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单位档案管理的信息化建设

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【摘要】

随着经济体制的改革,我国事业单位所容纳的档案数量越来越多,为了减轻档案管理员的工作负担,提高档案管理的质量和效率,事业档案管理信息化建设势在必行,而且已经成为目前事业单位档案管理工作的重点。

【关键词】

事业单位;档案管理;信息化

事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势,只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时代发展潮流,信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平,对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。

1事业单位档案管理信息化的优势

1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存,随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏,使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁,不利于长久的保存,而且其存储流程相当繁琐,会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后,不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中,而且还可以对档案进行备份,大大地提高工件的效率,保证档案的完整性和安全性。

1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂,需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全,不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序,提高了查询速度,而且可以保障原有档案资料不被损坏,不会对档案和档案环境造成任何影响,而且使档案查询不受时间和地点的约束,随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息,使档案的查询和使用更具优势。

2事业单位档案管理信息化建设中的影响因素

事业单位档案管理信息化建设的内容主要有档案信息化管理平台建设、档案管理科学规划和档案内容的数字化处理。在实际的工作中,还存在很多因素严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐,主要影响因素如下:

2.1事业单位档案管理信息化平台系统的更新不及时目前,我国大多数事业单位都已经建立了员工档案信息系统,但由于领导和工作人员对档案管理信息化工作的重视程度不够,使事业单位档案管理信息化平台系统得不到及时的更新,从而影响了档案管理工作的效率,阻碍了事业单位人才优化管理工作的实施。

2.2事业单位档案管理信息化平台系统的使用率不高事业单位虽然都建立了档案管理信息平台系统,但其利用率并不高,使其并不能充分地发挥自己的优势,并没有起到降低成本、减少员工工作量,提高工作效率、提高档案资料查询效率的作用。

2.3档案管理工作人员的素质有待提高由于事业档案管理部门还存在很多员工其从专业技能水平、信息技术水平等方面都没有达到一定的标准,有些员工甚至缺乏职业道德素养,不仅严重影响了档案服务水平,也影响了事业单位档案管理信息化建设的推进。

3事业单位档案管理信息化的对策

3.1强化信息化管理理念,加大管理队伍建设力度要想加快事业单位档案管理信息化建设的步伐,需要从树立和强化信息化管理理念着手,从根本上强化管理部门领导和员工的信息意识,提高其对档案信息化管理的重视度。另外,为了保证档案管理信息化的顺利实施,还需要有关部门定期组织档案管理工作人员进行学习和培养,不断提高管理人员的计算机技术、相关专业管理技术以及职业素养,不断提高管理队伍的整体素质。事业单位还需要不断完善档案管理工作人员考核制度,可以通过引进有效的激励机制激发员工的工作热情,以不断提高档案资料的利用率和档案管理工作的效率。

3.2加速档案管理硬件建设事业单位档案管理信息系统的建设需要一定的硬件基础,所以需要相关部门给予足够的资金支持,以保证档案信息化建设的顺利实施。引进先进的设备可以提高储存量和系统的运行速度,这样可以保证事业单位档案管理工作的顺利展开,要注意选择性能稳定的设备以保障档案资料的安全性,档案管理信息建设中还要通过不断地扩充档案资料使档案信息得以不断的充实和完善,使其能够为决策部门提供及时、准确、可靠的文字依据。

3.3加强事业单位档案管理信息化中的软件开发除了保证硬件设施达标外,还需要提高事业单位档案管理部门的网络意识,并将档案信息系统的网络升级纳入到档案管理工作之中。有关部门要加大对档案管理信息化的软件投入力度,给予足够的技术和资金支持,并不断完善软件升级换代工作,以保证事业单位档案管理信息化的稳步发展,使其能够提供更优势、快捷的服务。

3.4制定科学、具体的总体规划在建设事业单位档案管理信息系统时要注重其可扩展性,使档案信息系统具有更广阔的发展空间,根据事业单位的实际情况制定科学、合理、具体的档案管理信息总体规划和发展措施,建立一个实用的档案信息网络系统,能够为档案管理人员提供完善的电子档案整理、网络查询、浏览和下载等服务,使其成为符合事业单位发展、社会经济发展的网络管理模式。另外,还要注重对档案信息系统进行不断的更新,只有这样才能为事业单位发展提供更可靠的技术保障。

3.5不断完善档案管理制度科学、规范、合理的档案管理制度为档案管理信息化建设提供有力的依据和保障。事业单位要根据自身档案管理实际情况制定更详细、具体、规范、科学的档案管理规章制度,并将档案管理信息化建设纳入到员工奖励、职称评定之中,并对工作中的失误实行责任追究,这样更能调动员工工作的积极性,以加速档案管理信息化的进程,保证档案管理信息化工作的顺利实施。

事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势,同时它对于社会发展和科技进步也起到不可忽视的促进作用,同时也能够为优化事业单位人才结构提供可靠的依据。要结合事业单位自身的实际情况,制定出切实可行的规划方案,保证对事业单位档案实行科学、合理、规范、有效的管理,以促进事业单位档案管理工作的顺利展开。

参考文献:

[1]杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理,2011.

[2]张丽鸥.事业单位档案管理信息化建设[J].信息技术,2014.

[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014.

[4]样鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013.

作者:胡亚静 单位:伊通满族自治县石油开发建设服务中心

单位档案管理的信息化建设责任编辑:杨雪    阅读:人次