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国有企业数字化档案建设思考

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企业档案是一种重要的信息资源,是企业的知识资源和财富,凝聚了全体员工的智慧,能为企业提供决策支持。强化档案管理,充分利用档案的价值,能推动企业的科技创新和持续发展。在公有制为主体的基本经济制度下,国有企业控制着我国国民经济的命脉,对社会主义现代化建设影响深远。档案管理在企业管理中的必要性,决定了国有企业档案管理的重要性:国企档案管理对国有企业的资产安全、国家财政收入以及社会经济建设都有很大影响。因此,在信息化背景下,探讨国有企业数字化档案管理问题具有重要的现实意义。

一、数字化档案概述

数字化档案,就是运用数字设备和技术,实现档案收集、管理、保护,以档案目录数据库和原文数据库为核心,将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案。数字化档案的特征,主要体现在管理自动化、利用网络化、档案存储数字化等方面。具体来说:第一,信息资源数字化。企业的档案不仅有纸质档案,还有一部分电子档案而且这些档案的信息全部存储在计算机中,包括图文等全部内容。第二,档案信息传递网络化。档案信息能通过互联网技术在企业内部形成一个网络体系,不受时空限制进行利用。第三,档案管理自动化。数字化档案管理信息系统,实现了档案的接收、归档、检索等工作智能化,每个模块工作都在既定标准下运行。第四,信息资源共享。与传统档案不同,数字化档案的信息可以同时供多个用户查阅,资源共享效率大大提升。

二、国有企业数字化档案建设的现状和存在问题

在计算机信息技术和人工智能日益发展的今天,国有企业的信息化建设工作不断完善,信息化工作几乎普及到企业管理的各个领域,例如办公业务管理、财务管理、采购管理、客户管理等等。在档案管理方面,许多国有企业的档案信息化建设工作也取得了一定成绩,信息化和网络化成了档案建设的主流。然而,我国国有企业档案管理与国际优秀企业档案管理水平相比,普遍缺乏生机与活力,档案数字化建设工作相对滞后。主要表现在:

(一)软硬件设施更新缓慢尽管许多国有企业尤其是大型国有企业的档案数字化建设步伐较快,但总体来看国有企业档案室的设备更新缓慢、设备陈旧,大多只能满足企业的日常档案管理工作,难以满足数字化发展的要求。例如,档案数字化建设过程中,需要配置各种型号的扫描仪、信息管理系统服务器、电子资料备份设备等,原有的陈旧的、满足不了新时代要求的设备都需要更新。而在实际的档案数字化建设中,一些国有企业软硬件设备更新缓慢,投资力度不够,导致不能满足数字化档案建设的要求。

(二)档案数字化建设的技术难度大数字化档案是高新技术的产物,需要高新技术、电子设备和计算机网络技术的支撑。国有企业数字化档案建设过程中,技术密集,面临着许多技术问题。例如,一些数字化产品兼容性较差,短期内就会被淘汰,容易导致数字信息在新的硬件设备和软件中难以读出,技术过时问题不容忽视;档案数字化建设标准难确立,国有企业如何全面实现信息资源的共享困难重重;光盘等刻录载体的质量,直接影响着档案数据的保存期限和使用安全。以上这些技术问题,直接影响着国有企业档案数字化建设的步伐。

(三)存在较大的安全隐患数字化档案离不开计算机、软件和互联网,离开了数字化设备档案就不能存在,所以数字化档案稳定性较差。在技术和设备更新换代频率加快的今天,数字化档案在保存、传输和利用等方面的安全性风险日渐加大;加之数字化档案具有容易被更改、被复制等特征,国有企业数字化档案的安全性日渐凸显,如何确保数字化档案在任何状态下都能处于安全状态非常重要。

(四)业务问题不容忽视传统档案管理以纸质档案管理为主,因而国有企业纸质档案数字化操作中必然面临一系列的业务问题,这些业务问题如果处理不好,也会影响国有企业数字化档案建设工作的顺利推进。首先,原始档案的鉴定工作。在进行档案数字化之前,要对原有纸质档案进行鉴定,以明确数字化工作的操作程序和范围。而在鉴定过程中,标准不一,人为造成了档案数据的不完整。例如,有的国有企业在界定数字化扫描范围时,只扫描正本,而对定稿、草稿等资料不进行扫描;有的国有企业由于档案没有正本或定稿,扫描了草稿的档案。其次,档案的拆卷(件)与装订问题。尽管国家档案局推出了立卷改革,精简了档案整理流程,但国有企业数字化档案建设中不可避免地需要整理以前的案卷,这些案卷扫描时不进行拆卷和装卷是不可能的。所以,数字化扫描前到底要不要拆件,或者扫描后要不要装卷,成了一个颇具争议的问题。

(五)档案数字化人才缺乏数字化档案建设需要高层次人才的引进,培养一支既懂档案管理,又精通信息技术的人才队伍,是国有企业数字化档案建设的瓶颈问题之一。一些国有企业在档案数字化建设中,由于人手紧张、精通业务的人才缺乏,往往依靠一些有资质的档案扫描公司开展数字化档案工作;一些国有企业经费不足,人员编制受限,没有能力培养或引进优秀的档案管理人才。总之,复合型人才的缺乏是很多国有企业数字化档案建设中的瓶颈问题。

三、国有企业数字化档案建设的建议与对策

针对国有企业数字化档案建设存在的问题,提出以下建议对策。

(一)加强领导重视程度,增加经费保障国有企业数字化档案建设关系到企业各个方面的工作,需要在组织结构、人员队伍、经费保障、部门协调等方面获得领导的大力支持。可以说,领导的支持的档案数字化建设的首要条件,离不开领导的支持和重视。国有企业的领导只有充分意识到档案管理的重要性,认识到数字化档案建设的必要性,才能在组织和经费方面给予足够的保障,把档案数字化建设工作纳入到企业管理常规任务中,推动企业档案管理工作的持续发展。例如,在数字化档案建设过程中,前期工作量较大、时间紧迫,在数据加工时可由领导出面,聘请临时工作人员帮助完成任务;数字化档案工作开展后,如果岗位和人员设置不科学,经费短缺,同样应向领导反映,及时解决存在问题。针对软硬件设施更新缓慢的问题,国有企业应逐渐加大经费投入力度,为企业数字化档案建设投入必要的设施设备,确保档案数字化建设的稳步推进。档案事业是国有企业的基础事业,档案数字化工作是实现企业档案信息化的基础工作,因此国有企业要加大档案数字化建设投入,强化档案数字化软硬件设施建设,在企业预算中固定单列经费项目,并尽可能逐渐增加经费预算,确保经费支出落到实处,

(二)加快人才培养步伐,引进新技术国有企业在数字化档案建设过程中,普遍存在复合型人才缺乏的问题和多方面的技术问题,为了解决好这两个问题,国有企业应在加快人才培养步伐的同时,适当引入新技术。国有企业档案管理员一般都存在年龄结构不合理、计算机操作能力不高、习惯于传统纸质档案管理等问题,针对这些问题,国有企业应花大力气培养一批既懂档案业务管理,又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的管理型、技术型和复合型人才。一方面,加强对现有档案管理人员的教育和培训,提升管理员的业务技能和专业素养;另一方面,通过公开招聘等方式,吸引优秀的档案管理人才,充实企业数字化档案建设人才队伍。新技术引进方面,国有企业要结合现代企业制度积极引入网络技术,引入先进的档案管理软件和系统,更新和改善原有的档案管理方式,突破传统档案管理的时空限制,提高国有企业数字化档案管理工作的效率与质量。

(三)积极应对数字化档案的安全问题首先,要增强档案管理员的责任心,强化安全意识。数字档案具有脆弱性,不仅人为因素会损坏档案,自然因素也会损坏其数据。档案管理员在档案信息保存、传输和共享等管理过程中,要具有安全意识,按照标准化工作制度进行操作,避免档案的损害和数据的篡改、复制等。其次,推行档案保管双套制。确保国有企业的数字档案、纸质档案都有备份,各有两套进行存档,而且纸质档案和电子档案都要长期保存。最后,推行数字档案异地存储方式。为了避免数字档案在某个地方损坏后就彻底丢失的安全风险,国有企业数字化档案管理可以采取国家档案馆的做法,建立异地备份库,对一些重要的档案进行异地备份,保证档案在任何地方、任何情况都处于安全状态。

(四)健全档案管理制度,规范日常业务在市场经济逐渐成熟的环境下我国的法制比较健全,国有企业同样要依靠有关法律法规,建立健全国有企业档案管理制度,使档案数字化工作立足于各个部门、企业的各个阶段,切实提高档案管理水平。在此基础上,规范档案管理工作流程,建立一套数字化档案管理标准体系,提高档案数字化建设质量。内容可包括电子档案管理的技术标准、电子文件归档规范、纸质档案数字化技术标准、信息安全建设规程、多媒体信息操作规程、目录和原文数据库质量标准等一系列制度。日常业务中,档案案卷(件)的拆装应视情况而定,能不拆的不拆,能不装订的不装订;档案案卷及原件无需装订,只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可;避免整卷(件)装订,便于档案保存和保密。总之,数字档案是未来档案信息的主要形式,是档案管理现代化的发展方向。IT技术日益革新、计算机软硬件不断完善和网络技术的日渐成熟,为国有企业数字化档案建设提供了良好的契机。国有企业应根据自身情况,选择适合自己的数字化档案建设方案,并保证档案数字化建设方案在技术上具有一定的先进性和前瞻性,努力使企业档案信息建设与时代发展同步。

作者:修云洁 单位:云南省公路开发投资有限责任公司

国有企业数字化档案建设思考责任编辑:杨雪    阅读:人次