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档案信息化建设探讨

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摘要:

从档案信息化建设的必然发展趋势和发展现状等方面解析了全球信息化革命带给档案工作的深刻转变和启迪,旨在今后的档案信息化建设中能认真吸取经验教训,更好地促进以后的工作发展。

关键词:

档案;信息化;发展;启示

档案是人类社会各种实践活动的真实记录,是人类的记忆,是传承文明的载体,是人类重要的历史文化遗产。组织档案、保护档案,旨在维护历史真实面貌;管理档案、利用档案则对社会的经济发展、科技进步、精神文明建设有着举足轻重的影响。档案的信息化,是指将档案资源和档案各项管理过程数字化,以网络、计算机、信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用,最终实现档案信息资源的社会共享。

1档案信息化建设是发展的必然趋势

档案信息是社会唯一的原生信息源,长期以来,档案的收集和保管被人们所理解和重视,但档案的开发利用却由于认识的局限以及提供利用的手段滞后而受到人们的忽略。随着时代的发展,先进科学技术广泛地改变着人们的生产、生活方式,特别是计算机和网络技术的快速发展和广泛利用,给人类社会生产力的发展带来了革命性的进步,给现代化注入了全新的内涵,也为加速实现现代化进程提供了强大的动力。IT技术引领着现代科技的发展,同时也为科技创新提供了最先进的手段。随着信息化时代的到来,在信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平不再局限于自然资源、历史条件等,而是包括知识、文化遗产在内的各种信息资源,信息将成为知识经济时代最为重要的资源。档案作为社会信息的重要组成部分,也是国家信息化战略的重要组成部分,其收集、管理、提供利用的手段等方面必然形成一场深刻的变革。同时,对于档案管理和档案工作者来说,档案的信息化是一场历史性的挑战,是顺应潮流、适应社会发展的新举措、新要求。

2我国档案信息化的发展历程及现状

我国档案信息化启蒙于20世纪80年代末,成型于20世纪90年代,21世纪是快速发展时期。可以概括为四个阶段:启蒙与认识阶段、起步与探索阶段、建设与成长阶段、发展与应用阶段。随着档案信息化工作的深入开展,档案管理信息系统也从应用形态、操作模式、网络数据库环境、数据存储方式到系统的体系架构一一发生着巨大变化,历经了单机应用、网络应用、集成应用三个过程。目前,我国档案信息有以下几种应用模式。1)总体规划、统一部署。这是把档案信息化管理纳入到整个信息化建设的全局中,将档案信息作为单位信息资源的重要组成部分进行统一管理,这样做的优点在于克服了伴随电子政务而产生的电子文件的实时归档问题,实现了内部资源的共享,加强了各部门之间以及档案馆与归档单位之间的信息集成。这种模式在我国资金、技术条件雄厚、网络化程度较高的机构和部门中应用较为普遍。2)重点突破、落实到位。这种模式一般采用于档案专门管理机构。在制定了整体信息化建设战略与规划的基础上,按照“收集—编目—整理—加工转化—保管—利用”的业务流程,开发和实施支持档案业务管理的信息系统。由于管理系统的应用需求针对性很强,因此在相应档案管理流程的实现思路和应用模式上,考虑比较周到。不足之处在于多个系统并行运行,信息资源尚未完全实现总体集成。3)需求推动,分步实施。此种模式普遍应用于那些资金、技术不能一次到位的机构和部门,信息化开发重点强调当前性和实用性上。这种做法既满足了目前工作的需要,又为今后更广泛、更深层、更精细的信息资源建设打下了坚实的基础。

3档案信息化建设带来的变革与启示

档案信息化跨越式发展带来三大变革:一是纸质载体数字化,二是管理工作的现代化、科学化,三是档案提供利用的现代化。在这场历史性的大变革中,档案工作者不断转变观念,更新思想,努力掌握各种现代技术,不断谱写出新篇章。在激励我们全体档案人奋勇向前的同时,也带给我们诸多启示。1)转变观念,顺应潮流,与时俱进。在全球大范围的信息化建设环境下,如果档案管理保持不动,固封自守,那么档案信息将成为一座无人知晓的信息孤岛,无论其自身所蕴含的价值如果巨大,也发挥不了社会效用。2)注重全局规划,坚持高标准建设,着力解决建设中不规范的方面,统一部署,稳步推进。档案信息建设从一开始就一定要纳入单位、系统、地区甚至国家的信息化建设全局中,做到统筹安排,协同发展。3)坚持高水平管理,开展“一把手”工程。信息化建设是一项涉及多学科、多部门、全社会共同参与的综合性和基础性工作,必然成立一个层次高、有权威、专业性强的专门机构制定行业标准规范,研制权威性软件系统,开展信息化全过程的监控与管理,达到全面整合档案信息资源,实现信息共享的目的。4)注重档案管理人员的素质培养,推动专业档案人才向复合型人才转变。档案的信息建设跨越几门学科,其间的衔接和沟通有诸多的不代沟,往往造成开发研制出的软件不能最大程度地满足档案管理工作。所以我们要注重复合型人才和发展型人才的培养,扩大档案信息建设化水平的思路,保障和促进档案信息化的快速稳步发展。

参考文献:

[1]黄力.档案信息化建设呼唤第三方咨询[J].中国档案,2005(6).

[2]王贤会.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案,2006(4).

[3]倪丽娟.管理信息化背景下的档案工作思考[J].档案学通信,2004(4).

作者:李波 单位:重庆师范大学 档案馆

档案信息化建设探讨责任编辑:杨雪    阅读:人次