分析高校档案管理实践范文

一、加强档案队伍建设,提高档案人员素质

高校档案队伍是指各高校档案部门专职档案人员及各职能部门的兼职档案人员。由于档案工作人员地位低、待遇差、升迁慢,所以档案人员尤其是兼职档案人员变化较快,档案队伍很不稳定,严重影响了档案工作。这就要求我们一定要重视和加强档案队伍建设,不断提高档案人员素质。

1.要重视档案人员的选拔使用,要将那些具有坚定的政治信念和高尚的思想道德情操,热爱档案事业,愿意在档案工作岗位上默默奉献的人选拔到档案队伍里来,保证档案队伍的相对稳定。

2.要加强对档案人员的业务培训。档案业务培训是提高档案人员素质的有效途径。每年定期召开专兼职档案人员培训会议,学习国家有关档案管理的法令法规,学习学校档案管理规定,提出档案管理、收集、立卷、归档中存在的问题,明确整改的方向和措施,让每个档案人员了解档案工作要求,熟悉档案工作业务。

3.学校档案部门人员要经常深入到实际工作中去,重点指导档案工作。组织兼职档案人员到兄弟院校参观学习。邀请档案方面的专家来校作报告。学校档案部门要想方设法争取每年派几名档案人员外出参加档案管理研讨班、培训班,通过多种途径,创造各种条件,加强对档案人员业务培训。提高档案人员业务素质,确保档案管理工作上台阶。

4.开展丰富多彩的活动,极大调动档案人员工作积极性,促进部门档案管理上台阶。举办档案知识竞赛活动,将枯燥的档案知识通过竞赛形式变得生动有趣,易懂易记。举办档案工作评比活动,明确评比内容和要求,组织有关方面对学校各部门档案工作进行逐个检查,经过评比,评出先进集体和先进个人,并召开表彰大会,进行表彰。这样极大地调动了档案人员工作热情和积极性,树立起档案人员的工作信心和兴趣,提高档案人员工作责任心和使命感,促进了档案工作上台阶。

二、重视部门立卷工作,狠抓基础环节

《高等学校档案工作规范》明确指出,部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此,学校各级组织必须重视部门立卷工作。

1.重视发挥高校档案部门的业务指导作用。高校档案部门要经常深入到各部门、各系(院),指导兼职档案人员立卷工作,发现问题,及时予以纠正,把指导工作经常化、制度化。

2.各部门、各系(院)领导要高度重视立卷工作,熟悉立卷工作业务,明确立卷工作职责,经常督促检查立卷工作。

3.各部门、各系(院)兼职档案员要重视部门立卷工作,做好立卷工作的每一个环节。

(1)重视平时的收集工作,严格按照收集范围,在从事教学、科研、管理各项活动中形成的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,及时收集保存起来,以防漏存、遗失,确保档案资料的完整性。

(2)重视整理工作。整理工作必须按照《档案归档范围和保管期限表》的要求,科学分类,合理确定保管期限,以防出现分类与保管期限混乱的现象。

(3)重视档案装订工作。严格按照装订要求,编排页号要规范,填写卷内目录要规范,装订要规范,以防空页和资料纸张大小不统一,确保档案案卷质量。

三、加强档案馆室建设,提高档案现代化管理水平

根据《普通高等学校档案管理办法》要求,必须设立专用的符合档案管理要求的档案库房,做到办公室、阅览室和库房三分开。1.要满足档案馆室设备需求,配置恒温、恒湿设施及复印、录音、照相、录像、计算机、扫描仪、档案自动化管理软件等设备,实现电子计算机管理,建立档案馆网站,并与高校校园网、国际互联网连接,使档案管理走上现代化轨道。

2.加大档案馆室安全保护设施投入,一方面配置防火防盗装置,另一方面加大检查力度,保密检查、消防检查和安全检查,制定预防和处理突发事件的工作预案,确保档案安全。

四、加强档案利用工作,积极开展档案研究

档案部门收藏档案的根本目的,就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。高校档案就是要满足广大教师和学生的需求。首先要制定档案利用办法,设立档案阅览室,及时、准确、全面为教职工服务。其次,加大档案开发力度,利用档案资料编写学校大事记、年鉴、制度汇编等工作,为学校的建设和发展服务。第三,要积极开展档案研究工作,参加课题研究,撰写论文,提高档案人员对档案工作认识,提升档案管理水平。

作者：胡春红单位：漯河职业技术学院