医院文书档案建设的建议范文

一、存在的问题和不足

（一）档案室空间有限，档案工作人员少虽然我院已实现利用密集柜对档案进行科学排架和保存，节省存放空间，摆放整齐有序，防虫防潮防霉。但随着医院业务量的逐年递增，各类档案数量也大幅增加，长此以往，现有的的档案室将无法满足档案的存放需求。现行医院档案管理体制是由笔者作为一名兼职档案管理员负责综合档案室的管理工作，全院各职能科室配备有一名兼职档案员，负责定期收集本科室产生的文件和资料，统一提交综合档案室供整理归档。由于缺少专职档案工作人员，档案工作者在落实档案日常的收集、整理、归档及利用工作之外，缺少足够的时间和精力进行档案鉴定、检索工具开发及材料编研等相关工作，不利于档案事业的长期发展。

（二）档案收集的完整性不够综合档案室的档案主要来源于各个部门兼职档案员提交的文件和资料，但各部门档案员素质良莠不齐，有的缺乏相应的档案专业知识，有的未能充分熟悉所在部门的业务工作，这就无法鉴定区分有价值的文件资料，收集中可能存在漏收或误收的问题。且部门间的协调配合不够，缺乏统一的业务档案管理机制，难以保证档案收集提交的完整性和及时性。

（三）档案服务观念滞后文件资料收集整理归档的最终目的是为了实现档案的利用。鉴于工作人员数量不足等客观因素的限制，现有的档案利用服务仅能被动地满足其他科室需要什么资料就提供什么资料，坐等上门借阅利用的服务观念滞后，缺乏主动思考服务的方向与重点，影响了档案的利用效率。

二、提出文书档案的建设策略

（一）探索档案保管的社会化外包服务在市场需求的推动下，一些经营档案保管的社会化外包服务公司应运而生，主要负责提供档案运输、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、缩微、档案数字化、档案管理软件与设备开发技术等一站式服务。目前，一些大型企业如银行、电力、保险等，鉴于档案数量多，存放空间小，工作人员少等条件限制，多数乐于选择档案保管的社会化外包服务，这样的服务可以拓展到文书、科技、专门档案等领域，利用外包单位的专业库房、安全系统、工作人员等配套设施，确保档案存放的安全性和长期性，公司提供的专人运输、接送服务也为日常的档案利用提供更多便捷。

（二）提高档案工作者的业务素质档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大，相比他职业，往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此档案工作人员更易产生职业倦怠③。医院要拓宽培训渠道和沟通机制，为各部门档案员提供接受培训的条件，采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合的方式，提高培训质量，提升档案人员业务素质。适时配备专职档案工作人员，建立统一的业务档案管理和监督机制，加强部门间的协调配合，将档案工作纳入业务绩效考核中，充分引导档案工作者正确认识自我，认清自我价值，端正工作态度，并为其提供成就认可和发展机会。

（三）转变档案服务观念文件经收集整理成为档案后的最终目的就是为了利用，这也是档案价值得以体现的重要途径。如何做好利用工作是档案工作者需要认真思考的问题，改变传统的被动提供利用服务的思想是关键。应积极地为广大患者查阅档案做好接待工作，努力查找和扩大档案线索，为医院工作提供详实、珍贵的资料，为开展科研、撰写论文、解决医患纠纷、出具病历证明等提供相关原始资料④。在对外提供档案利用的同时，还要加强医院档案利用反馈信息的管理，实现信息资源的共享，通过优质的服务，使档案工作成为医院宣传教育息咨询、解除疑难、联系社会的窗口、纽带和桥梁。

三、今后发展思路

1.建立和完善档案管理相关制度，通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度用于规范文书档案的系列工作。

2.加强档案室整体建设，发挥好集中管理、统一考核的作用，配备足够的档案工作者负责及时主动地收集医院不同门类的档案材料，促进医院档案工作规范化、科学化发展。

3.充分利用计算机信息技术，努力实现档案管理的办公自动化、信息网络化和科技智能化的发展，全面推广电子档案的配套应用。鉴于电子档案的形成、传送、保存、归档等管理方法与传统的纸质档案有所不同，医院应根据档案信息化建设的需要，加快院内档案管理信息化的软硬件建设，提高档案管理的信息化、电子化进程，尤其通过系统搭建以档案为载体的医院战略资源平台⑤。

不断思考和探索医院档案现代化管理的道路与方向，始终坚持立足工作实际，提出更好更快的档案更新和发展要求是每个档案工作者的应尽职责。不断完善和规范文书档案管理对医院整体档案工作的提升具有重要作用，也为医院管理工作提供客观重要的历史依据，有利于进一步实现医院的科学发展。

作者：陈静单位：福建省妇幼保健院