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物资档案信息化建设思考

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[摘要]

在现代医院当中,后期物资是整个医院正常运行的根本保障,对医院发展有着极大影响,做好物资档案的管理,是医院应当重视的工作。随着社会信息化程度的不断加深,对物资档案进行信息化管理,已成为一种必然选择,对档案管理效率、准确性提升有着重要意义。本文对物资档案管理信息化建设展开理性分析,以促进物资档案信息化水平的提升。

[关键词]

物资档案;信息化建设;医院

近年来,随着经济全球化趋势的加快,市场竞争越来越加激烈,给医院的生存带来了更大压力,如何科学降低运营成本、提高经济效益,成为众多医院关注的内容。物资档案管理与医院运行成本有着密切联系,决定着物资的使用效益,因此,加强对物资档案管理的重视,推进物资档案信息化建设,有着十分重要的现实意义。

1医院物资档案管理现状分析

医院物资档案是指根据医院物资情况建立的档案,包括物资的采购、验收、库存、使用、核算与回收处理等,档案资料内容多种多样,包括文字材料、图片、音频等,通过建立物资档案并加以管理,可以准确了解医院物资情况,并以此为基础,作出符合医院实际的决策,提高医院经济效益。在当前医院物资档案管理中,还存在着许多问题,影响了物资档案功能的发挥,主要体现在以下两个方面:首先,缺乏规范的工作标准。当前,物资档案管理依然没有形成统一的工作标准,在物资档案的归档、收集、分类及保管等方面,都没有明确的依据,物资档案管理的工作流程较为凌乱。工作质量没有具体要求,工作人员职责不够明晰。在这种情况下,档案管理工作比较随意,存在许多薄弱环节,经常会发生各种管理不当问题。其次,档案管理基础较薄弱。我国医院发展时间较短,一直采取的是粗放型管理方式,对物资档案管理没有足够的重视,在这种情况下,物资档案管理工作业务能力较低,基础较为薄弱,具体体现为:一是档案质量较差,许多档案资料并不完善,存在严重缺失的情况;二是档案存放场所较为简陋,没有专门的档案存放设置,甚至有些医院根本没有档案管理工作开展的基础保障。

2物资档案信息化建设的必要性

2.1有助于提高物资档案管理水平物资档案是医院物资的重要体现,直接反映医院物资的存储、使用等情况,对医院管理有着较大影响。因此,加强物资档案信息化建设,建立统一的物资档案管理平台与数据库,将医院物资档案全部纳入其中,利用信息化手段,可以实现对物资档案实时查询、监控与管理,及时了解物资的使用情况,还可以对各个物资管理流程与管理责任进行准确追溯,有效避免物资的浪费,提高物资档案管理水平,对医院发展起着重要促进作用。

2.2为医院发展决策提供准确依据物资档案是医院发展决策需要考虑的因素之一,推动物资档案信息化建设,利用信息技术手段,可以有效避免由于人为因素引起的失误,提高档案数据计算的准确性,利用信息化自动变更,改变传统档案管理模式,减少了档案管理人员的工作量,使其能将更多的精力投入到物资档案的检验、审核与使用当中,为医院发展决策提供更为准确的依据,充分发挥物资档案的价值。

3物资档案信息化建设的基础条件

近年来,随着信息技术的不断发展,信息化在社会生产生活中应用领域越来越广泛,为物资档案信息化建设奠定了良好基础,当前加强物资档案信息化建设,已具备成熟的条件,具体包括以下几个方面。

3.1档案信息化建设目标明确随着信息化的迅猛发展,我国在许多领域都已经进行了较长时间的信息化建设,累积了足够的档案信息化建设的经验,对于档案信息管理,已形成了较为明确的标准、规范,对档案信息化管理制定了明确目标,在这种条件下,物资档案信息化建设可以朝着确定目标发展,保证物资档案信息化建设的持续性。

3.2档案信息化建设理论完善通过多年档案信息化建设的实践与研究,档案信息化建设的理论体系已逐步完善,除了政府部门对档案信息化建设的支持以外,还建立了相应的组织体制与决策体制。档案信息化建设得到足够重视,档案信息管理技术方面也日益创新,符合我国实际国情的档案信息化管理手段不断丰富,在硬件、软件方面的支持越来越多。在这种条件支持下,开展物资档案信息化建设,有着事半功倍的效果,对物资档案信息管理目标的实现有着极大的促进作用。

3.3档案信息化建设人才充足随着我国对信息化重视程度的不断提高以及信息化技术的日益普及,信息技术已成为学校的基本课程,信息技术已成为学生的基本技能,因此,档案信息管理对众多学生而言,并没有较大的难度。同时,近年来,档案信息管理的逐步推行,使学生对档案信息管理的认知越来越加深入,愿意从事档案信息管理的学生也越来越多,因此,档案信息化建设的人才并不缺少,医院可以在短时间内,根据物资档案信息化建设的需求,培养出一批合格的信息技术人才,实现物资档案信息化建设的目标。

4物资档案信息化建设的有效途径

4.1做好物资档案信息化建设的准备工作物资档案信息化建设需要有相应的信息化环境支持,所以,需要从硬件、数据库建设等方面,做好相应的准备工作,为物资档案信息化建设奠定良好的基础。首先,做好硬件准备工作。计算机硬件是信息化建设的基本所在,需要根据医院物资档案的需求,从数据输入、输出、存储与处理等角度,选择与之匹配的硬件设置,满足信息化建设的要求,确保信息化建设工作的正常开展。其次,信息网络准备工作。物资档案信息化建设离不开信息网络的支持,在信息网络准备工作中,要建立专门物资档案数据库,为物资电子档案存储提供场所,并加强对数据库安全的设计,避免物资档案的丢失、外泄等问题,确保物资档案信息化建设达到预期目标。

4.2建立物资档案信息化建设的规范标准完善的规范标准对物资档案信息化建设发挥着重要作用,在规范标准的制定中,需要从以下几方面入手。首先,建立标准的管理规范,对物资电子档案的建立、移交、整理、存储及检索等制定相应的标准规范,为物资档案管理提供准确依据。其次,建立标准的业务规范,主要是规范物资档案的表格模式、术语标准以及文件格式、元数据格式标准等,确保物资档案内容的统一、准确。第三,建立标准的技术规范,包括基础设施建设和软件系统的技术标准、数字水印、存储压缩格式等技术标准,提高物资档案的技术水平,为物资档案管理效率和水平的提升创造条件。

4.3加强物资档案信息化建设的技术投入物资档案信息化建设的基础是信息技术,因此,加大技术方面的投入,对物资档案信息化建设水平提升有着重要作用。首先,建立物资档案信息系统,信息系统是物资档案信息化建设的根本所在,需要结合医院物资档案管理的实际需求,以软硬件设施、信息技术为基础,开发出合适的信息系统,设置档案建立、修改、查询、增删等功能,满足物资档案管理操作的要求。其次,开发物资档案管理软件,管理软件是物资档案信息化管理实现的重要工具,按照档案管理功能的要求,开发具有相应功能的软件,保证软件的实用性、合理性,对物资档案信息化建设有着重要作用。

5结语

综上所述,物资档案信息化建设是物资档案管理发展的必然趋势,有助于物资档案管理水平与使用价值的提高,对医院发展有着至关重要的作用。因此,加强对物资档案信息化建设的研究,了解物资档案管理现状,从理性的角度,对物资档案信息建设的必要性、基础条件进行分析,提出相应对策,对物资档案信息化建设的实现有着重要意义。

主要参考文献

[1]侯红虎.加强物资档案管理工作的若干思考[J].铁路采购与物流,2014(11).

[2]陈琪.浅谈现代医院后勤物资信息化管理[J].内蒙古中医药,2013(35).

[3]李丹.档案信息化理论体系建设的理性思考[J].黑龙江科技信息,2015(28).

作者:李婧 单位:惠州市第一人民医院

物资档案信息化建设思考责任编辑:杨雪    阅读:人次