式，纸质档案有单位盖章、相关领导人签字确认，其真实性、合法性等很容易鉴别，且实施档案信息化管理之后，电子档案易修改和复制，这在一定程度上也对档案信息自身的真实性、合法性产生不利影响，使档案信息面临安全性问题。

（二）信息化管理环节的安全威胁

档案信息化管理使档案信息通过互联网传输，这就影响了其传输安全性，特别是要求高度保密的档案信息，面临的被篡改、窃取、伪造等安全威胁不可小觑。同时，计算机病毒的威胁是档案信息化管理不可避免的安全威胁，如果档案信息在传输环节被病毒攻击，那么档案信息管理系统极易受到威胁，导致资料被泄露。另外，电子档案的长时间保管会受到计算机软硬件使用寿命、档案信息与软硬件平台的一致性等因素的影响，如果处理不妥当，极易引发电子档案信息受损甚至丢失等严重的安全问题。

（三）人为操作失误带来安全隐患

在收集、录入及保管档案信息的过程中，由于工作人员粗心大意、缺乏安全意识、素质水平偏低等，往往会引发操作失误，导致档案信息丢失、遗漏；有时选择操作口令不够谨慎，或随意把自己的账号、密码等重要信息转借他人、与他人“共享”等，也会造成流动和存储于档案信息管理系统中的档案信息遭受泄密、被盗窃等安全隐患。

三、解决档案信息化管理安全问题的措施

（一）建立健全档案信息安全保障体系

保障档案信息安全的能力是检验档案利用服务、提高档案服务水平的重要指标之一，建立健全档案信息安全保障体系，是确保档案信息自身安全性的一项重要措施。原始档案、档案信息资源等务必要受到法律法规的安全保障，才能顺利实施档案信息化管理。一是优化管理档案信息的程序，聘请专业人员编制管理程序，在保证编制质量的基础上确保程序安全；二是选择正版杀毒软件，避免档案信息感染病毒；三是全面落实档案信息化管理的安全管理制度，完善建立责任管理体系，真正实现谁出错、谁负责，预防发生相互推诿现象；四是在确保档案信息安全的同时要重视管理好纸质档案，电子档案不能完全取代纸质档案，纸质档案侧重于保存最可靠、最基本的档案原始记录，电子档案主要发挥信息化利用功能，两者不可相互替代。

（二）注重对各环节采取技术防范措施技术

防范措施是保证档案信息安全最有效、最直接的手段，在档案信息化管理环节可采取以下措施：一是加密技术。采取数据加密技术，按照某种算法处理以往的明文文件、数据，使档案信息变成不可读的代码，即密文，确保档案信息只能在输入密钥之后方可显示内容，从而保护档案信息、数据不被非法阅读、窃取。二是签署技术。电子文件签署技术通常包括手写式数字签名、证书式数字签名两种，采取签署技术能证实文件的确出自作者，内容也不会被他人任意改动。三是权限控制技术。档案工作者可采取权限控制技术验证访问档案信息的用户的身份，严禁无关人员进入。常用手段是给每一名合法用户一个通行证，由数字、字母、特定符号等组成，用户只能在正确输入通行证之后才能获得档案信息的访问权，基于此，档案工作者还可按照访问人的身份、档案保密等级等，来设定用户访问保密档案的权限控制。四是监控技术。档案工作者可采取监控技术在外界网络、档案馆网络之间设置障碍，也就是人们常说的防火墙，从而从进、出两个方向监控、甄别档案数据系统，预防他人非法访问档案信息，同时预防机密档案信息被非法输出，保证数据库不受侵犯。五是防写技术措施。采取防写技术措施能限制用户只在计算机上读取档案信息，而不能做出任何修改。在外存储器里，只读光盘只能让用户将信息读出，不能追加信息或将信息擦除，一次写入式光盘则能使用户获得多次读出、一次写入，可追加记录，但无法将已有信息擦除，防止用户更改档案，保证档案信息的真实性、原始性。当然，为充分确保档案信息化管理中档案信息的安全性，档案工作者还需进一步研究各类安全技术，做好数据系统备份，提高档案信息管理系统防范病毒的能力，防止病毒恶意攻击系统或修改数据信息。

（三）提升人员的安全意识与素质水平

在解决档案信息化管理安全问题时，人的因素始终是第一位的。档案管理人员要加强对档案信息保密性法规的学习，时刻关注行业动向，保持忧患意识，并注意提防档案信息窃取行为，做好安全管理工作。与此同时，档案管理人员要注意健全档案信息安全管理制度，依据档案信息化管理工作的实际情况制定各种保密制度，或修订以往的保密制度，进一步完善安全管理制度。从目前的情况看，有关网络安全的法律法规并不完善，加强建设网络安全法律势在必行，这样才能督促档案管理人员不断强化档案信息安全意识。此外，针对当前在职的档案管理人员，档案管理部门要开展档案信息化管理、计算机、网络等信息技术新知识、新技术的教育培训工作，积极引入更多复合型人才，为档案信息化管理的实施注入新活力，提高档案管理人员的综合管理能力，有效应对档案信息化管理中可能遭遇的安全威胁，并及时发现问题、解决问题，避免因人员操作失误而威胁档案信息的安全性、完整性，维护档案信息管理系统的正常运行与安全性，保证档案信息完整。当前，信息技术在推动社会与经济高速发展的同时不断改变着人们的生活，但在工作实践中难免遭遇一系列安全问题，这就需要档案工作者不断学习并学以致用，灵活运用新方法积极应对，有效解决安全方面的棘手问题，努力提高档案信息化管理水平，确保档案信息绝对安全。

参考文献：

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[2]胡京津.浅谈企业档案管理电子信息化所面临的信息安全问题[J].档案天地，2015（10）：47-48.

[3]张玉瑛，英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].办公室业务，2013（23）：146+151.

作者：刘禹鹏 单位：保山公路管理总段