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新形势下档案管理工作思考

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摘要:

随着社会经济的快速发展、信息技术的广泛使用,科学发展观的贯彻落实以及现阶段档案管理工作的发展对新形势下档案管理工作提出了新的要求。当前,做好档案管理工作的改革和优化具有积极的意义。

关键词:

改革创新;档案管理工作;新形势

档案是现代社会信息的重要分类,关于国家机关、社会组织、个人事业、政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等多种形式的记录。记录了各个阶段现实工作情况,又可以作为重要的历史凭证,因此,档案管理工作的重要性不言而喻。现阶段,随着科学技术的迅猛发展,互联网普遍应用的今天,办公手段的日益改变,档案管理也面临着很大的挑战,怎样加强新形势下档案管理工作快速适应未来的发展,全面提升档案管理水平,增强做好档案管理工作的责任感和使命感,不断强化基础设施,完善各项规章制度,促进工作的发展创新,持续提高为社会服务的能力,是各级档案管理部门应该重视的一个研究课题。

1、档案管理工作的现状

目前,我国经济发展正在处于转型时期,现代化、工业化、城镇化的快速发展,使我国很多行业面临着严峻的挑战,档案管理工作也是如此。在现代信息高度发达的互联网、全球化时代,档案管理工作不仅涉及到单位、个人的材料积累、人才调研、人事档案等的分类,而且对个人和单位的长远发展有非常重要的作用。目前新形势下档案管理还存在很大的不足,主要表现有:第一,工作人员素质不高。目前很多单位或企业的档案从业人员的技能和思维、管理手段还比较落后,停留在手工操作时代,业务水平相对滞后。第二,思想认识偏低。很多单位对档案管理工作没有给以足够的重视,认为这个工作是简单的,不需要动用很大的人力、物力、财力。第三,设备陈旧。办公设备没有更新,继续使用以前老式机器,现代化办公效率不高,很多单位还没有实施档案管理规则对办公设备的要求。

2、新形势下档案管理工作存在的主要问题

目前,档案管理工作中存在的主要问题分为两个方面:第一,对档案管理工作不够重视。近年来,我国逐渐加强了对档案管理工作的重视,然而,一些单位和企业还没有正视到档案管理工作的重要性,仍然没有给予很多关注。众所周知,档案管理工作具有一定的隐形性,属于后台管理工作,没有得到有关领导的关注,影响了档案管理工作的开展。在短期内,档案管理工作的开展质量和完成,给企业带来的经济效益看起来没有足够直接的联系,因此有些领导认为其不会影响其他经济活动,忽视了档案管理工作的重要性。然而一旦认识到档案工作的重要时,短期会加强管理,随后又敷衍、懈怠。从长远的发展意义看,档案管理工作对整个单位的发展具有绝对的保障作用,领导管理者没有意识到档案管理工作在经济发展中的作用,严重的影响了档案管理工作的质量。第二,档案管理工作基础不强。健康、有效的实施日常的档案管理工作最重要的是保证其稳定性。一般来说,正常、规范、有序的环境才会促进企业、单位和个人的稳定发展。档案管理作为一个基础性工作,它的稳定直接影响着档案管理工作的整体质量,具体要保证数据的真实可靠,信息完整。但是在实际操作中,档案管理工作受到很多限制,被单位列为一个边缘地带,工作人员很难稳定工作,导致人员流动频繁,严重影响了档案管理工作的持续性,档案管理工作的基础不强,降低了档案管理工作的效率。

3、当前改进档案管理工作的思考

目前,档案管理工作的现状和存在的问题,制约了档案管理工作的质量,也影响了档案管理工作的发展。新形势下,加强档案管理工作的快速发展,充分发挥其智能作用,更好地适应社会经济的发展,并为之服务,需要从以下几个方面进行改进。

(1)提高认识思想决定心态,心态影响行动,行动决定结果。只要思想认识到位,才具有很强的行动力,才能收到理想的结果。因此,必须要充分认识档案管理工作的重要性,将其列入重要的考核范畴,把它作为一项经常性、基础性工作来做,定期检查、定期分析。此外,还要加强工作人员的责任意识。在具体档案管理工作的实施中,会面对很多的问题和难度,需要档案管理人员承担自身的责任,协调各方的工作,主动解决问题,提出可行性解决方案,积极向领导报告相关的工作情况和进度,以争取领导的支持。

(2)完善办公设备档案管理工作办公设备的完善是做好档案管理工作必不可少的一部分。加大相关办公设备硬件方面的投入,重视档案管理的硬件建设是保证档案管理工作正常、有序进行的基础。比如,随着信息技术现代化发展,办公设备所用的计算机及其相关设施、各种相关办公软件和所需书籍材料等都要加强改进和完善,这些是展开相关工作的基本工具。此外,也要加强办公室独立的档案库房管理,应注意配备室内的温度、湿度等相关设备,去湿机,粉碎机等应一一俱全。在信息化时代文档的管理,文件的起草、修改、实行等各个步骤都离不开办公设备,完善办公设备,才能使档案管理工作起到事半功倍的效果。

(3)健全的规章制度随着改革的深入,文档管理面临着许多亟待解决的问题,例如档案数量越来越多,过去,手工操作等老一套模式已经基本不适应现代化档案管理的需要,管理方法的落后等直接影响了文件和档案质量,只有建立一套适应现代化发展的严密而简明的规章制度,才能有效地解决档案管理工作的滞后问题。互联网是新生事物,好用否、安全否?电子档案已经使档案管理从手工保管形式转为磁盘存储形式,或者变为网络数据库中的电子档案形式。所有的形式、方式方法都发生了变化,所以一定要有一套完备的适合现代化档案管理的规章制度。1、做好磁盘备份。如存储磁盘,在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作,必要时可以复制副本,这些,都要有相关的程序、规则来保障。2、借阅履行手续。在借阅方面也要有成型的手续、步骤,所借的档案必须有相关的手续,经主要领导批准签字,方可借阅;再就是要根据使用者的情况,不可以无原则地向借阅者提供全部内容等。

参考文献:

[1]张锦绣,关于做好新形势下档案管理工作的思考,经营管理者,2013-(9)

[2]张晓东,赵菲,加强新形势下档案管理工作的思考,共产党员(河北),2015-(14)

[3]商行,加强新形势下档案管理工作的几点思考,吉林劳动保护,2015

作者:马凤波 单位:南阳医学高等专科学校

新形势下档案管理工作思考责任编辑:杨雪    阅读:人次