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“互联网+”背景下的档案管理研究

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“互联网+”缔造了一个又一个行业的新机遇、新生命。2015年,“互联网+”成为一种国家发展战略。在这种大环境下,档案事业也应该紧随时代发展风向标,根据自身情况去抓住机遇。

一、“互联网+”的发展背景

电商领域最早研究“互联网+”,将“互联网+”定义为构建互联网化组织,创造性地使用互联网工具,以推动企业和产业更有效地进行商务活动。“互联网+”是以互联网为工具,信息流通与共享程度更高,创造性地将互联网与传统企业、产业相融合,生产经营活动更高效,提供更精准、个性化、人性化的服务的一种经济活动形态。国务院总理李克强在全国人大会议上作政府工作报告时提出,国家要制定“互联网+”战略;2015年3月,李克强在回答记者问中,再次提到“让中国经济站在‘互联网+’的风口”。这代表着政府对“互联网+”的态度,“互联网+”由概念、愿景,上升为一个正在崛起的伟大民族的国家战略。互联网+档案意味着什么?也许意味着一种能力,也许是对整个档案事业发展水平的一种提升。档案管理从本质上说是一种信息管理,互联网时代归根到底是一个信息时代,档案事业的发展更应该感到如鱼得水,而不是蹑手蹑脚。互联网+档案会产生一个什么样的状态呢?也许是一个庞大的数据库、信息中心,通过对信息孤岛的连接,全国乃至全世界公开档案信息的共享与融合,使公众对档案信息的获取更便捷,所获取信息的壁垒最大程度减少甚至减为零,这也许是档案事业发展的一个新方向、新可能。

二、“互联网+档案”的工作实践

在“互联网+”时代,网络技术及信息技术的发展,使数字化、信息化、网络化逐渐引领这个时代的潮流。在大众创业、万众创新的新形势下,档案管理应改造升级传统管理方式,不断发现并利用新的发展引擎,为打造智慧社会、智慧生活服务添加新助力。在“互联网+”的背景下,不少档案馆(室)根据自身情况,主动适应大趋势,不断探索创新,在持续推进档案电子化、数字化工作的同时,将档案工作与互联网有机结合。在档案工作宣传及档案利用服务方面的应用尤为明显。

1.“互联网+”背景下档案的宣传。
以2015年“国际档案日”为契机,各省市档案局(馆)应用互联网环境下的新媒体进行档案文化、工作等的宣传,取得了可喜的效果。在江苏档案信息网、远教平台、凤凰江苏网开辟“国际档案日”宣传专栏;江苏档案微博微信发布图文信息上百条;江苏档案局携手本土企业,开发国内首款“家庭档案馆”管理系统软件,多个网站提供免费下载。2015年迎来抗战胜利70周年,国家档案局官方网站开辟抗日战争胜利七十周年专题。专题下分:“慰安妇——日军性奴隶档案选”“日本侵华战犯笔供选”“档案天天看——馆藏抗战档案系列”“中苏联合抗击法西斯胜利70周年”四个栏目。在这些栏目中,既有对馆藏档案的介绍(部分档案还附上英文介绍),又有档案原件电子版的呈现。在互联网背景下,利用网络平台及新媒体平台对馆藏档案的整合与开发成果的展示,相对于传统方式而言,其宣传广度及深度都不能同日而语,其传播速度及成效更是超越以往。“互联网+”仿佛是插在档案上的“翅膀”,让档案信息“飞”了起来,飞入“平常百姓家”。

2.“互联网+”背景下档案的利用。
国家档案局开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”,利用该系统可以在线浏览全国各档案局(馆)开放档案的原件。该系统是对全国开放档案信息资源的有效整合,为全国各地乃至全球的档案利用者打破时间及地域的限制,提供了便捷的利用方式。目前,众多科研研究项目均以互联网为平台,进行信息资源的整合。以“北京城市记忆”为例,该项目由人文北京研究基地(中国人民大学人文北京研究中心)承担,将着眼于北京城市建设中的有形建筑与设施,深入挖掘从古至今与之相关的档案、图书和实物资料,通过图片、文字、音频、视频等记录手段,建立专题数据库,并搭建网站平台,用中英文两种语言编辑和展现数字资源的深加工和阐释成果,构建北京城市文化的集体记忆。该项目研究成果的呈现及该项目成果的利用都将离不开互联网的大环境。

三、在“互联网+”背景下,对档案工作的新思考

1.破除思想藩篱,形成创新思维。

档案工作者应培养互联网网络思维,特别是移动网络思维,善于将自身工作与网络结合来开展工作。在互联网背景下,档案机构积极应对新形势,利用网站、微博、微信公众平台等方式开展档案服务,利用网络开展远程的业务指导、教育培训、经验交流、学术交流等。利用网络组织档案工作志愿者进行开放档案的编目、关键词著录、编研等工作,延伸档案工作手臂,壮大档案队伍。在档案服务方面,与之前传统服务方式相比有长足进步。但是网络思维创新性不强,利用互联网开展工作的指导思想还是传统工作思想,只是利用网络工具将传统工作进行简单结合,没有真正形成网络创新思维,所以一些问题还没有彻底解决。

2.加强数字化建设,进行数字资源整合。

目前,档案工作者更加注重纸质档案数字化,却对于互联网、新媒体信息的收集、整理、归档的意识不强。就目前来看,互联网信息已经占相当大的比重,忽视对互联网及新媒体信息的归档,不利于档案信息的完整性保存。在重视互联网信息档案归档的同时,档案管理部门还要对互联网信息、新媒体信息的分类等方面进行研究,其特性决定了与传统档案分类的区别,使用传统档案分类必定是不合时宜的。此外,在政府部门牵头下,档案机构应共同协作,建设全国开放档案信息资源平台,真正将互联网与档案融合,不断完善“互联网+档案”的资源建设,逐步把全国已上网开放的的档案信息集中收集起来。积极推进档案信息资源共享,通过信息平台或传播渠道把档案信息传播到公众中去。国家档案局网站已经开通“国家开放档案信息资源共享利用系统”,个人认为,其内容有待丰富与补充,要构建一个涉及内容更广泛的信息利用平台。

3.建立用户思维,做好档案服务,实现高效查询利用。
在建立“互联网+档案”模式中,档案机构应建立用户思维、产品思维和平台思维。用户需求与用户体验是此模式下的重要问题。互联网+档案可以形成一个档案信息供给平台,平台的良好运作可以推动档案事业的发展。在2015年1月,温州市档案局及县(市、区)档案局(馆)正式推行“智慧档案”,实现异地查询、跨馆服务,群众可到就近综合档案馆进行档案查询。此外,基于互联网的开放系统可以为档案服务评价提供新的方法。从大数据中获取档案服务评价信息,促进档案机构服务质量的提升,如根据积累的数据,提前填写好一些基本数据,提高公众获得服务的效率。把档案机构的服务对象进行细化,从而有针对性地提供服务。

4.做好互联网下档案信息安全防范。

在传统档案安全问题中,主要涉及确保档案实体安全及信息安全。在“互联网+”时代,档案的安全防范同样也存在这两方面的问题。保存时的安全问题可以用技术进行解决,在“互联网+档案”模式下,主要安全问题为信息泄密问题。在“互联网+档案”的模式下,档案利用的便利与档案泄密是一对主要矛盾,所以,在该模式下,对档案利用者身份认证及权限设置是关键,只有对档案利用者身份核实并将权限准确分类,才能保证档案信息安全性。笔者设想,随着档案信息资源平台的建设,平台可与公民身份证系统嵌合,这样可以达到对档案资源的实名查询,同时根据身份信息对其应用权限进行分类。在互联网时代、大数据时代,最主要的趋势是实现信息及数据的互联、共享,消除信息孤岛,加快各类信息平台的整合,避免重复建设和数据“打架”。“互联网+”是一个新机遇,对于档案事业的发展来说可能是“病树前头万木春”的“新生命”,在电商行业看来,互联网时代,具体的产品或服务是竞争力的核心,如何吸引用户的眼球、增加用户的黏性及提高用户的转化率是关键,此看法对于档案事业发展也同样适用。

作者:孟凡玲 刘云霞 韩真 单位:天津师范大学津沽学院

“互联网+”背景下的档案管理研究责任编辑:沈应婷    阅读:人次