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基于信息化发展的档案管理论文范文

时间:2022-11-11 10:41:05

基于信息化发展的档案管理论文

1档案管理信息化的重要性

1.1有利于提高档案管理工作效率时代的发展,科技的进步,在全球信息化的推动下,迫切地要求档案管理工作也具有开放性和资源共享性。为了适应这一需求,建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息设备的应用,使档案管理工作的效率得到了全面的提升,节省了档案管理人员的时间,加快了经济建设的步伐。

1.2能够为管理决策提供可靠的信息从实际上来将,档案是一种资源,对于企业来说,企业的历史以及经营决策的过程和成果,都被档案所真实地记录。企业制定决策时,除了要结合企业当前的现状,还要借鉴和参考以前的决策,这样就可以有效避免错误决策的重复出现,更加能够为制定新决策获得灵感,通过对之前决策的分析和对比,并制定几个可选方案,最终优中选优,从中选择出最佳方案。企业的决策是企业进行生产经营活动的指导和方针,决策制定是否科学合理,直接影响到企业的经济效益,也是影响到企业能否健康稳定发展的关键因素。档案管理信息化的建设改变了以往的翻查大量纸质档案的局面,节省了档案查找的时间,降低出错率,使查找资料更加方便快捷,为管理决策提供可靠的信息。

1.3有利于为科研工作提供智能化服务档案信息化资源时效性强,计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用,使得档案信息化在快速分析方面的表现尤为突出,此外,还适合于进行综合研究,并表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间,然而一旦建设完成,就可以带来巨大的效益,获得多次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能,使资源共享得以实现,信息二次编著的时间也大幅减少,信息服务变得更加智能化和人性化,服务质量和服务效率也明显提高。

2档案管理信息化发展策略

2.1转变思想观念,树立信息化管理意识目前,档案管理工作越来越受到人们的重视,在获得日新月异的变化的同时,也取得了一定的成果,在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变,档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势,档案管理人员更加要紧跟时代的步伐,努力改变旧的传统观念,加强档案信息化管理意识,自觉提高自身的综合素质和岗位技能,只有档案管理人员的整体素质提高了,档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和参与,最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高,是档案管理信息化建设工作的重心,是档案管理信息化发展的前提和基础。

2.2制定信息化发展目标,并严格执行实际工作中,要从全局考虑,兼顾长期目标和近期目标,并使之有机结合,目标的确定和部署,必须坚持一定的原则,即科学性、实用性、适用性。在制定长期目标时,应以战略性的高度,纵观全局,不忽视细节,运用科学合理的方法,对全局进行深入的了解和细致的分析,使目标的质量获得保证,全局统一为一个有机的整体,不局限与当前,而是以长远的观点,考虑到信息化建设将来发展的需要,留下兼容、再扩充的富余空间,避免资源的浪费。在制定近期目标时,其侧重点在于目标的实用性和可行性。在信息化建设的初级阶段,即进行基础业务的建设时,需要对现有档案资料进行整理,工作必须认真仔细,不允许出现错误和遗漏,对于档案资料而言,其正确性是至关重要的,因此在整理档案资料时必须确保其正确无误,并严格遵守标准化的要求。在对档案馆藏进行整理时,优先对重要档案进行数字化处理,对于没有价值的资料应该根据要求销毁,避免重复劳动,浪费时间和资源,这也是实施信息化的客观要求。

2.3信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理当前,国内档案管理的各部门缺乏统一的管理和有效的沟通,所采用的信息化手段和软硬件设备也各不相同,这就严重影响了数据信息之间的兼容性,阻碍了档案管理信息化工作的进行。为解决这一问题,就必须结合当前的实际情况,使数字化设备得到统一,并具备专业性,进而实现字符识别,以及自动转化和编目、检索,并在此基础上实现自动全文存储、上载以及辅助立卷,自动标引、文档一体化管理等。具体到实际上,就是使计算机软硬件设备的型号和规格得到统一,这是档案管理信息化得以实现的前提和有力保障。

2.4档案信息化标准制定确保用户能够高效、快捷获取档案数据库信息,是数据档案信息化建设的根本目标,而这一目标的实现,则依赖于规范化和标准化的实施。进行档案管理时,档案内容、编号以及分类和案卷目录的编制,必须符合标准化的要求,对于不同的项目,也应该实施标准化。此外,还要防止传统档案信息资源的重复开发和应用,有效避免资金和资源的浪费,实现档案信息化资源的合理共享。

3结束语

综上所述,信息化档案管理在促进档案信息资源的有效开发与应用的同时,还为社会提供了更多的资源和服务。在工作中,必须重视信息化的建设,推动和促进档案管理信息化建设的健康发展。

作者:刘海涛单位:廊坊广播电视大学

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