网络环境档案管理的现状及对策范文

一、我国档案管理信息化的现状

（一）档案管理工作规范性较差

档案基础工作的标准化和规范化是实现档案管理信息化的首要条件。现阶段，我国档案管理工作仍处在发展阶段，信息系统和网络建设的配合使用方面有待完善，档案信息的规范性较差，缺乏全面统一的实施标准，档案管理网络化相对滞后，很难实现信息共享和开发。部分部门的档案管理工作采用了国家管理标准，设置了计算机网络管理数据库，但由于硬件设施不完备，经常出现不兼容的现象，大大降低了数据库的使用功能。

（二）技术力量滞后

档案管理工作人员在档案信息资源的管理工作中起主导作用。档案信息资源的管理工作的好坏与工作人员的素质有很大的关系，档案信息资料收集、整理的各个方面都离不开档案工作人员的参与。档案管理信息化不但要求档案管理工作人员具有先进的专业水平，还要具备高尚的职业道德。现阶段，我国高技术档案管理人才较匮乏，大部分从业的档案管理人员专业水平偏低，不能较好地使用计算机技术，致使现代化设备不能发挥作用，这严重阻碍了我国档案管理信息化的发展。此外，档案管理部门多属于不直接创造价值的部分，无法创造较高的经济效益，无法吸引高端人才。

（三）档案管理软件通用性较差

随着网络技术的不断发展，很多部门都意识到档案管理软件在档案管理工作中的优越性，并已在工作中实施软件管理。但由于档案管理软件各具特色，各部门进行选择时都会根据本部门档案资料的内容选择最适宜的软件，这就导致了各部门间的档案管理软件不统一，档案管理软件不能互用，资源共享性较差，不利于档案信息化管理，这就在很大程度上制约了档案信息网络化的进程。

二、实现档案管理网络化的意义

（一）丰富档案管理内容

众所周知，传统的档案管理均是以信息库、数据库的模式进行管理。网络技术的出现，使得档案管理模式发生了改变，除了可以存储纸质档案外，还包括声音、图像、视频等，使得信息存储更加完善，丰富了档案管理内容，更方便读者使用。

（二）节省时间，提高工作效率

传统的档案管理工作是繁琐复杂的手工操作，档案管理网络化的实施，能使档案管理工作人员从传统的手工操作中解脱出来，节省了工作时间，提高了工作效率，使档案管理工作更具规范性和准确性。

（三）解决了档案管理的时空限制问题

档案信息化管理是采用先进技术和手段进行档案资料的制作、传输、储存和检索工作，为档案管理提供便捷、快速的信息平台，通过网络可以跨空间和时间获取资料，从根本上解决了档案管理的时空限制问题。同时，档案的信息化管理还能解决不同年代、不同形式的档案资料间的查询获取。

（四）满足使用者的需求

档案资料的使用者分布于社会各行各业中，档案资料的使用需求各不相同，档案管理网络化平台的构建，为档案资料使用者提高了方便、快捷的档案查找方式，搜索到的档案更具有针对性和全面性，满足了不同使用者对档案的需求，提高了档案管理的效率。

三、现阶段加强档案管理工作的措施

（一）创新网络环境下档案管理的理念

档案管理信息化的实现必须具备较先进的硬件设备，通过网络技术实现数字管理模式。档案管理部门要不断更新档案管理设施，采用高新技术更加快捷地向档案使用者传递档案服务信息，更好地满足公众的需要，从而增强网络化服务的建设。信息技术和网络技术的迅猛发展不断地影响着传统档案管理的理念，现代档案管理工作不但要完善档案管理的硬件设备，还要不断创新服务理念，以便更好地为公众服务。

（二）加强档案标准化建设

现阶段，缺乏统一标准的档案管理工作严重制约了我国档案管理事业的发展。档案信息的网络化管理要求档案信息管理的规范化与标准化，这就要求相关部门在档案管理工作中采用标准化管理方式，有国家的标准按照国家档案管理标准进行档案管理，没有国家标准的参照本行业的档案管理标准进行，建立具有国家标准或行业标准的档案信息管理数据库，推动档案信息网络化管理工作的不断发展。

（三）增强网络档案安全性

档案信息管理的网络化增加了档案信息的不安全性，为了确保网络档案的安全性，必须完善相关法律，加强档案网络法律体系的建设，改善档案网络环境，保证档案网络信息资源可以做到以法律法规为依据，合理对公众进行开放，完善网络档案信息资源建设。

（四）提高档案管理人员素质

我国的档案管理事业要想顺利地从传统的档案管理模式转变为现代网络管理模式，最重要的因素就是要提高档案管理人员的素质，不断培养和充实档案管理技术人才队伍。要求档案管理人员不但要精通传统的档案业务，还要尽快掌握自动化网络技术，采用标准化的管理模式，创新服务理念，更好地为档案使用者服务，真正成为信息和知识的导航员。具体应具备以下几点素质要求：

1.专业素质

档案管理人员的专业素质直接影响了档案工作的好坏，因此，做好新时期的档案管理工作首先要重视并强化对档案管理人员基本专业素质培养。档案管理人员要精通档案专业的基础理论和工作方法，顺利地将档案管理从传统文献资料管理向数字化的信息资料管理转移，不断提高自己的理论水平和分析判断能力，对接收、整理编目的档案要做好分类管理工作。其次，要加强档案管理人员的现代化管理能力，加强纸质文件和电子档案的归档能力。此外，还要注重档案管理人员的综合素质培养，要求档案人员能够熟练掌握和使用一门外语，提高处理外文资料的利用率；加强对档案管理人员的计算机能力培训，使其具备对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力。

2.创新素质

创新素质是由一个人的创新理想、意志、毅力、胆识、动机、自信、兴趣以及风险精神和拼搏精神等因素组成的品格。它是一种积极探索的心理取向，是一种积极改变自己、适应环境的应变能力。作为网络时代的档案管理工作人员，必须主动学习和运用新的思维方法去解决档案工作出现的新情况、新问题，积极利用网络时代的先进技术和方法，努力提高创新素质和能力，以适应新时期档案管理工作的发展。

3.道德素质

档案管理人员要树立正确的世界观、人生观、价值观，还需要良好的职业道德和敬业精神。努力做好档案需求者的需求服务工作，使档案馆的文献信息资源得到充分的开发利用。

4.法律素质

法律素质是对档案管理人员的重要要求。法律素质是指依法办事、依法律己、依法管理档案、依法维护国家重要机密、运用法律手段搞好档案管理工作，使档案管理工作始终沿着法制化的轨道运行。因此，档案管理人员一定要学法懂法，运用法律知识和手段保护国家财产的安全，尤其在网络时代更要注意网络安全，防止网络犯罪。综上所述，信息技术和网络技术的发展为档案管理工作带来的新挑战，同时也带来了机遇。档案管理信息化是新时期的必然要求，网络环境下的档案管理工作首先要从创新档案管理理念入手，加强档案标准化建设，增强网络档案的真实性和安全性，不断提高档案工作人员自身素质，培养更多的档案管理人才，促进档案管理信息化的顺利发展，充分实现档案事业的社会价值，为知识经济的发展贡献力量。

作者：杨春燕单位：延吉国际会展艺术中心