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档案管理在基建工程建设的作用

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【摘要】近年来,我国的基建工程建设在社会主义市场经济建设不断发展进步的基础上也获得了长足的发展。基建档案可以说是其单位档案中的重要组成部分之一。在基建工程建设中,档案管理可以对建设项目管理工作的真实过程进行反映,并且可以为单位事业的相关发展提供必要的依据和条件。本文从基建工程档案管理的重要意义、基建工程档案基层管理的重要作用以及如何实现基建工程档案管理等方面对档案管理在基建工程建设中的重要作用进行分析,希望能够为做好基建档案工作,提升单位管理水平和基建工程建设水平有一定的指导意义。

【关键词】档案管理;基建工程建设;意义;作用

1引言

对于在基建工程建设中形成的那些具有查阅参考及利用价值的科技文件进行归档转化操作,所得到的就是我们常说的基建档案。也可以将基建档案认为是一种可以对人们从事基建活动进行相应记载与反映的工具,它可以通过文字、图表、声像等不同形式对基建工程的全貌和基建过程中的相关管理工作进行真实记录和反映,因而基建档案可以认为是基建工作建设的重要依据和凭证。本文从基建工程档案管理的重要意义、基建工程档案基层管理的重要作用以及如何实现基建工程档案管理等方面对档案管理在基建工程建设中的重要作用进行了相关分析。

2基建工程档案管理的重要意义

工程科技档案一般含有一系列固有的基本建设程序,即项目工程的立项→项目工程的可行性研究→对项目工程进行初步的设计→设计项目工程的技术施工图→招投标→项目工程的施工及管理→对于竣工的项目工程进行验收。工程科技档案的重要作用可以从以下两个方面进行考虑:①它可以对工程实施中每一个环节的实际状况进行深刻地揭示;②可以对工程项目建设的全过程进行详实地反映。工程科技档案的这些特点决定了基建工程建设中档案管理上的特别之处。工程科技档案的建立可以说是一项长期性的基础工作,因为它的原始材料都是在每个工程施工的过程中产生的。此外,工程建设还具有时间长、操作的环节较多以及设计部门很广泛等不利的条件,因而采取一些有效的措施来加强工程科技档案的基层管理,才能够真正地建立起一套完善的科技档案。

3基建工程档案基层管理的重要作用

对于那些在处在基建工程建设中的施工企业来说,工程科技档案资料的完整及准确移交可以看作是工程正式结束的标志,同时也被认为是机组移交达标考核的一项重要的内容,也就是说,工程科技档案资料在基建工程建设中具有十分重要的作用。对于一个施工企业管理水平高低的判断可以直接通过项目档案管理的好坏来反映。施工企业对于档案基层的管理随市场化程度的加深也在不断精细与深化。为更好地做好科技档案管理工作,企业需要从基层的管理抓起,加强对于基层档案的建设,只有这样,才能在这个信息时代不断发展的现实条件下,紧紧跟上企业现代化管理的步伐。

(1)在基建工程建设中,档案管理可以认为是能够做好科技档案资料形成的重要基石。一般来说,在工程施工过程中会形成工程科技档案资料,而工程科技档案资料的形成可以说是科技档案管理的前提。对于我国的电建行业来说,在实际运行过程中,每个工程都会有多家单位参与,这其中就涉及到建设方、承建方、监理方等,因此,对于同一份科技档案资料,它可能需要移交到不同的单位,此外,每个单位的要求都是不同的,所以这就要求在资料的形成过程中对资料的样式及份数等加以注意。也就是说,我们要在档案资料的形成过程中严格把关,提前与建设方和监理方沟通好,对档案资料的份数加以确定,实现档案归档材料是原件的目的,从而对归档材料的真实性加以保证。因此,加强科技档案的基层管理是保证科技档案资料形成的完整性及齐全性的前提条件。

(2)在基建工程建设中,档案管理是能够做好科技档案资料收集的重要保证。工程科技档案的大部分原始资料都是在施工过程的现场产生的,因此,与之相对应的工程科技档案的收集工作也就成为了对基层档案进行管理的重要工作,也可以说,对于工程科技档案的收集工作是对于科技档案的管理的基础。对于电力基建施工企业来说,应该随着工程施工进度来完成档案资料的收集,在需要签证、取样、检查及记录的方面,要做到现场签证、取样、检查及记录,也就是,要做到施工、检查、记录及收集资料的同时进行。在收集资料的过程中,要对资料的精确度加以注意。另外,对于下面这些由基层档案管理人员来完成的工作,应该认真核对,其中包括在施工过程中形成的文字资料及签证手续是否完备;对于记录是否准确符合规范要求进行检查检测;判断隐蔽工程的记录是否详细、准确;钢材与水泥甚至砂子等原材料出厂的相关合格证明和取样检测试验报告是否真实等等,为保证收集资料能够比较及时、准确以及全面就需要加强对科技档案的基层档案的管理。

(3)在基建工程建设中,档案管理是做好科技档案资料整理的关键保障。对于工程科技档案来说,因为它含有很多的资料,所以需要做到对其同时进行收集与整理。这就要求基层档案管理人员,以《科技档案的管理办法》所规定的条目为根据对科技档案资料进行分类,为保证档案材料的完整,一旦发现遗漏的材料,要找相关部门和人员及时的补齐。为使得档案材料的归档符合档案管理的规范化要求,接需要加强对科技档案基层的管理。

4如何实现基建工程档案管理

为了达到能够做好基建工程档案各方面工作的目的,也就是形成基建工程档案、积累基建工程档案和归档基建工程档案等方面的工作,就必须对档案实现全方位的管理,只有这样,才能够对基建工程档案的齐全性、完整性及准确性进行保证。在基建工程、改造工程及扩建工程的程序中,主要分为以下三个阶段,即前期准备、施工和竣工验收等阶段,这些阶段具有十分密切的联系。此外,在建设的运行生产准备阶段以及试运行相关的工作也都与基建过程的这三个阶段有着十分密切的关系,在这些阶段中的每个阶段都会形成大量的档案。此外,在基建工程的全过程会形成基建档案,也就是说档案管理在整个基建过程都具有十分重要的地位。首当其冲的是要建立合理的基建档案管理保证体系,即各项全面基建工程档案管理的相关领导小组,通过联系基建全过程的各个阶段与环节而形成完备的整体。也就是通过制度化、标准化及系统化基建工程的档案管理工作来有效地对竣工档案的质量进行保证。在基建工程建设中,为实现规范化的管理档案,就需要多方面的相互配合与努力,这其中就包括:基建指挥、质量监督、征地动迁、规划设计、施工管理、施工、运行等各个部门的领导以及工程和项目的相关负责人,还有各专业人员和全体的有关人员。其中,最为重要的可以说是施工部门全体工作人员的基建档案管理,因为该部门能够形成基建档案,基建档案的齐全性、完整性及准确性就是由整个施工部门的下属各部门、各队及班组的所有人员都参加基建工程档案管理来决定的,也就是我们常说的全员的基建工程档案管理。这有满足这个条件,才能够为基建工程档案管理提供坚实且可靠的基础。实践证明,在基建工程项目中的档案管理具有十分重要的作用,只有在做好基建工程档案管理的基础上,才可以实现把基建工程档案的管理工作推向新高度的目的,才能为企业建设提供更好的服务,才能够实现一个企业为创出全优档案的梦想。

5结束语

总体而言,在基建工程项目中,基建档案可以对其真实面貌进行反映,并且基建档案的管理工作可以认为是单位事业和基建工程项目管理中的重要组成部分之一。基建档案管理工作可以对历史负责,服务于现实,着眼于未来。新的时期,经济的快速发展与科学技术的改革,让当今社会的竞争变得越来越激烈,但是我国的建筑企业中还存在不少问题,这就要求建筑企业能够在透彻分析问题的基础上,优化对成本的控制,不断壮大企业实力,提升市场竞争力,促进企业的快速稳步发展。

参考文献

[1]曹中友,刘琼卿.浅谈档案管理在基建工程建设中的重要作用[J].兰台世界,2013(s6):8~9.

[2]方玉凤.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].四川建材,2013,39(4):250~251.

[3]张莉.如何加强基建工程档案管理[J].中小企业管理与科技旬刊,2009(15):20~21.

作者:徐佳 单位:国网湖北省电力有限公司恩施市供电公司

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