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基建工程档案管理的思路

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摘要:

实现基建工程档案资料管理的科学化,不仅能够发挥依据和凭证作用,还有利于经济的可持续发展。笔者在总结自身多年档案管理工作经验的基础之上,具体分析了基建工程档案管理科学化的意义,并提出了行之有效的档案管理思路和方法,以期对基建工程档案资料管理工作提供指导和借鉴。

关键词:

基建工程;档案;分类归档;档案管理现代化;新能源

基建工程档案管理即是对基建工程建设过程中形成的科学资料进行系统整理、分类采编的工作。为了更好的对档案资料加以保存和查询,充分利用档案资料的借鉴作用,档案管理者应该形成一套合理的有规划的管理思路,并采取科学的方法提高管理水平。以下,笔者根据自身长期从事档案管理工作的经验为新能源发电基建工程档案管理总结出可行的思路方法。

一、系统分类整理

当下,基建工程档案资料越来越受到重视,在国家档案局制定颁发的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》中,基建工程档案就被纳为科技档案的一大类别,并明确规定了对这类档案进行管理建设的规章制度。

由于基建工程存在多个周期,其档案资料也需要根据工程的不同环节、档案资料的类型进行合理的、系统的分类整理,以提高档案管理专业化水平。具体来说,对基建工程档案的分类可以遵循以下思路:1)依据国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》、住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》所制定的准则,按要求对文件资料进行整理和归档。2)按文件材料内容进行分类归档。为了使档案资料的归类更加有序,应该采取合理的方法来进行分档,由于基建工程从设计方案到执行再到验收会经历多个互相关联又相互独立的环节,因此,可以以此为依据进行档案的分类。根据工程实施的不同阶段,基建工程档案大致可以分为以下几种类型:工程预备文件、工程施工文件、工程检收文件、工程监管文件。其中,工程预备文件包括项目申请资料、初步设计方案、财务预算资料等,主要是工程施工的前期预备阶段形成的档案资料;工程施工文件包括施工过程记录、工程变更文书、施工资质证书等,主要是在实际施工过程中使用的档案资料;工程验收文件则包括工程检验的各项纪录、检验合格证明等,主要是对已完成工程进行检测过程中形成的各类资料;最后是工程监管文件,不同于上述三类文件,监管文件是贯穿于整个工程各环节的档案资料,包括对工程监理的规划、监理月报文件、财务文件等等。

基建工程档案资料类别的初步划分和归档有利于将众多的资料文件系统的加以区分整理,便利档案资料的建设和查询。除了分类归档,还需要对各类档案资料的质量进行检查,并加以修改,使之能够符合档案资料的要求。

二、控制档案资料质量

为了能够更好的查询和利用档案资料,有必要提高档案的质量,确保档案符合国家规定、行业规定。具体来说,高质量的档案资料需要符合以下条件:1)存储的档案资料最好为原件,若原件丢失,应该及时予以复原。2)须将档案文件内容与工程实际情况相对照,保证归档的档案资料内容真实可靠且符合国家技术规范。3)档案资料须采用碳素墨水等耐久材料书写,对于部分用易褪色材料进行书写的资料,应该及时加以誊写,确保档案资料的持久保存。4)归档资料需要确保纸面洁净,图章清晰完备。5)对于档案资料中文字材料和图纸材料,应该检查其是否符合国家标准规格,对不符合标准的文件及时进行修改。档案资料的质量检查非常必要,它关系到档案资料的有效性,并会对此后档案文件的查询和利用产生深远影响,因此,档案管理者必须重视对各类档案质量的检查,确保档案资料的合格性。

三、档案管理现代化

现代计算机技术的普及为档案资料的现代化管理提供了良好的条件,因此,优秀的档案管理者需要对计算机技术有足够的了解并能够灵活的利用这些技术提高档案资料管理的科学性和便利性,因此,实现档案资料管理现代化首先要加强对管理者现代化技术的培训,提高其利用如GPS系统、SCADA系统等现代化技术来管理档案的能力。此外,建设更加先进完备的现代化管理系统也至关重要,当前,在新能源开发行业,基建工程档案管理的硬件设施还不尽如人意,有待投入更多的资金和设备。具体来说,一套完整的现代化档案管理系统应该包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等机器设备和缩微技术、光盘技术等,以实现基建工程档案资料管理的数字化。除了在信息技术软硬件方面的加强,在档案管理科学化过程中,还需建立起标准化的档案工作秩序,一方面不断吸取其他部门档案管理的宝贵经验,另一方面注重结合基建工程项目的特点制定和创新档案管理机制。

四、结语

综上所述,在新能源发电部门,基建工程档案资料的科学管理不仅有利于对过往工程项目的记录,还对以后的利用借鉴有很大帮助,因此,采用合理的管理办法十分必要。对档案资料的科学管理主要包括对众多档案的分类归档、对归档资料质量的检查和及时修正、对档案现代化管理的重视和引入。只有严格执行这些步骤,才能够更好地提高和完善档案的整理和保存,更好地服务于档案利用。

参考文献

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品.2011(03).

[2]李秀琴.试论如何利用综合档案资源管理系统软件实现基建档案的信息化管理[J].科技情报开发与经济.2011(17).

[3]杜建秀.如何加强基建工程档案管理[J].内蒙古科技与经济.2011(16).

作者:强星辉 单位:石家庄良村热电有限公司

基建工程档案管理的思路责任编辑:杨雪    阅读:人次