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办公自动化视角下医院档案管理研究

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[摘要]

随着办公自动化的不断普及,医院档案管理也向信息化、现代化方向转变。如何在办公自动化环境下进行医院档案管理,是每一个医院所需要思考的问题。本文以办公自动化环境下医院档案管理的重要性为切入点,针对医院档案管理工作中存在的问题进行分析,从而为办公自动化环境下进行医院档案管理提出可行的建议。

[关键词]

办公自动化;档案管理;安全规范;职业素养;改善措施

目前医院档案管理工作中还存在很多问题,如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看,现在的办公自动化还未完善,存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革,改变原有的档案管理手段,以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。

1目前医院档案管理存在的问题

目前医院档案管理工作并不完善,从管理人员来看,大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中,仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中,纸质性的档案占有极大的比例,而且量比较大,需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。同时,医院在档案管理意识上的薄弱,领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度,正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识,往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求,阻碍了医院档案管理的发展与进步,不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。

2办公自动化环境下进行档案管理的重要性

办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助,帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时代发展,办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措,该种手段促进了医院档案管理工作的发展,改变了传统的管理模式,节省了大量的人力、物力和财力,使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时,也减少了出错的概率,提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用,为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。

3办公自动化环境下进行档案管理的建议

3.1完善医院档案管理的人员配备医院在进行档案管理时,往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求,医院要完善档案管理工作的人员配备,提高医院档案管理人员的管理水平,提升管理人员的职业素养与人文素养,促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域,要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员,并对现有的档案管理人员进行专业培训,使管理人员能够具备相应的技术知识,熟练的掌握相应的技巧,便于在办公自动化环境下对相关档案更好地进行管理。

3.2规范档案管理流程,提高档案管理的安全性在适应并实现办公自动化的同时,要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中,要制定相应的档案管理规范及条例,规范整个档案的管理流程,运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率,保证档案管理的实用性与科学性,但是也有潜在的安全风险,所以我们要格外注重档案管理流程的规范性,注重档案管理的安全性,在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄,实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。

3.3树立相应的档案管理意识医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理,会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生,所以,当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时,医院也要对此进行大力宣传,将档案管理意识植根于每个人的思想中,因为只有树立了相应的档案管理意识,才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。

4结语

在现存的医院档案管理过程中,确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题,对于档案管理工作来说,改变固有的医院档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段,促进医院档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变,使整个医院重视起相应的办公自动化档案管理观念,完善管理人员配备。通过对医院档案管理工作进行整改,促进医院档案管理的进一步发展。

主要参考文献

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[2]梁帆.医院办公自动化应用的几点建议[J].电子技术与软件工程,2014(7).

[3]王爱华.医院办公自动化系统的研究及应用[J].电子技术与软件工程,2015(5).

[4]周洪.工作流技术在办公自动化系统中的应用[J].电子技术与软件工程,2015(17).

[5]王悦宁.浅议自动化办公条件下对文秘人员的要求[J].民营科技,2014(11).

作者:甄玲 雷蕾 李璐 刘吉羊 单位:湖北省孝感市中心医院

办公自动化视角下医院档案管理研究责任编辑:杨雪    阅读:人次