事业单位档案管理的现代化与电子化发展范文

摘要:

事业单位需要对自身的档案管理方式进行不断的优势，保证对时展的满足，实现档案管理的现代化和电子化，才能实现基层事业单位档案管理工作的良好开展，进而为事业单位的其他工作打下坚实的基础。在阐述事业单位档案管理现代化和电子化的内涵以及要求下，对当前事业单位中档案管理中存在的弊端进行分析，随后提出相应的解决办法。

关键词：

事业单位；档案管理；信息化；现代化

随着信息技术的快速发展，档案管理工作需要走上信息化和时代化的道路。目前，中国的事业单位均面临着深化改革的重要任务，档案管理工作对于事业单位来讲是必然的，因此事业单位中的档案管理人员需要与时俱进，对档案的管理方式进行及时更新，最终实现档案信息管理的电子和现代化。

1档案管理现代化和电子化的优势和特征

档案对事业单位的全部日常工作实现了详细的记录，可以有效提升事业单位的工作效率，其管理有着十分重要的作用。因此若能够进一步提升档案管理的水平，将档案管理的现代化和电子化进程实现推进，则代表着档案管理的水平将会出现极大的进步。档案管理将脱离传统的纸质媒介。在信息的收集上，电子档案更容易对档案信息进行接受和存储，很好的避免了物理空间的占据。[1]在处理和档案的选择上，电子档案同传统档案对比会更加便利和快捷。电子档案随时都能够从电子设备上抽调出来，为工作所服务。并且在信息的选择上，只需要将相应的功能健进行点击就能够对大批量的数据进行处理，且具有准确无误的效果。在信息的加工上，若电子档案需要综合处理以及修改数据，则可以随时进行，但是纸质档案没有如此方便的功能，在紧急情况下，传统档案无法满足快速的社会发展需要。

2我国事业单位中档案管理的现状和缺陷

我国当前的档案管理办法比较传统，其中存在较多的弊端和不足。首先是规范化的问题，我国当前的现代化和电子化档案管理方式存在严重的不规范性。具体的表现方式有工作人员在处理电子档案上。[2]电子档案的体积较小，携带便利，但是某些工作人员意识不到档案信息的重要性和机密性，在管理中大手大脚，将档案实行随意的处理，导致了档案的遗失和泄露。某些工作人员只会将档案进行上传，对档案信息的规范管理和重要数据的备份管理技能掌握不足，极易导致电子设备在出现故障后，轻易的就将电子档案丢失。且有着电子档案的设备在出现遗失后，十分容易造成档案信息的泄漏，造成国家和事业单位的难以避免的损失。对此提升档案管理人员的业务能力和个人素质十分重要，要保证对档案管理的工作人员实施培训和教育，保证其可以对档案管理的重要性进行充分认识，保持高度警觉，避免出现档案丢失或是遗漏等情况。上述内容中涉及的电子档案安全性问题，一方面是由于档案管理人员的工作缺陷造成的；另一方面还可能有电子档案管理中的技术问题所导致的。有的事业单位缺乏与时俱进的思想，对老化的电子存储设备没有实现及时的更换，导致了存储在其中的电子档案的损坏和故障的发生。有的事业单位的电脑配置十分落后，处理速度缓慢，这些极有可能会导致档案管理数据处理的效率。此外，计算机的软件未进行及时更新，造成档案数据会出现不同的错误。为档案的管理造成一定的麻烦。以上事业单位电子档案管理中存在的各种缺陷，需要不断强化和提升事业单位档案管理人员的管理安全意识，对电子存储的设备进行及时更新，充分做好备份工作，保证正常档案处理工作的有序和稳定实施。

3全面实现单位档案管理现代化和电子化的方式

在社会经济的不断发展中，信息技术已经逐渐变得普及，传统的档案管理方式已经无法满足经济发展的需求，因此需要在本质上实施改变，事业单位档案管理工作是其开展高效性和秩序性工作的必经之路，是实现社会稳定发展的重要保障。

3.1建立并健全档案管理制度，提升工作人员专业素养

3.1.1建立并健全管理制度。事业单位在自身的改革中，实现了管理水平和手段的相应提升，但是事业单位在实行档案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保证事业单位工作人员的明确自己的具体工作任务，尽职尽责的完成档案管理工作。

3.1.2加强档案工作人员培训的力度。加强档案工作人员培训的力度，提高他们的档案管理水平，转变档案工作人员的传统思想和理念，让他们学会利用现代化设备地进行档案的管理与存储，并能利用网络实现档案查询、管理相统一，充分提高档案工作效率。

3.1.3事业单位档案管理人员要进行定期考核。实现对事业单位档案管理人员的定期考核，保证相关工作人员对档案管理工作重要性的充分了解，并实现对相关管理工作的掌握，由此为完善档案管理工作打下坚实的基础。[3]

3.2通过计算机对档案的库房实现管理

借助计算机对档案内的资料实施管理，是档案管理现代化和电子化的重要途径。在基层事业单位管理制度的逐渐完善中，通过计算机技术对库房资料实行管理。这样会为工作人员对档案保存期间的全方位管理带来极大的便利，保证资料库房安全性的全面提升。

3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化

计算机技术得到了普及，实现了传统手写录入和查询档案方法转为电子化。在档案的接手中，管理人员需要进款的对档案的内容展开整理，并在随后实施录入，实现对资料内容的统一保存。在电子录入信息的过程中，将纸质文档转化为电子形式，这样不但更加有利于档案的保存，同时还能为档案资料的查询带来极大的便利。

3.4构建档案管理的网络系统

档案管理的现代化和电子化在转型过程中，一定要充分形成专业的网络系统。这样既能方面事业单位中的管理人员对档案的管理，还能将档案的信息管理推向专业化和网络化道路。在科技化时代的发展下，任何科技管理技术都实现了动态发展。

3.5确保电子档案信息和数据的安全性

电子设备使用管理起来比传统的纸质档案方便快捷，但是电子设备一旦出现故障、丢失、被盗将对档案信息和数据造成毁灭性的损失。因此，安全对于档案信息来说必须作为重点作务，要高度重视。

3.5.1要提高档案管理人员的安全意识。加强档案管理人员的电脑技术培训、网络安全教育，让他们充分认识到档案信息安全的重要性，同时要让他们学会如何使用与保户电子信息设备，学会处理分析数据，维护档案信息等方面的知识。

3.5.2要及时更新备份电子档案存储设备。随着电子科技水平的发展，电子档案存储设备也在不断的更新，因此档案部门要及时进行设备更新与备份，应用与最新电脑设备相匹配的电子档案存储设备，防止因设备更新不及时而丢失档案现象发生。这就要求档案部门领导要高度重视档案管理工作，加强档案管理工作的投入力度，及时改善档案存储环境，以保障档案信息数据的完整保存。

4结论

基层事业单位档案管理工作的现代化和电子化是时展的需求，是社会进步的需要。因此在未来的一段时间内，档案管理的现代化和电子化是实现事业单位改革和管理的主要任务。实现档案管理制度的建立和健全，运用高科技手段武装紫衫，强化对管理人员的培训和教育，保证事业单位档案管理符合现代化和电子化的要求，为其更好的使用社会发展做出充分保证。

参考文献

[1]朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].才智,2014,36:373.

[2]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场,2015,28:126+139.

[3]范兴华.改革事业单位档案管理推动电子政务发展[J].兰台世界,2013,S5:47-48.

作者：崔儒佼 单位：黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人才中心